Про затвердження нормативно-правового акта з питань здійснення закупівель товарів і послуг

З метою координації процесу планування, удосконалення організації та здійснення Національним банком України закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, а також відповідно до статті 2 Закону України "Про здійснення державних закупівель" Правління Національного банку України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Положення про здійснення Національним банком України закупівель товарів і послуг, пов'язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, що додається.

2. Генеральному департаменту регулювання грошового обігу (Нестеренко В.М.) після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України довести зміст цієї постанови до відома структурних підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь, структурних підрозділів та одиниць Національного банку України для використання в роботі.

3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Ричаківську В.І.

4. Постанова набирає чинності з дня її офіційного опублікування.

ПОЛОЖЕННЯ
про здійснення Національним банком України закупівель товарів і послуг, пов'язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком

I. Загальні положення

1. Це Положення розроблене відповідно до абзацу другого частини третьої статті 2 Закону України "Про публічні закупівлі", Закону України "Про Національний банк України", інших нормативно-правових актів.

2. Це Положення визначає порядок створення конкурсних комісій та Центральної конкурсної комісії Національного банку України, загальні організаційні та процедурні засади їх діяльності, здійснення закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком за кошти Національного банку України (далі - Національний банк).

3. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в таких значеннях:

виконавець - резидент чи нерезидент, який згідно з укладеним договором здійснює поставку товару (товарів), надання послуги (послуг) відповідальному замовнику;

відповідальна особа Банкнотно-монетного двору - визначені керівником Банкнотно-монетного двору Національного банку (далі - БМД) особи (підрозділи, служби), відповідальні за проведення аналізу ринкових цін на товари і послуги, уведення інформації щодо запланованих та проведених закупівель товарів і послуг у програмний комплекс “Договори”, підготовку заявок на проведення процедур закупівель;

відповідальний замовник - БМД та/або Департамент грошового обігу Національного банку (далі - ДГО);

відповідальний підрозділ - відділ, цех Монетного двору, Банкнотної фабрики, Фабрики банкнотного паперу, служби головного енергетика і служби головного механіка БМД;

довідник "Перелік товарів і послуг" - автоматизоване робоче місце (далі - АРМ) у програмному комплексі "Договори" (далі - ПК "Договори"), довідник у єдиній системі автоматизації фінансово-господарських операцій Національного банку (далі - САП НБУ), на підставі якого здійснюється визначення конкретної назви товарів чи послуг відповідальним замовником та який уключає всі товари і послуги, що закуповуються відповідальними замовниками для забезпечення розроблення дизайну, виготовлення захищеного паперу, банкнот, монет, державних нагород України, забезпечення їх зберігання, транспортування і обліку;

додаткова (нагальна) потреба - необхідність у закупівлі товарів чи послуг, яка виникла внаслідок непередбачуваних обставин, у тому числі у зв’язку зі збільшенням обсягів виробництва чи інших, крім Національного банку, замовлень на виготовлення продукції, пов’язаної з розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет, державних нагород України, забезпечення їх зберігання, транспортування і обліку;

допорогова закупівля - закупівля товарів і послуг, очікувана вартість яких становить менше ніж 200 тис. грн;

Експертна рада з питань дизайну пам’ятних монет України - дорадчий орган з питань дизайну пам’ятних монет України, що створений у встановленому порядку при Національному банку з метою отримання високохудожніх, кваліфіковано виконаних ескізів (дизайну) інвестиційних, пам’ятних, ювілейних і сувенірних монет;

забезпечення виконання договору про закупівлю - надання виконавцем відповідальному замовнику гарантій виконання ним вимог договору про закупівлю, уключаючи такі способи забезпечення, як перерахування коштів на рахунок замовника, банківська гарантія, порука тощо;

забезпечення конкурсної пропозиції - надання учасником конкурсу відповідальному замовнику гарантій виконання своїх зобов’язань у зв’язку з поданням конкурсної пропозиції, у тому числі такі види забезпечення, як перерахування коштів на рахунок замовника, банківська гарантія, порука тощо;

запит (конкурсна документація) - документація, що розробляється і затверджується конкурсною комісією БМД та безоплатно подається учасникам конкурсу (фізичним/юридичним особам) для підготовки ними конкурсних пропозицій;

заявка - заявка на закупівлю товарів і послуг, сформована відповідальною особою БМД засобами програмного комплексу “Договори” за встановленою формою;

конкурс - здійснення конкурентного відбору учасників з метою визначення переможця згідно з процедурами, установленими цим Положенням;

конкурс з творчого мистецтва - здійснення відбору учасника з метою отримання високохудожніх, кваліфіковано виконаних ескізів пам'ятних та інвестиційних монет України, сувенірної продукції;

конкурсна комісія БМД (далі - конкурсна комісія) - група спеціалістів БМД, створена для організації та проведення процедур закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, згідно з цим Положенням;

конкурсна комісія з дизайну - група фахівців Національного банку, створена з метою організації та проведення закупівель послуг із розроблення ескізів (дизайну) пам’ятних монет та сувенірної продукції, з проведення експертної оцінки ескізів (дизайну) пам’ятних монет, з поширення продукції Національного банку за межами України згідно із цим Положенням;

обрання переможця - прийняття конкурсною комісією пропозиції учасника, яку визнано найкращою за результатами оцінки, та надання згоди на укладення договору;

ПК Договори/САП НБУ - програмний комплекс для ведення закупівельної діяльності щодо закупівель товарів і послуг, які здійснюються Банкнотно-монетним двором Національного банку [уведення інформації щодо створення плану закупівель, унесення змін до плану закупівель, створення заявок на закупівлю, (візування) погодження заявок];

послуги - будь-який предмет закупівлі (крім товарів), уключаючи діяльність з переробки давальницької сировини та послуги виробничого характеру сторонніх організацій з утримання та експлуатації виробничого устаткування та обладнання, що використовується в технологічному процесі з розроблення дизайну, виготовлення захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберігання, транспортування та обліку, науково-дослідна чи консультативна діяльність, уключаючи нові технології, системи захисту, експертизи, оцінки, підготовки висновків, а також навчання працівників тощо;

потреба - необхідність у закупівлі товарів чи послуг, що обумовлена виробничою діяльністю, умовами експлуатації устаткування та обладнання, технологічними процесами тощо та пов’язана із забезпеченням виконання завдань і функцій Національного банку та його структурних підрозділів;

предмет закупівлі - товари чи послуги, які закуповуються в межах визначеної відповідальним замовником потреби залежно від планів виробництва, призначення, технічних та якісних характеристик, розрахованих обсягів та кількості, способу використання тощо;

презентаційний виріб - монетоподібний або паперовий виріб, що не є засобом платежу та відображає технічні можливості Банкнотно-монетного двору щодо виготовлення таких виробів, тенденції у виробництві грошових знаків та сучасного рівня розвитку захисних технологій, які виготовляються із застосуванням сировини, матеріалів, обладнання і технологій, що використовуються для виготовлення банкнот і монет;

пропозиція (конкурсна пропозиція) - пропозиція щодо предмета закупівлі, яка готується та подається учасником відповідальному замовнику відповідно до вимог запиту (конкурсної документації);

пов’язана особа - уживається в значенні, наведеному в Законі України "Про публічні закупівлі" у частині, що стосується цього Положення;

{Абзац двадцятий пункту 3 розділу I виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

САП НБУ - система автоматизації фінансово-господарських операцій для ведення закупівельної діяльності щодо закупівель товарів і послуг, які здійснюються структурними підрозділами центрального апарату Національного банку [уведення інформації щодо створення плану закупівель, унесення змін до плану закупівель, створення заявок на закупівлю, погодження (деблокування) заявок];

сувенірний виріб - монетоподібний або банкнотоподібний виріб, що не є засобом платежу, випускається спеціальним тиражем до визначних подій та ювілейних дат, святкування яких відзначається на державному рівні;

товари - продукція будь-якого виду виробничого та загальновиробничого призначення, пов’язана з розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет (у тому числі презентаційних та сувенірних виробів) і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, виробниче, інструментальне, технологічне, лабораторне устаткування, обладнання, у тому числі автоматизовані системи контролю за якістю захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України в процесі виробництва, механізми, пристрої тощо, що використовуються в технологічному процесі, а також супутні товари та послуги, пов’язані з поставкою товарів, їх монтажем, пусконалагоджуванням тощо, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів;

уповноважена особа - генеральний директор БМД та заступник генерального директора БМД, яким згідно з довіреністю та/або розпорядчим актом Національного банку щодо делегування повноважень доручено підписувати договори, рахунки або інші документи;

управління матеріально-технічного забезпечення БМД (далі - служба матеріально-технічного забезпечення) - підрозділ, відповідальний за проведення процедур закупівель, який здійснює аналіз ринкових цін на товари, послуги, уведення інформації щодо запланованих закупівель у ПК “Договори”, який організовує та проводить процедури закупівель, складає звітність за результатами закупівель;

учасник процедури закупівлі (далі - учасник) - будь-яка фізична чи юридична особа (резидент або нерезидент), яка підтвердила намір узяти участь у процедурі закупівлі шляхом подання конкурсної пропозиції щодо поставки товару чи надання послуг або пропозиції на переговорах у разі застосування процедури закупівлі в одного учасника;

Центральна конкурсна комісія Національного банку України (далі - Центральна конкурсна комісія) - група службових (посадових) та інших осіб БМД та центрального апарату Національного банку, створена для розгляду і погодження відповідних етапів процедур закупівель, що проводяться конкурсними комісіями, згідно з цим Положенням.

