Про внесення змін до рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 19 липня 2012 року № 996

Відповідно до пункту 13 статті 8 Закону України «Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні», статей 151 та 21 Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг» Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку ВИРІШИЛА:

1. Внести до рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 19 липня 2012 року № 996 «Про затвердження Положення про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) в професійних учасниках фондового ринку», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 вересня 2012 року за № 1628/21940, такі зміни:

1) заголовок рішення викласти в такій редакції:

«Про затвердження Положення про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах, що здійснюють професійну діяльність на фондовому ринку»;

2) пункт 1 викласти в такій редакції:

«1. Затвердити Положення про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах, що здійснюють професійну діяльність на фондовому ринку.».

2. Внести зміни до Положення про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) в професійних учасниках фондового ринку, затвердженого рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 19 липня 2012 року № 996, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 вересня 2012 року за № 1628/21940, виклавши його в новій редакції, що додається.

3. Департаменту контрольно-правової роботи (О. Мисюра) забезпечити:

подання цього рішення на здійснення експертизи на відповідність Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод до Секретаріату Урядового уповноваженого у справах Європейського суду з прав людини Міністерства юстиції України;

подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Управлінню інформаційних технологій, зовнішніх та внутрішніх комунікацій (А. Заїка) забезпечити:

опублікування цього рішення в офіційному друкованому виданні Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку;

оприлюднення цього рішення на офіційному сайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

5. Це рішення набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Професійним учасникам фондового ринку та Центральному депозитарію цінних паперів привести діяльність у відповідність до вимог цього рішення протягом двох місяців після набрання чинності цим рішенням.

7. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку Є. Воропаєва.

ПОЛОЖЕННЯ
про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах, що здійснюють професійну діяльність на фондовому ринку

I. Загальні положення

1. Це Положення розроблено відповідно до Законів України «Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні», «Про цінні папери та фондовий ринок», «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг», «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму».

Це Положення встановлює особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах, що здійснюють професійну діяльність на фондовому ринку.

Це Положення поширюється на професійних учасників фондового ринку (крім банків) та Центральний депозитарій цінних паперів (далі - професійні учасники).

2. У цьому Положенні терміни вживаються у таких значеннях:

адекватність системи внутрішнього контролю - відповідність системи контролю специфічним конкретним умовам та індивідуальному принципу з урахуванням планів і посад окремих керівників та їх особистих якостей, що необхідні для підвищення результативності й ефективності дій;

активи професійного учасника - накопичені протягом діяльності товариства ресурси, які в майбутньому приносять економічну вигоду і сприяють отриманню прибутку;

висновок - документ, який складається за наслідками проведення перевірки діяльності професійного учасника службою внутрішнього аудиту (контролю);

звіт - документ, який складається за наслідками проведеної роботи за рік і містить інформацію про підсумки діяльності служби внутрішнього аудиту (контролю).

Термін «посадова особа професійного учасника фондового ринку» вживається у значенні, визначеному Законом України «Про цінні папери та фондовий ринок».

II. Організаційна структура та вимоги до служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Служба внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника створюється вищим органом управління або наглядовою радою шляхом утворення у складі професійного учасника структурного підрозділу або визначення окремої посадової особи для проведення внутрішнього аудиту (контролю).

Служба внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника підпорядковується наглядовій раді, а у разі, якщо законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління професійного учасника, та звітує перед ними.

Структурний підрозділ служби внутрішнього аудиту (контролю) організаційно не залежить від інших підрозділів професійного учасника.

2. Діяльність служби внутрішнього аудиту (контролю) здійснюється на підставі положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника, яке розробляється професійним учасником.

3. Положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника затверджується рішенням наглядової ради, а у разі, якщо законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищим органом управління професійного учасника.

Положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) має містити, зокрема:

цілі та принципи діяльності служби внутрішнього аудиту (контролю);

статус, основні завдання служби внутрішнього аудиту (контролю);

права та обов’язки служби внутрішнього аудиту (контролю);

порядок проведення перевірок діяльності професійного учасника та оформлення результатів перевірки;

координацію діяльності служби внутрішнього аудиту (контролю) з іншими напрямами діяльності професійного учасника.

4. Посадова особа служби внутрішнього аудиту (контролю) (крім Центрального депозитарію цінних паперів) визначається з числа посадових осіб професійного учасника фондового ринку.