{Абзац двадцять третій пункту 3 розділу I виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

4. Відповідальні замовники створюють конкурсні комісії з метою організації та здійснення процедур закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком.

5. Конкурсна комісія здійснює організацію і проведення процедур закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за умови, що очікувана вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тис. грн, або еквівалентну суму в іноземній валюті.

6. Під час проведення закупівлі товару (товарів), послуги (послуг), очікувана вартість яких перевищує 200 тис., або еквівалентну суму в іноземній валюті, запит (конкурсна документація), а також рішення конкурсної комісії щодо обрання переможця погоджуються з Центральною конкурсною комісією.

7. Рішення конкурсної комісії щодо застосування процедури закупівлі в одного учасника на закупівлю товару (товарів) чи послуги (послуг), очікувана вартість яких перевищує 200 тис. грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті,  потребує погодження з Центральною конкурсною комісією.

8. Закупівлі товарів та послуг проводяться БМД без застосування процедур, передбачених цим Положенням (шляхом укладення договору або оплати рахунку) у разі:

1) проведення допорогових закупівель (очікувана вартість яких становить менше ніж 200 тис. грн);

2) закупівлі товарів і послуг, які здійснюються в підприємств, установ та організацій, що здійснюють свою діяльність відповідно до Закону України “Про природні монополії”;

3) закупівлі за рішенням Центральної конкурсної комісії послуг, пов’язаних із перевезенням, страхуванням, зберіганням в аеропортах, на тимчасових та ліцензійних складах, навантаженням, розвантаженням, митним оформленням готової продукції, вартість яких відшкодовується згідно з укладеними договорами (рахунками) з іншими, крім Національного банку, замовниками;

4) здійснення інших закупівель за рішенням Центральної конкурсної комісії.

II. Принципи проведення закупівлі. Планування закупівель

1. Закупівля товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, має здійснюватися з урахуванням таких принципів:

добросовісна конкуренція серед учасників;

раціональне використання коштів, передбачених на закупівлю товарів і послуг;

недискримінація учасників;

об’єктивна та неупереджена оцінка пропозицій учасників;

забезпечення конфіденційності інформації щодо проведених процедур закупівель;

запобігання корупційним діям і зловживанням.

2. Підставою для здійснення закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, є план закупівель БМД з додатком (далі - план закупівель з додатком), форма якого зазначена в додатку 1 до цього Положення.

План закупівель з додатком складається відповідно до визначених відповідальним замовником потреб у закупівлі товарів і послуг, згідно з вимогами рішень Правління Національного банку і наказів Національного банку, з урахуванням замовлень інших замовників, крім Національного банку, у межах затверджених і доведених центру кошторисної відповідальності показників кошторисних документів [кошторису адміністративних витрат (тимчасового кошторису адміністративних витрат), кошторису інвестицій (тимчасового кошторису інвестицій) центрального апарату Національного банку, фінансового плану (тимчасового фінансового плану), плану витрат за економічними елементами (тимчасового плану витрат за економічними елементами), кошторису інвестицій (тимчасового кошторису інвестицій) БМД], або на підставі укладених договорів на виконання замовлень для інших замовників, крім Національного банку.

До плану закупівель уключаються всі товари чи послуги, що мають бути поставлені, виконані, надані для забезпечення виконання завдань і функцій Національного банку його структурних та відокремленого підрозділів, за умови, що очікувана вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тис.грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті.

До додатка до плану закупівель уключаються всі товари чи послуги, що мають бути поставлені, виконані, надані для забезпечення виконання завдань і функцій Національного банку, його структурних та відокремленого підрозділів, за умови, що очікувана вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше 200 тис. грн, або еквівалентна сумі в іноземній валюті.

Банкнотно-монетний двір на підставі укладених договорів для забезпечення виконання замовлень інших, крім Національного банку, замовників має право включати до плану закупівель або додатка до плану закупівель всі товари чи послуги, необхідні для виконання таких замовлень, протягом 30 календарних днів після укладення договору.

Виникнення додаткової (нагальної) потреби в проведенні закупівлі товарів чи послуг є підставою для внесення змін щодо включення такої закупівлі товару (товарів) або послуги (послуг) до плану закупівель чи додатка до плану закупівель.

Інформація про товари та послуги, яку необхідно включити до плану закупівель, у встановленому порядку вноситься до АРМ "Планування закупівель" ПК Договори - для закупівель, що проводяться БМД, або до САП НБУ - для закупівель, що проводяться ДГО.

{Абзац шостий пункту 2 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 125 від 01.03.2016}

Забороняється здійснення закупівель, не включених до плану або додатка до плану закупівельь та/або не внесених до АРМ "Планування закупівель" ПК Договори/САП НБУ.

{Абзац дев’ятий пункту 2 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

Закупівлі Банкнотно-монетним двором послуг, пов'язаних із перевезенням, страхуванням, зберіганням в аеропортах, на тимчасових та ліцензійних складах, навантаженням, розвантаженням, митним оформленням готової продукції тощо, вартість яких відшкодовується згідно з укладеними договорами (рахунками) з іншими, крім Національного банку, замовниками, проводяться без застосування процедур закупівель незалежно від очікуваної вартості предмета закупівлі.

3. Визначення предмета закупівлі товарів і послуг здійснюється відповідальним замовником із довідника "Перелік товарів і послуг" ПК Договори/САП НБУ за типом предмета закупівлі (другий знак), видом предмета закупівлі за функціональним призначенням (п'ятий знак) та предметом закупівлі (дев'ятий знак) із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги.

{Абзац другий пункту 3 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

{Абзац третій пункту 3 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

{Абзац другий пункту 3 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банк № 119 від 13.11.2018}

{Абзац третій пункту 3 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

4. Інформація щодо запланованих закупівель товарів і послуг узагальнюється за показником дев'ятого знака з довідника "Перелік товарів і послуг" ПК Договори/САП НБУ.

{Абзац другий пункту 4 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

5. Служба матеріально-технічного забезпечення здійснює інформаційне супроводження та вносить/коригує інформацію в довіднику “Перелік товарів і послуг” ПК Договори з урахуванням технологічних операцій та функціонального і технологічного призначення відповідних товарів і послуг.

Пропозиції відповідальних підрозділів щодо включення позицій до довідника “Перелік товарів і послуг” ПК “Договори” подаються до служби матеріально-технічного забезпечення.

6. Служба матеріально-технічного забезпечення для формування плану закупівель з додатком на плановий рік забезпечує збір, консолідацію та аналіз потреб у закупівлях на підставі отриманої інформації від відповідальних підрозділів.

Служба матеріально-технічного забезпечення подає на розгляд конкурсної комісії проект плану закупівель з додатком, створений на підставі узагальненої інформації щодо запланованих закупівель та пояснень щодо необхідності проведення закупівель.

План закупівель з додатком (зміни до них) розглядаються та погоджуються конкурсною комісією. Погоджений план закупівель з додатком (зміни до них) подається на затвердження до Центральної конкурсної комісії.

План закупівель з додатком повинен бути розроблений протягом 30 календарних днів із дати доведення центру кошторисної відповідальності показників кошторисних документів [кошторису адміністративних витрат (тимчасового кошторису адміністративних витрат), фінансового плану (тимчасового фінансового плану), плану витрат за економічними елементами (тимчасового плану витрат за економічними елементами), кошторису інвестицій (тимчасового кошторису інвестицій) БМД], згідно з додатком 1 до цього Положення.