Структурний підрозділ служби внутрішнього аудиту (контролю) утворюється у кількості не менше двох працівників професійного учасника, із складу яких призначається керівник.

5. Працівником структурного підрозділу, посадовою особою служби внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника не може бути призначена особа, яка:

має судимість за корисливі злочини і за злочини у сфері господарської діяльності, не зняту або не погашену в установленому законом порядку;

за вироком суду, який набрав законної сили, позбавлена права обіймати певні посади та займатися певною діяльністю;

виконує обов’язки працівника, відповідального за проведення фінансового моніторингу;

є головою виконавчого органу;

є головним бухгалтером.

У разі звільнення або на час відсутності керівника структурного підрозділу або посадової особи служби внутрішнього аудиту (контролю) професійний учасник повинен призначити особу, яка тимчасово виконує обов’язки керівника структурного підрозділу або посадової особи служби внутрішнього аудиту (контролю). На таку особу поширюються обмеження, встановлені цим пунктом. Така особа може призначатися на строк не більше ніж чотири місяці безперервно.

6. Служба внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника звітує перед наглядовою радою, а у разі, якщо законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - перед вищим органом управління професійного учасника, не рідше ніж один раз на рік.

IІІ. Основні завдання і функції служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Функції служби внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника визначаються частиною другою статті 151 Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг».

2. На службу внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника покладаються такі завдання:

сприяння адекватності системи внутрішнього контролю професійного учасника та операційних процедур;

здійснення неупередженої та об’єктивної оцінки фінансової, операційної, інших систем і процедур контролю, оцінка та аналіз виконання посадовими особами і персоналом професійного учасника установчих документів, внутрішніх документів щодо провадження професійної діяльності на фондовому ринку;

впровадження ефективної, достовірної та повної інформаційної системи управління для своєчасного виявлення та усунення недоліків і порушень у здійсненні фінансових операцій;

надання на схвалення наглядовій раді, а у разі, якщо законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління професійного учасника, пропозицій з оцінки та управління ризиками, з оцінювання розміру, напряму та розподілу ризиків у діяльності професійного учасника;

своєчасне виявлення порушень та недоліків у діяльності професійного учасника, підготовка пропозицій та опрацювання оптимальних рішень щодо їх ліквідації, усунення причин виникнення порушень та недоліків у процесі діяльності професійного учасника;

розробка рекомендацій з недопущення виникнення негативних наслідків у діяльності професійного учасника у майбутньому;

виявлення в межах своїх повноважень вчинених і запобігання майбутнім порушенням у системі внутрішнього контролю, а також попередження випадків будь-яких ризиків;

виявлення сфер потенційних збитків для професійного учасника, сприятливих умов для шахрайства, зловживань і незаконного присвоєння коштів професійного учасника;

надання наглядовій раді, а у разі, якщо законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління професійного учасника, звітів про результати проведення внутрішнього аудиту (контролю) і пропозицій щодо поліпшення чинної системи внутрішнього контролю не рідше ніж один раз на рік.

На службу внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника можуть покладатися інші завдання, пов’язані з діяльністю професійного учасника.

3. У разі входження професійного учасника до фінансової групи або підгрупи завдання служби внутрішнього аудиту (контролю) можуть бути доповнені з урахуванням вимог законодавства до відповідної фінансової групи або підгрупи.

ІV. Повноваження служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Служба внутрішнього аудиту (контролю) має право:

ознайомлюватися з усією документацією професійного учасника та здійснювати нагляд за поточною діяльністю професійного учасника, а також вимагати письмові пояснення від окремих посадових осіб та працівників щодо виявлених недоліків у роботі;

визначати відповідність дій та операцій, що здійснюються працівниками професійного учасника, вимогам законодавства України, у тому числі нормативно-правовим актам Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку, рішенням професійного учасника, які визначають політику та стратегію професійного учасника, процедуру прийняття і реалізацію рішень, організацію обліку та звітності;

перевіряти розрахунково-касові документи, правочини професійного учасника, фінансову і статистичну звітність, іншу документацію, а у разі необхідності - наявність готівки, інших цінностей, які знаходяться у професійного учасника;

перевіряти документи, пов’язані зі здійсненням фінансового моніторингу;