Необхідність унесення змін до плану закупівель або додатка до нього зазначається відповідальним підрозділом у службовому листі службі матеріально-технічного забезпечення із зазначенням обґрунтування щодо їх необхідності.

БМД на підставі укладених договорів для забезпечення виконання замовлень інших, крім Національного банку, замовників має право включати до плану закупівель або додатка до нього всі товари чи послуги, необхідні для виконання таких замовлень, протягом 30 календарних днів після укладення договору.

Зміст плану закупівель з додатком (змін до них) після затвердження Центральною конкурсною комісією доводиться секретарем Центральної конкурсної комісії до відома відповідальних підрозділів.

Планування закупівель слід проводити з максимально можливим рівномірним їх розподілом за місяцями, але з урахуванням потреб щодо строків та обсягів виробництва для забезпечення належного функціонування та обслуговування технологічного та іншого обладнання, машин, автоматизованих систем.

Планування закупівель із багаторічними зобов’язаннями допускається за наявності розпорядчих актів Національного банку про затвердження обсягів виготовлення захищеного паперу, банкнот і монет, договорів для виконання інших замовлень, крім замовлень Національного банку.

7. Очікувана вартість предмета закупівель визначається на підставі проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів і послуг і має бути в межах показників кошторисних документів [кошторису адміністративних витрат (тимчасового кошторису адміністративних витрат), кошторису інвестицій (тимчасового кошторису інвестицій) центрального апарату Національного банку, фінансового плану (тимчасового фінансового плану), плану витрат за економічними елементами (тимчасового плану витрат за економічними елементами), кошторису інвестицій (тимчасового кошторису інвестицій) Банкнотно-монетного двору Національного банку, а в разі закупівель основних компонентів виготовлення захищеного паперу, банкнот і заготованок для виготовлення монет - проектів планів витрат за економічними елементами на плановий період].

{Абзац другий пункту 7 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

8. Аналіз ринкових цін на товари і послуги повинен проводитися БМД на всі товари і послуги незалежно від очікуваної вартості предмета закупівлі на підставі визначення, збирання, накопичування та оброблення інформації щодо поточного стану ринків товарів і послуг, ринкової кон’юнктури, динаміки цін з метою максимально правильного визначення очікуваної вартості закупівлі. Зазначений аналіз має бути оформлений у вигляді аналітичної інформації, що складається на підставі інформації, отриманої з:

листів-пропозицій, що надходили до БМД від підприємств-виробників, їх офіційних представників або інших підприємств;

офіційних інтернет-ресурсів;

рекламної інформації підприємств (організацій) тощо;

аналітичних і фінансових звітів, статей комерційних і державних установ тощо;

довідників (електронних баз даних) підприємств;

спеціалізованих комерційних видань;

презентацій, семінарів, виставок, конференцій тощо.

{Пункт 9 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

9. Закупівлі без застосування процедур, передбачених цим Положенням, здійснюються службою матеріально-технічного забезпечення на підставі проведеного аналізу та порівняння цін на ринку відповідних товарів і послуг за критерієм оптимальності ціни та якості з визначенням постачальника товарів і послуг. У цьому разі договір (рахунок) на закупівлю товарів, робіт, послуг оформляється відповідно до вимог розпорядчих актів Національного банку з питань організації процесу договірної роботи БМД.

Рішення про визначення переможця закупівлі, яка проводиться без застосування процедур, передбачених цим Положенням, затверджується протоколом засідання конкурсної комісії.

{Пункт 10 розділу II виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

III. Процедури здійснення закупівель

1. Закупівлі товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, можуть здійснюватися шляхом застосування однієї з таких процедур:

конкурс з обмеженою участю;

двоступеневий конкурс;

конкурс з творчого мистецтва;

закупівля в одного учасника.

Конкурс з обмеженою участю є основною процедурою закупівлі.

Закупівлі товарів і послуг, які здійснюються в підприємств та організацій, що здійснюють свою діяльність відповідно до Закону України "Про природні монополії", проводяться без застосування процедур, передбачених цим Положенням.

Початком проведення процедури закупівлі є:

у разі проведення конкурсу з обмеженою участю та двоступеневого конкурсу - дата прийняття конкурсною комісією рішення про затвердження запиту (конкурсної документації);

у разі проведення конкурсу з творчого мистецтва - дата затвердження конкурсною комісією з дизайну плану-графіка розроблення ескізів (дизайну) пам'ятних монет та сувенірної продукції;

під час застосування процедури закупівлі в одного учасника - дата прийняття конкурсною комісією рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника.

2. Рішення про застосування відповідної процедури закупівлі приймається конкурсною комісією.

3. Відповідальна особа БМД для організації проведення конкурсною комісією процедур закупівель (конкурсу з обмеженою участю, двоступеневого конкурсу або закупівлі в одного учасника) готує заявку з додатками за встановленою формою в АРМ "Заявка" ПК Договори (додаток 2).

У разі проведення процедури закупівлі в одного учасника до заявки додаються (скануються та завантажуються в АРМ "Заявка" ПК Договори) такі документи:

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові та розпорядчі акти, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі акти Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, дефектної відомості, дефектного акта тощо), підписане керівником або заступником керівника відповідальної особи;

обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника, що може бути підтверджене експертними висновками незалежних організацій, нормативними, технічними та іншими документами виробника (уключаючи технічну інформацію і технологічні регламенти) за рішенням конкурсної комісії, підписане керівником або заступником керівника відповідальної особи;

проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору;

копія протоколу переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (виконання), крім виконавців (виробників), які надають послуги (постачають товари) відповідно до тарифів, що встановлюються та регулюються відповідними державними органами;

підтвердні документи від виробника стосовно офіційного статусу продавця (виконавця) у разі потреби.

У разі проведення закупівлі за процедурою конкурсу з обмеженою участю або двоступеневого конкурсу до заявки додаються (скануються та завантажуються в АРМ "Заявка" ПК Договори) такі документи:

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові та розпорядчі акти, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі акти Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, дефектної відомості, дефектного акта тощо), підписане керівником або заступником керівника відповідальної особи;

проект запиту (конкурсної документації);

аналітична інформація за результатами проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів (послуг) щодо формування очікуваної вартості закупівлі;

перелік потенційних учасників (не менше двох), яким пропонується надіслати запит (конкурсну документацію) (найменування/П.І.Б., місцезнаходження/місце проживання, номери телефону та факсу).

Для підготовки заявки з додатками керівник БМД призначає підрозділ (управління, відділ, сектор тощо) та відповідальну особу.

БМД у разі потреби має право звертатися до інших структурних підрозділів у межах їх компетенції за інформацією, необхідною для підготовки заявки.

Заявка, створена в АРМ "Заявка" ПК Договори, надсилається на перевірку секретарю конкурсної комісії та візується ним в АРМ "Конкурсна комісія" ПК Договори.

Усі етапи погодження заявки шляхом візування відбуваються в ПК Договори (крім погодження із Департаментом безпеки, яке відбувається засобами корпоративної електронної пошти або через систему електронного документообігу АСКОД).

4. Заявка з додатками закупівель, які проводяться БМД, має бути погоджена Департаментом безпеки, юридичною службою БМД, фінансовою службою БМД, Департаментом фінансового контролінгу, службою матеріально-технічного забезпечення.

{Пункт 5 розділу III виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

5. Департамент безпеки погоджує заявку з додатками в частині переліку потенційних учасників конкурсів з метою перевірки таких учасників на наявність негативної інформації стосовно них, яку необхідно врахувати для визначення доцільності співпраці з такими учасниками (кримінальні провадження, ознаки фіктивності, шахрайства). Департамент безпеки має право надавати аргументовані пропозиції щодо необхідності виключення учасника з переліку потенційних учасників.

Інформація щодо розгляду таких питань та аргументовані пропозиції можуть надаватися засобами корпоративної електронної пошти або через систему електронного документообігу АСКОД.

6. Юридична служба БМД погоджує заявку з додатками на проведення процедури закупівлі в частині відповідності проекту договору або основних умов договору вимогам законодавства України.

7. Фінансова служба БМД погоджує заявку з додатками на проведення процедури закупівлі в частині фінансової можливості здійснення закупівлі та наявності відповідних лімітів кошторису інвестицій (тимчасового кошторису інвестицій), фінансового плану (тимчасового фінансового плану), плану витрат за економічними елементами (тимчасового плану витрат за економічними елементами).

{Пункт 8 розділу III виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

{Пункт 9 розділу III виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

8. Департамент фінансового контролінгу погоджує заявку з додатками на проведення процедури закупівлі, очікувана вартість якої дорівнює або перевищує 2 млн грн, або еквівалентну суму в іноземній валюті.

Департамент фінансового контролінгу:

1) здійснює аналіз достатності обґрунтування потреби закупівлі;

2) перевіряє наявність та обґрунтованість проведеного аналізу ринкових цін на товари та послуги;

3) перевіряє коректність розрахунків, наданих відповідальним замовником;

4) здійснює порівняльний аналіз з витратами минулих періодів;

5) здійснює контроль за наявністю погодження заявки уповноваженою особою;

6) перевіряє заявку з додатками в частині фінансової можливості здійснення витрат за результатами проведеної закупівлі на повну суму очікуваної вартості з урахуванням закупівель у поточному році та в наступних роках у разі здійснення закупівлі на період, який перевищує плановий рік.

9. Строк погодження заявки кожним структурним підрозділом становить не більше ніж п’ять робочих днів із дати її отримання.

{Абзац другий пункту розділу III виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

10. Заявка з додатками, погоджена відповідно до вимог пунктів 4 - 8 розділу III цього Положення, роздруковується відповідальною особою БМД з ПК “Договори” для формування пакета документів і подається на розгляд та затвердження конкурсної комісії.

Конкурсна комісія розглядає заявку з додатками, у разі потреби вносить до неї зміни, затверджує заявку та в разі проведення конкурсу з обмеженою участю або двоступеневого конкурсу, затверджує проект запиту (конкурсної документації).

На титульному аркуші запиту (конкурсної документації), що засвідчується підписом голови (заступника голови) конкурсної комісії, зазначаються номер протоколу, дата засідання конкурсної комісії, на якому його затверджено.

IV. Конкурсна комісія

1. Конкурсна комісія створюється за наказом (розпорядженням) генерального директора БМД з метою організації проведення процедур закупівель товарів і послуг та представляє БМД під час здійснення цих закупівель.

У наказі (розпорядженні) може зазначатися персональний і кількісний склад конкурсної комісії з визначенням заступника (заступників) голови, секретаря та членів конкурсної комісії.

Голова конкурсної комісії в разі потреби може призначати заступника (заступників) голови, секретаря та визначати функції кожного члена конкурсної комісії, якщо в розпорядчому акті про створення конкурсної комісії немає інформації про таке призначення. Рішення голови конкурсної комісії з цих питань уносяться до протоколу засідання конкурсної комісії.

Не може бути призначений секретарем конкурсної комісії працівник юридичної служби, до функціональних обов’язків якого належить надання роз’яснень правового характеру та перевірка відповідності проекту договору законодавству України.

2. Кількість членів конкурсної комісії становить не менше ніж п’ять осіб.

3. Головою конкурсної комісії є керівник або заступник керівника БМД.

Голова конкурсної комісії:

організовує роботу конкурсної комісії та здійснює контроль за виконанням покладених на конкурсну комісію функцій;

приймає рішення щодо проведення засідань конкурсної комісії;

визначає дату і місце проведення засідань конкурсної комісії;

пропонує порядок денний засідань конкурсної комісії;

веде засідання конкурсної комісії;

уносить пропозиції щодо змін у складі конкурсної комісії.

У разі відсутності голови конкурсної комісії його обов’язки виконує заступник голови конкурсної комісії.

4. Секретар конкурсної комісії:

забезпечує ведення та оформлення протоколів засідань конкурсної комісії, протоколів про розкриття пропозицій;

перевіряє правильність визначення предмета закупівлі;

перевіряє правильність оформлення заявки на проведення закупівлі та відповідність її вимогам цього Положення;

перевіряє наявність та правильність уведених позицій (товарів і послуг, що пропонуються для закупівлі) до ПК Договори;

забезпечує оперативне інформування членів конкурсної комісії стосовно організаційних питань її діяльності;

за дорученням голови конкурсної комісії виконує іншу організаційну роботу, а також забезпечує зберігання документів щодо здійснення закупівель, дотримання вимог з питань діловодства під час роботи з документами, здійснює інші повноваження відповідно до вимог законодавства України, нормативно-правових, розпорядчих актів Національного банку та цього Положення.

У разі відсутності секретаря конкурсної комісії його обов’язки виконує інший член конкурсної комісії, призначений головою конкурсної комісії.

5. Члени конкурсної комісії зобов’язані:

організовувати та проводити процедури закупівель;

брати участь у засіданнях конкурсної комісії особисто;

забезпечувати рівні умови для всіх учасників процедур закупівель, об’єктивний вибір переможця;

об’єктивно та неупереджено розглядати конкурсні пропозиції учасників процедур закупівель;

у встановленому порядку обирати переможців процедур закупівель, конкурсні пропозиції яких за результатами оцінки визнані найбільш економічно вигідними;

брати участь в обговоренні та прийнятті рішень щодо планування здійснення закупівель, розробленні плану закупівель з додатком (змін до них), вибору та проведення процедур закупівель, результатів розгляду, оцінки та порівняння конкурсних пропозицій, обрання переможців процедур закупівель;

забезпечувати збереження конфіденційності інформації, що стосується діяльності конкурсної комісії, та інформації, наданої учасниками процедур закупівель;

дотримуватися вимог законодавства України, нормативно-правових, розпорядчих актів Національного банку та цього Положення.

6. Члени конкурсної комісії мають право:

уносити питання на розгляд конкурсної комісії;

ознайомлюватися з усіма матеріалами щодо розгляду, порівняння та оцінки конкурсних пропозицій учасників конкурсу;

одержувати від структурних підрозділів інформацію, необхідну для організації та здійснення процедур закупівель;

зазначати свою думку в протоколах засідань конкурсної комісії.

7. У своїй діяльності конкурсна комісія керується законодавством України, цим Положенням, іншими нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку, а також рішеннями, що приймаються Центральною конкурсною комісією, самою конкурсною комісією з питань, що належать до її компетенції.

Формою роботи конкурсної комісії є засідання, які скликаються головою конкурсної комісії або в разі його відсутності заступником голови.

Перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні конкурсної комісії, та порядок денний доводяться до відома членів конкурсної комісії не пізніше ніж за один день до засідання.

8. Конкурсна комісія має право:

одержувати в службах БМД необхідну для проведення конкурсу інформацію;

залучати до роботи конкурсної комісії в разі необхідності інших працівників Національного банку;

ініціювати залучення на договірних засадах відповідних експертних організацій чи окремих експертів.

9. Конкурсна комісія зобов’язана:

організовувати проведення конкурсу, процедури закупівлі в одного учасника відповідно до вимог цього Положення, забезпечувати рівні умови для всіх учасників конкурсу, обґрунтований вибір переможця;

приймати рішення щодо вибору та проведення процедури закупівель, результатів розгляду, оцінки та порівняння конкурсних пропозицій, обрання переможців процедур закупівель тощо;

забезпечувати збереження конфіденційності інформації, що стосується діяльності конкурсної комісії, та інформації, наданої учасниками процедур закупівель.

10. Конкурсна комісія забезпечує виконання таких функцій:

прийняття рішення про визначення переможця закупівлі, яка проводиться без застосування процедур, передбачених цим Положенням;

{Абзац другий пункту 10 розділу IV виключено на підставі Постанови Національного банку № 381 від 06.09.2016}

розгляд та подання на затвердження до Центральної конкурсної комісії плану закупівель з додатком (змін до них);

обрання процедури закупівлі;

розгляд та затвердження проекту запиту (конкурсної документації), надання його Центральній конкурсній комісії для погодження та надання його учасникам;

надання роз’яснення учасникам щодо змісту запиту (конкурсної документації);

приймання, зберігання, розкриття пропозицій, їх розгляд, забезпечення їх перевірки, оцінки та порівняння;

прийняття рішення про результати конкурсу, подання необхідних документів Центральній конкурсній комісії для погодження рішення про вибір переможця;

прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника, подання необхідних документів для його погодження з Центральною конкурсною комісією.

11. Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях конкурсної комісії, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів голос голови конкурсної комісії є вирішальним.

Рішення конкурсної комісії оформляється протоколом, у якому зазначаються результати поіменного голосування членів комісії, присутніх на засіданні, з кожного питання. Протокол підписується всіма членами конкурсної комісії, присутніми на засіданні.

V. Центральна конкурсна комісія

1. Центральна конкурсна комісія створюється за наказом Голови Національного банку, до складу якої входять представники Департаменту фінансового контролінгу, Юридичного департаменту, Департаменту грошового обігу, управління закупівель Департаменту забезпечення діяльності Національного банку, Департаменту безпеки та БМД.