залучати у разі необхідності працівників інших структурних підрозділів професійного учасника для виконання поставлених перед службою внутрішнього аудиту (контролю) завдань (за згодою керівників структурних підрозділів);

мати безперешкодний доступ до документів, що перевіряються, а також у приміщення, що використовуються для зберігання документів, матеріальних цінностей, отримувати інформацію, яка зберігається на магнітних та інших носіях інформації;

з дозволу відповідних посадових осіб професійного учасника знімати копії з одержаних документів, у тому числі копії файлів, копії будь-яких засобів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах, а також розшифровувати ці записи;

при виявленні порушень законодавства, випадків розкрадань, допущених працівниками професійного учасника, рекомендувати наглядовій раді або вищому органу управління професійного учасника усунення їх від виконання обов’язків;

при встановленні фактів зловживання службовим становищем працівниками професійного учасника повідомляти про такі випадки наглядову раду або вищий орган управління.

2. Органи управління професійного учасника зобов’язані своєчасно реагувати на рекомендації служби внутрішнього аудиту (контролю).

V. Обов'язки служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Проводити перевірки з метою здійснення оцінки адекватності та ефективності системи внутрішнього контролю професійного учасника, її відповідності ступеню потенційного ризику, притаманного різним сферам діяльності професійного учасника, а також оцінювати його.

2. Забезпечувати організацію постійного контролю за дотриманням працівниками професійного учасника встановлених процедур проведення операцій, функцій та повноважень згідно з покладеними на них обов’язками.

3. Проводити розгляд фактів порушень працівниками професійного учасника законодавства, в тому числі нормативно-правових актів Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку та стандартів професійної діяльності, внутрішніх документів, які регулюють діяльність професійного учасника.

4. Інформувати виконавчий орган професійного учасника про недопущення дій, результатом яких може стати порушення законодавства, у тому числі нормативно-правових актів Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

5. Розробляти рекомендації щодо усунення виявлених порушень, покращення системи внутрішнього контролю та здійснювати контроль за їх виконанням.

6. Забезпечувати схоронність та повернення одержаних від працівників професійного учасника документів на всіх носіях.

7. Забезпечувати повноту документування кожного факту перевірки, оформлювати письмово висновки, де мають бути відображені усі питання, вивчені під час перевірки.

VI. Проведення внутрішнього аудиту (контролю) та оформлення результатів перевірки

1. Проведення перевірки діяльності професійного учасника здійснюється службою внутрішнього аудиту (контролю) відповідно до положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника.

Перевірки також можуть бути здійснені за окремими дорученнями наглядової ради, а у разі, якщо законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищого органу управління професійного учасника.

2. При проведенні внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника можуть бути передбачені такі етапи перевірки:

отримання повної інформації з питань, що перевіряються;

складання та виконання плану перевірки службою внутрішнього аудиту (контролю), в якому повинні бути відображені мета та процедури перевірки з урахуванням інформації про питання, що перевіряються;

проведення перевірки отриманої інформації на достовірність, оцінка ризику за операціями, що допомагає визначити, яку фінансову звітність необхідно проаналізувати, який розмір вибірки використати і які види аналітичних процедур провести;

здійснення документального підтвердження виконання всіх процедур проведення внутрішнього аудиту (контролю) шляхом підготовки документації аудиторської перевірки;

складання висновку щодо результатів перевірки внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника.

3. За результатами проведення перевірки внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника складається висновок.

Висновок складається і підписується посадовою особою (особою, яка тимчасово виконує обов’язки) або керівником структурного підрозділу (особою, яка тимчасово виконує обов’язки) служби внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника.

4. У висновку викладаються виявлені недоліки та порушення, що характеризують проведення відповідних фінансових операцій. Необхідно також зазначити причини, що створили умови для здійснення порушень, та надати свої пропозиції (рекомендації) про прийняття заходів щодо їх усунення. Висновок повинен містити оцінку стану діяльності професійного учасника.

5. Для прийняття організаційних заходів висновок направляється наглядовій раді, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління професійного учасника.

VII. Контроль Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку за роботою служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку здійснює контроль за роботою служби внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника під час проведення перевірки професійного учасника.

2. У разі необхідності Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку може витребувати у професійного учасника звіт про роботу служби внутрішнього аудиту (контролю) за певний період часу його діяльності, а також іншу інформацію щодо діяльності служби внутрішнього аудиту (контролю) професійного учасника.