До функцій Центральної конкурсної комісії належать:

розгляд та затвердження плану закупівель з додатком (змін до них);

надання рекомендацій у частині організації та проведення процедур закупівель відповідно до вимог цього Положення;

розгляд та погодження запиту (конкурсної документації);

розгляд та погодження рішення про обрання переможця конкурсу;

розгляд та погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника.

2. Головою Центральної конкурсної комісії є заступник Голови Національного банку, який здійснює загальне керівництво та контролює діяльність БМД.

Голова Центральної конкурсної комісії:

організовує роботу Центральної конкурсної комісії і здійснює контроль за виконанням покладених на цю комісію функцій;

у разі необхідності може призначати заступника голови, секретаря та визначати функції кожного члена Центральної конкурсної комісії, якщо в наказі про створення Центральної конкурсної комісії немає інформації про таке призначення. Рішення голови Центральної конкурсної комісії з цих питань уносяться до протоколу засідання Центральної конкурсної комісії;

приймає рішення щодо проведення засідань Центральної конкурсної комісії;

визначає дату і місце проведення засідань Центральної конкурсної комісії;

пропонує порядок денний засідань Центральної конкурсної комісії;

веде засідання Центральної конкурсної комісії;

уносить пропозиції щодо змін у складі Центральної конкурсної комісії.

У разі відсутності голови Центральної конкурсної комісії його обов’язки виконує заступник голови Центральної конкурсної комісії.

3. Секретар Центральної конкурсної комісії:

забезпечує ведення та оформлення протоколів засідань Центральної конкурсної комісії;

забезпечує оперативне інформування засобами корпоративної електронної пошти або системою електронного документообігу АСКОД членів Центральної конкурсної комісії стосовно організаційних питань її діяльності;

за дорученням голови Центральної конкурсної комісії виконує іншу організаційну роботу, а також забезпечує зберігання документів щодо здійснення закупівель, дотримання вимог з питань діловодства під час роботи з документами, здійснює інші повноваження відповідно до вимог законодавства України, цього Положення, інших нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку.

У разі відсутності секретаря Центральної конкурсної комісії його обов’язки виконує інший член Центральної конкурсної комісії, призначений головою Центральної конкурсної комісії.

4. Члени Центральної конкурсної комісії зобов’язані:

брати участь у засіданнях Центральної конкурсної комісії особисто;

забезпечувати об’єктивний та неупереджений розгляд матеріалів, наданих конкурсними комісіями;

брати участь в обговоренні та прийнятті рішень з питань, що належать до компетенції Центральної конкурсної комісії;

забезпечувати збереження конфіденційності інформації, що стосується діяльності Центральної конкурсної комісії;

дотримуватися вимог законодавства України, цього Положення, інших нормативно-правових та розпорядчих актів Національного банку.

У разі відсутності члена Центральної конкурсної комісії (відпустка, хвороба, відрядження) його обов’язки з правом голосування та підписання протоколу засідання має право виконувати особа, на яку згідно з положенням про структурний підрозділ покладено виконання його обов’язків.

5. Члени Центральної конкурсної комісії мають право:

уносити питання на розгляд Центральної конкурсної комісії;

ознайомлюватися з усіма матеріалами щодо процедур закупівель;

зазначати свою думку в протоколах засідань Центральної конкурсної комісії.

6. У своїй діяльності Центральна конкурсна комісія керується законодавством України, цим Положенням, нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку, а також рішеннями, що приймаються Центральною конкурсною комісією з питань, що належать до її компетенції.

Формою роботи Центральної конкурсної комісії є засідання, які скликаються її головою або в разі його відсутності заступником голови.

Голова (заступник голови Центральної конкурсної комісії) має право приймати рішення щодо розгляду окремих питань без проведення засідання в робочому порядку або шляхом проведення відеоконференції.

Інформація щодо розгляду таких питань направляється засобами корпоративної електронної пошти або системою електронного документообігу АСКОД.

Погодження тексту протоколу Центральної конкурсної комісії (у разі потреби) здійснюється засобами корпоративної електронної пошти.

Інформація про перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні Центральної конкурсної комісії, та порядок денний доводяться до відома членів Центральної конкурсної комісії не пізніше ніж за один день до засідання.

Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях Центральної конкурсної комісії, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів Центральної конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів голос голови Центральної конкурсної комісії є вирішальним.

Рішення Центральної конкурсної комісії оформляється протоколом, у якому зазначаються результати поіменного голосування членів комісії, присутніх на засіданні, з кожного питання. Протокол підписується всіма членами Центральної конкурсної комісії, присутніми на засіданні.

Діяльність Центральної конкурсної комісії забезпечує БМД.

VI. Конкурсна комісія з дизайну

1. З метою забезпечення виконання статті 33 Закону України "Про Національний банк України" щодо організації готівкового грошового обігу в частині організації випуску пам’ятних та інвестиційних монет України, сувенірної продукції в Департаменті грошового обігу створюється конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції (далі - конкурсна комісія з дизайну).

Конкурсна комісія з дизайну створюється за наказом (розпорядженням) Голови Національного банку (заступника Голови Національного банку, який згідно з розподілом функціональних обов’язків здійснює керівництво ДГО), до складу якої входять представники Департаменту грошового обігу та Монетного двору.

У наказі (розпорядженні) може зазначатися персональний і кількісний склад конкурсної комісії з визначенням заступника голови, секретаря та членів конкурсної комісії.

2. Головою конкурсної комісії з дизайну є директор ДГО.

Голова конкурсної комісії з дизайну:

організовує роботу конкурсної комісії з дизайну та здійснює контроль за виконанням покладених на конкурсну комісію функцій;

за необхідності може призначати заступника (заступників) голови, секретаря та визначати функції кожного члена конкурсної комісії з дизайну, якщо в розпорядчому акті про створення конкурсної комісії немає інформації про це. Рішення голови конкурсної комісії з цих питань уносяться до протоколу засідання конкурсної комісії;

приймає рішення щодо проведення засідань конкурсної комісії з дизайну;

визначає дату і місце проведення засідань конкурсної комісії з дизайну;

пропонує порядок денний засідань конкурсної комісії з дизайну;

веде засідання конкурсної комісії з дизайну;

уносить пропозиції щодо змін у складі конкурсної комісії з дизайну.

У разі відсутності голови конкурсної комісії з дизайну його обов’язки виконує заступник голови конкурсної комісії.

3. Конкурсна комісія з питань дизайну планує свою діяльність на підставі плану випуску пам’ятних та інвестиційних монет України, сувенірної продукції на відповідний рік, затвердженого постановою Правління Національного банку.

Порядок планування випуску монет та сувенірної продукції визначений відповідним нормативно-правовим актом Національного банку з питань організації виготовлення, випуску в обіг і реалізації пам’ятних монет України та сувенірної продукції.

4. До функцій конкурсної комісії з дизайну належать:

складання та затвердження плану закупівель та змін до нього;

організація та проведення конкурсів з творчого мистецтва;

розгляд ескізів (дизайну) пам'ятних монет України та сувенірної продукції з урахуванням рекомендацій, наданих Експертною радою з питань дизайну пам'ятних монет України, та прийняття рішення про обрання переможця (переможців) конкурсу з творчого мистецтва або про направлення ескізів (дизайну) пам'ятних монет України на доопрацювання художникам;

організація та проведення закупівель послуг, пов’язаних з участю Національного банку в міжнародних виставках (ярмарках) нумізматичної продукції та грошей.

{Абзац п'ятий пункту 4 розділу VI виключено на підставі Постанови Національного банку № 58 від 29.05.2018}

5. У своїй діяльності конкурсна комісія з дизайну керується законодавством України, цим Положенням, нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку, а також рішеннями, що приймаються цією конкурсною комісією з питань, що належать до її компетенції.

Формою роботи конкурсної комісії з дизайну є засідання, які скликаються її головою або в разі його відсутності заступником голови.

Інформація про перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні конкурсної комісії з дизайну, та порядок денний доводяться до відома членів конкурсної комісії не пізніше ніж за два дні до засідання.

Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях конкурсної комісії з дизайну, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів конкурсної комісії з дизайну. У разі рівного розподілу голосів голос голови конкурсної комісії з дизайну є вирішальним.

Рішення конкурсної комісії з дизайну оформляється протоколом, який підписується всіма членами, які брали участь у засіданні.

6. Закупівлі послуг із розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції проводяться із застосуванням конкурсу з творчого мистецтва.

До плану закупівель уключаються такі предмети закупівель: послуги з розроблення ескізів (дизайну) пам'ятних монет та сувенірної продукції, з проведення експертної оцінки ескізів (дизайну) пам'ятних монет, з поширення продукції Національного банку за межами України незалежно від очікуваної вартості предмета закупівлі.

Закупівлі послуг, пов’язаних з поширенням продукції Національного банку за межами України [участь у міжнародних виставках (ярмарках) нумізматичної продукції та грошей], незалежно від очікуваної вартості предмета закупівлі, проводяться без застосування процедур закупівель шляхом укладення договору (оплати рахунку).

На підставі плану випуску пам'ятних та інвестиційних монет України, сувенірної продукції на відповідний рік складається план-графік розроблення ескізів (дизайну) пам'ятних монет України (далі - план-графік) та план закупівель на поточний рік.

Відповідні заявки на планування закупівель створюються відповідальною особою ДГО в САП НБУ.

План-графік, у якому зазначається назва монети, строк уведення її в обіг, технічні характеристики монети, строк подання ескізів, доводиться до відома художникам, з якими укладено відповідні договори, та скульпторами Банкнотно-монетного двору Національного банку України.

План-графік затверджується головою конкурсної комісії з дизайну.

7. Ескізи монет (за потреби гіпсові моделі), створені художниками, надаються для розгляду Експертній раді з питань дизайну пам'ятних монет України.

Основні напрями роботи Експертної ради з питань дизайну пам'ятних монет України визначаються окремим розпорядчим актом Національного банку.

Конкурсна комісія з дизайну приймає рішення про обрання переможця (переможців) конкурсу з творчого мистецтва або про направлення ескізів (дизайну) пам'ятних монет України на доопрацювання художникам з урахуванням рекомендацій, наданих їй Експертною радою з питань дизайну пам'ятних монет України.

Конкурсна комісія з дизайну має право ініціювати залучення відповідних організацій чи окремих фахівців для отримання висновків чи рекомендацій до тематики та концепції монет.

Рішення конкурсної комісії з дизайну про обрання переможця (переможців) конкурсу з творчого мистецтва є підставою для подання ескізів на затвердження.

На основі рішень, прийнятих конкурсною комісією з дизайну про обрання переможця (переможців) конкурсу з творчого мистецтва, повідомляється відповідна інформація художникам, які брали участь у конкурсі з творчого мистецтва.

VII. Інформування учасників про проведення конкурсів з обмеженою участю або двоступеневого конкурсу

1. БМД надсилає запит (конкурсну документацію) щодо постачання товарів чи надання послуг потенційним учасникам, які визначені на підставі попередньо проведеного аналізу на ринках відповідних товарів і послуг або конкурсів, що були раніше проведені.

2. БМД надсилає запити (конкурсну документацію) учасникам у кількості, яка може забезпечити вибір вигіднішої пропозиції, але не менше двох.

3. Запит (конкурсна документація) на участь у конкурсі містить:

1) інструкцію щодо підготовки пропозицій;

2) інформацію і перелік документів, що можуть вимагатися конкурсною комісією з метою оцінки відповідності учасників установленим вимогам та які підтверджують досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність учасника, зокрема:

засвідчену керівником копію статуту учасника (положення, засновницького договору або іншого документа, який його замінює) у повному обсязі зі змінами (у разі їх наявності), що передбачає провадження діяльності, яка відповідає предмету закупівлі, або копію опису, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців і громадських формувань, з кодом доступу до результатів розгляду документів через портал електронних сервісів. Якщо учасник здійснює діяльність без статуту (положення, засновницького договору або іншого документа, який його замінює), то у складі конкурсної пропозиції він подає письмове пояснення з посиланням на норми відповідних законодавчих актів України про підстави здійснення діяльності без зазначених документів;

копію документа про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) (для фізичних осіб);

копію паспорта (для фізичних осіб - підприємців);

{Абзац п'ятий підпункту 2 пункту 3 розділу VII виключено на підставі Постанови Національного банку № 125 від 01.03.2016}

{Абзац шостий підпункту 2 пункту 3 розділу VII виключено на підставі Постанови Національного банку № 125 від 01.03.2016}

{Абзац сьомий підпункту 2 пункту 3 розділу VII виключено на підставі Постанови Національного банку № 125 від 01.03.2016}

для нерезидентів - засвідчені підписом і відбитком печатки учасника конкурсу копії бухгалтерського балансу або звіту про фінансовий стан відповідно до міжнародних стандартів фінансової звітності (IFRS) за минулий рік і за останній звітний період, якщо таке передбачено законодавством країни нерезидента;

для резидентів - копію балансу (звіту про фінансовий стан) учасника на останню звітну дату;

копію звіту про фінансові результати (звіту про сукупний дохід) за останній звітний період;

копію звіту про рух грошових коштів за останній звітний період;

документи, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі на підписання документів конкурсної пропозиції (для посадової особи учасника, посада якої не визначена в статутних документах);

засвідчену учасником копію(ї) документа(ів), який(і) підтверджує(ють) повноваження особи (осіб) на підписання договору про закупівлю за результатами конкурсу:

для посадової особи учасника, посада якої визначена в статутних документах, витяг із протоколу зборів засновників (копію протоколу зборів засновників), копію наказу про призначення або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи учасника;

для інших посадових осіб учасника - довіреність і витяг із протоколу зборів засновників (копію протоколу зборів засновників), копію наказу про призначення посадової особи, яка надала довіреність, або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи учасника.

Учасник-нерезидент повинен подати відповідні документи, передбачені законодавством країни, у якій цей учасник зареєстрований.

Документи, які підтверджують статус учасника-нерезидента та повноваження його уповноваженого представника на укладання договорів, повинні бути легалізовані в установленому порядку.

Не вимагаються від учасника документи та інформація, що міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним;

3) інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі:

відповідна технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі;

кількість товару, переліки та обсяги послуг;

місце поставки товару чи надання послуг;

додаткові послуги, які мають бути надані;

строки поставки товарів чи надання послуг;

4) методику розрахунку ціни пропозиції із зазначенням того, чи повинна вона включати інші елементи, крім вартості самих товарів чи послуг, наприклад, витрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату митних тарифів, податків, коливання курсу валют та котирувань на міжнародних біржах тощо;

5) інформацію про валюту (валюти), у якій (яких) розрахована і зазначена ціна пропозиції;

6) мову (мови), якою (якими) складаються пропозиції;

7) вимоги відповідального замовника щодо надання конкурсного забезпечення та забезпечення виконання договору про закупівлю;

8) умови повернення чи неповернення конкурсного забезпечення та забезпечення виконання договору;

9) спосіб, місце та кінцевий строк подання пропозицій;

10) прізвище, посаду та контактну інформацію однієї чи кількох посадових осіб або інших працівників БМД, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками;

11) інформацію про можливість надання учасниками альтернативних конкурсних пропозицій та методики оцінки цих пропозицій;

12) іншу інформацію, яку БМД уважає за необхідне включити до запиту (конкурсної документації).

4. Запит (конкурсна документація) на участь у конкурсі готується українською мовою та однією з іноземних мов, що використовується в міжнародній торгівлі, якщо на участь у конкурсі запрошуються іноземні учасники. Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст українською мовою.

У разі запрошення до участі в конкурсі лише іноземних учасників конкурсна комісія має право прийняти рішення про підготовку та надання іноземними учасниками конкурсних пропозицій англійською мовою, водночас у запиті (конкурсній документації) зазначається вимога, що учасник погоджується з тим, що переклад на українську мову його конкурсної пропозиції буде здійснено БМД. Крім того, український варіант конкурсної пропозиції буде автентичним поданому учасником для його розгляду, порівняння та оцінки.

5. Запит (конкурсна документація) повинен бути складений так, щоб в учасника конкурсу не було підстав уважати його пропозицією укласти договір про закупівлю.

6. За результатами розгляду конкурсних пропозицій конкурсна комісія надсилає учасникам письмові повідомлення в довільній формі.

VIII. Порядок подання конкурсних пропозицій

1. Конкурсна пропозиція подається в письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника в запечатаному конверті або в іншій формі, зазначеній у запиті (конкурсній документації).

2. Якщо замовник та учасники під час проведення процедури закупівлі надали інформацію в іншій формі, ніж письмова, то зміст такої інформації повинен бути ними письмово підтверджений.

IX. Розкриття, оцінка та порівняння конкурсних пропозицій

1. Розкриття конкурсних пропозицій відбувається в день закінчення строку їх подання.

На розкриття конкурсних пропозицій можуть запрошуватися представники Департаменту безпеки та управління закупівель Департаменту забезпечення діяльності Національного банку.

2. Під час розкриття конкурсних пропозицій перевіряється наявність усіх необхідних документів, передбачених запитом (конкурсною документацією), наявність інформації про учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та складається протокол за встановленою формою (додаток 3).

3. Конкурсна комісія має право звернутися до учасників за роз’ясненнями щодо змісту їх пропозицій з метою полегшення їх розгляду, оцінки та порівняння.

4. До оцінки конкурсна комісія допускає конкурсні пропозиції, які не були відхилені згідно з вимогами цього Положення.

Конкурсна комісія має право приймати рішення про допущення до оцінки конкурсних пропозицій учасників, які містять певні невідповідності в частині документів, що підтверджують досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність учасника, за таких умов:

учасник конкурсу погоджується в установлений конкурсною комісією термін усунути виявлені невідповідності в частині документів, що підтверджують його досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність;

технічні та якісні характеристики товарів (послуг) відповідають умовам запиту (конкурсної документації);

цінова пропозиція на товари чи послуги не перевищує їх очікуваної вартості.

Рішення конкурсної комісії та Центральної конкурсної комісії з цих питань уключаються до протоколів їх засідань.

5. Конкурсна комісія визначає переможця конкурсу із числа учасників, конкурсні пропозиції яких не було відхилено, на підставі критеріїв і методики оцінки, зазначених у запиті (конкурсній документації).

6. Критеріями оцінки можуть бути:

ціна;

якість товару;

строк поставки (виконання);

інші критерії на розсуд замовника.

7. Якщо для визначення найкращої пропозиції використовуються, крім ціни, інші критерії, то в запиті (конкурсній документації) зазначається питома вага цих критеріїв у загальній оцінці пропозицій. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою ніж 60 відсотків.

8. Конкурсна комісія складає протокол засідання конкурсної комісії про визначення переможця конкурсу з висновками (у разі необхідності) щодо відповідності учасників вимогам, установленим умовами запиту (конкурсної документації), та відповідності їх конкурсних пропозицій умовам запиту (конкурсної документації), а також з висновками спеціалістів або експертів у разі їх залучення, який надсилається Центральній конкурсній комісії для прийняття відповідного рішення.

9. Інформація щодо розгляду та оцінки конкурсних пропозицій є конфіденційною.

X. Вимоги до учасників

1. БМД може вимагати від учасників надання ними підтвердженої документально інформації про відповідність таким вимогам:

є обладнання, а також працівники відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;

сплачено податки і збори (обов’язкові платежі), передбачені законодавством України;

здійснюється провадження учасниками господарської діяльності відповідно до їх статутів (положень, засновницьких договорів або інших документів, які їх замінюють);

є досвід щодо постачання товарів (сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо) та надання послуг іншим замовникам за останні 12 місяців та інформація про аналогічні укладені та виконані договори.

2. БМД повинен вимагати від учасників надання ними підтвердженої документально інформації про товари або послуги, які відповідно до законодавства України підлягають обов’язковій сертифікації або ліцензуванню в Україні (сертифікати, ліцензії тощо).

3. Вимоги до учасників зазначаються в запиті (конкурсній документації).

XI. Відхилення конкурсних пропозицій

1. Конкурсна комісія відхиляє конкурсну пропозицію, якщо:

учасник не відповідає вимогам, установленим умовами запиту (конкурсної документації);

пропозиція не відповідає умовам запиту (конкурсної документації);

відсутня інформація про учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

зразки товарів (обладнання, матеріалів, сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо) за результатами проведених лабораторних досліджень, експертизи технічних та якісних характеристик, тестування тощо (якщо проведення таких досліджень, експертиз, тестування було передбачено умовами запиту (конкурсної документації)) визнані такими, що не відповідають умовам запиту (конкурсної документації);

є незаперечні докази того, що учасник прямо або опосередковано намагається вплинути на прийняття рішення щодо визначення переможця процедури закупівлі;

виявлено факт участі учасника в змові;

пропозиція подана учасником, який є пов’язаною особою з іншими учасниками процедури;

учасник має заборгованість зі сплати податків і зборів (обов’язкових платежів);

учасник визнаний у встановленому законом порядку банкрутом та відносно нього відкрита ліквідаційна процедура (порушено провадження в справі про банкрутство);

є інші дані щодо фінансової неспроможності учасника.

2. Конкурсна комісія може відхилити пропозицію учасника за наявності даних про факти постачання ним неякісних товарів (послуг), аналогічних предмету закупівлі.

XII. Відміна конкурсу або визнання його таким, що не відбувся

1. Конкурс може бути відмінений за рішенням конкурсної комісії або Центральної конкурсної комісії на будь-якому етапі його проведення до моменту укладення договору з переможцем конкурсу, якщо:

на участь у конкурсі подана одна конкурсна пропозиція щодо предмета закупівлі, визначеного замовником у запиті (конкурсній документації);

на підставі результатів розгляду конкурсних пропозицій конкурсною комісією прийнято рішення про допущення до оцінки тільки одного учасника;

немає подальшої потреби в зазначеній закупівлі;

на момент проведення оцінки конкурсних пропозицій відбулося підвищення або зменшення індексу цін більше ніж на п’ять відсотків щодо індексу цін на день розкриття конкурсних пропозицій.

2. Конкурс може бути визнаний конкурсною комісією таким, що не відбувся, у разі:

перевищення суми ціни найбільш вигідної пропозиції, передбаченої БМД на фінансування закупівлі;

відхилено всі пропозиції відповідно до вимог цього Положення;

в інших випадках за рішенням замовника (у тому числі в разі непогодження обрання переможця конкурсу Центральною конкурсною комісією).

3. У запиті (конкурсній документації) обов’язково зазначаються випадки, у яких конкурс може бути відмінений або визнаний таким, що не відбувся.

4. У протоколі засідання конкурсної комісії та Центральної конкурсної комісії обов’язково зазначаються обґрунтовані причини відміни конкурсу або визнання його таким, що не відбувся.

XIII. Обрання переможця та укладення договору про закупівлю

1. Конкурсна комісія визначає переможця конкурсу залежно від кількості отриманих балів відповідно до визначених у запиті (конкурсній документації) методики та критеріїв оцінки.

Загальна кількість отриманих балів розраховується для кожної конкурсної пропозиції.

Переможцем обирається учасник, пропозиція якого за результатами розгляду й оцінки не була відхилена та набрала максимальну кількість балів.

Після обрання переможця (прийняття рішення щодо погодження обрання переможця Центральною конкурсною комісією) БМД надсилає переможцю конкурсу повідомлення про обрання його переможцем.

2. З учасником, якого обрано переможцем, БМД укладає договір про закупівлю. Усі витрати, пов’язані з укладенням договору, покладаються на учасника - переможця конкурсу на умовах, визначених у запиті (конкурсній документації), та відповідно до положень Цивільного кодексу України. Будь-які витрати, понесені учасником - переможцем конкурсу у зв’язку з участю в конкурсі та укладенням договору, у тому числі пов’язані з його нотаріальним посвідченням на вимогу БМД, не підлягають відшкодуванню.

3. У разі відмови учасника - переможця конкурсу підписати договір про закупівлю або непідписання його протягом 10 робочих днів з дати отримання проекту договору від замовника БМД має право визначити найбільш вигідну конкурсну пропозицію з тих, що були допущені до оцінки.

{Пункт 5 розділу XIII виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

XIV. Забезпечення конкурсних пропозицій та забезпечення виконання договору про закупівлю

1. БМД у запиті (конкурсній документації) може встановлювати вимоги щодо надання учасниками забезпечення конкурсної пропозиції відповідно до умов, зазначених у запиті (конкурсній документації). Розмір забезпечення конкурсної пропозиції може становити до 10 відсотків від очікуваної вартості закупівлі.

2. Для забезпечення конкурсної пропозиції учасник зобов’язаний перерахувати на зазначений БМД рахунок кошти або надати гарантійний документ (банківську гарантію, поруку тощо) у сумі, визначеній у запиті (конкурсній документації), у національній або в іноземній валюті.

Платіжні реквізити для перерахування коштів з метою забезпечення конкурсної пропозиції зазначаються в запиті (конкурсній документації).

У разі надання гарантійного документа в національній або іноземній валюті місце зберігання гарантійного документа визначається керівником структурного підрозділу, до якого він надійшов для оприбуткування.

3. Забезпечення конкурсної пропозиції повертається учаснику протягом п’яти робочих днів з дня настання підстави для повернення в разі:

закінчення строку дії забезпечення конкурсної пропозиції, зазначеного в запиті (конкурсній документації);

укладення договору про закупівлю з учасником, який обраний переможцем конкурсу;

відкликання конкурсної пропозиції до закінчення строку її подання;

закінчення процедури закупівлі в разі неукладення договору про закупівлю з жодним з учасників, які подали конкурсні пропозиції.

4. Забезпечення конкурсної пропозиції не повертається в разі:

відкликання пропозиції учасником після закінчення строку її подання;

непідписання учасником, який обраний переможцем конкурсу, договору про закупівлю;

ненадання переможцем конкурсу забезпечення виконання договору про закупівлю після отримання повідомлення про обрання його переможцем.

Рішення про відмову в поверненні забезпечення конкурсної пропозиції приймає конкурсна комісія.

У разі неотримання коштів забезпечення конкурсної пропозиції відповідно до умов гарантійного документа стягнення коштів з гаранта здійснюється відповідно до законодавства України.

5. Під час здійснення закупівлі товарів і послуг БМД має право вимагати від учасника - переможця конкурсу внесення ним під час укладення договору про закупівлю забезпечення його виконання згідно з умовами, зазначеними в запиті (конкурсній документації). БМД повертає учаснику конкурсу забезпечення виконання договору про закупівлю відповідно до умов, зазначених у цьому договорі.

6. Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю може становити до 10 відсотків його загальної вартості.

XV. Умови застосування двоступеневого конкурсу

1. Двоступеневий конкурс проводиться відповідальним замовником у разі:

якщо відповідальний замовник не може визначити необхідні технічні, якісні характеристики (специфікації) товарів або визначити вид послуг та якщо для прийняття оптимального рішення про закупівлю необхідно провести попередні переговори з учасниками;

якщо предметом закупівлі є здійснення наукових досліджень, експериментів або розробок;

закупівлі товарів (обладнання, матеріалів, сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо), що потребують попереднього проведення лабораторних досліджень, експертизи технічних та якісних характеристик, тестування тощо;

закупівлі послуг з науково-технічної діяльності.

2. Двоступеневий конкурс проводиться в порядку, передбаченому для процедури конкурсу з обмеженою участю з урахуванням особливостей, визначених цим розділом.

Двоступеневий конкурс проводиться в два етапи.

3. На першому етапі всім потенційним учасникам (не менше двох) пропонується подати попередні конкурсні пропозиції без зазначення ціни.

Запит (конкурсна документація) може передбачати лише надання учасниками пропозицій щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умов поставки, підтвердження професійної і технічної компетентності учасників та їх відповідності кваліфікаційним критеріям.

4. БМД під час розгляду попередніх пропозицій має право проводити переговори з будь-ким з учасників для визначення переваг та недоліків у пропозиціях. БМД під час переговорів не має права застосовувати дискримінаційний режим до різних учасників. За результатами переговорів складається протокол за підписом замовника та учасника, у якому зазначаються відомості про учасника, пропозиції, запропоновані учасником, висновки.

5. Після отримання попередніх конкурсних пропозицій конкурсна комісія має право вносити зміни до запиту (конкурсної документації) щодо технічних та якісних вимог до предмета закупівлі або запропонувати нові характеристики та критерії оцінки.

Про зміну умов запиту (конкурсної документації) конкурсна комісія інформує учасників під час надання запрошень до участі в другому етапі двоступеневого конкурсу.

6. На другому етапі двоступеневого конкурсу конкурсна комісія запрошує до участі учасників (не менше двох), попередні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі та пропозиції яких виявилися прийнятними в цілому.

На другому етапі учасники повинні подати остаточні конкурсні пропозиції із зазначенням ціни.

XVI. Умови застосування процедури закупівлі в одного учасника

1. Закупівля в одного учасника - це процедура, відповідно до якої БМД укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. БМД під час проведення переговорів може вимагати від учасника подання ним підтвердженої документально інформації про відповідність учасника встановленим вимогам відповідно до пункту 1 розділу X цього Положення.

2. Процедура закупівлі в одного учасника застосовується, якщо:

немає конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари чи послуги, які можуть бути поставлені (виконані) лише певним учасником, та немає альтернативи;

є потреба в здійсненні додаткової закупівлі в того самого постачальника (надавача послуг) з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями або послугами, якщо заміна попереднього постачальника (надавача послуг) може призвести до виникнення проблем технічного характеру, збільшення експлуатаційних витрат на організацію технологічного процесу (навчання обслуговуючого персоналу, сервісне післягарантійне обслуговування устаткування, додаткову закупівлю запасних частин, витратних матеріалів тощо), несумісності з наявними товарами, технологіями, послугами, що гарантують необхідну якість виготовлення/оброблення грошових знаків, захищеного паперу тощо;

є потреба в здійсненні закупівлі товарів і послуг, пов’язаних із забезпеченням безперебійного виготовлення захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, забезпеченням нерозголошення інформації щодо цінностей та об’єктів Національного банку тощо;

виникла нагальна потреба в здійсненні закупівлі у зв’язку з особливими обставинами, які БМД не міг передбачити;

є потреба післягарантійного обслуговування устаткування (обладнання), яке може бути виконано лише певним виконавцем;

є потреба в здійсненні закупівлі товарів і послуг, призначених для проведення виробничих випробувань, дослідження їх властивостей та аналізу;

попередньо проведений конкурс був відмінений у зв’язку з тим, що на участь у конкурсі була подана одна конкурсна пропозиція або якщо на підставі результатів розгляду конкурсних пропозицій конкурсною комісією прийнято рішення про допущення до оцінки пропозиції тільки одного учасника.

3. Обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника повинно містити:

умови застосування процедури закупівлі;

експертні висновки сторонніх організацій, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі в одного учасника.

{Пункт 4 розділу XVI виключено на підставі Постанови Національного банку № 119 від 13.11.2018}

ХVII. Порядок затвердження плану закупівель з додатком (змін до них) Центральною конкурсною комісією

1. Конкурсна комісія для затвердження плану закупівель з додатком (змін до них) Центральною конкурсною комісією подає такі документи:

1) копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії з рішенням про направлення сформованого плану закупівель з додатком (змін до них), форма якого зазначена в додатку 1 до цього Положення, до Центральної конкурсної комісії на затвердження;

2) пояснювальну записку з інформацією про сформований план закупівель з додатком (зміни до них).

2. Центральна конкурсна комісія протягом п’яти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий план закупівель з додатком (зміни до них) та приймає рішення. У разі відмови в погодженні плану закупівель з додатком (змін до них) у протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби має право звернутися до конкурсної комісії для надання додаткових документів, висновків, пояснень.

Центральна конкурсна комісія має право надавати зауваження до поданого плану закупівель з додатком (змін до них), який повертається конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду плану закупівель з додатком (змін до них).

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо затвердження плану закупівель з додатком (змін до них) є підставою для надсилання його до відповідальних підрозділів та підставою для здійснення закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком.

XVIII. Порядок погодження запиту (конкурсної документації) з Центральною конкурсною комісією

1. Для погодження запиту (конкурсної документації) конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:

заявку на проведення процедури закупівлі, погоджену відповідно до вимог пунктів 4-8 розділу III цього Положення;

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові та розпорядчі акти, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі акти Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо);

проект запиту (конкурсної документації);

аналітичну інформацію за результатами проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів (послуг) щодо формування очікуваної вартості закупівлі;

перелік потенційних учасників (не менше двох), яким пропонується направити запит (конкурсну документацію) (найменування/П.І.Б., місцезнаходження/місце проживання, номери телефону та факсу);

копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії з рішенням про направлення запиту (конкурсної документації) Центральній конкурсній комісії на погодження;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі, переліком потенційних учасників, яким планується направити запит (конкурсну документацію) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні запиту (конкурсної документації) у протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби може звернутися до конкурсної комісії для надання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі надання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження запиту (конкурсної документації) є підставою для його надсилання потенційним учасникам.

XIX. Порядок погодження рішення про обрання переможця конкурсу з Центральною конкурсною комісією

1. Для погодження рішення про обрання переможця конкурсу конкурсна комісія подає до Центральної конкурсної комісії такі документи:

копію запиту (конкурсної документації), надісланого (надісланої) учасникам для участі в конкурсі, та зміни до нього (неї) у разі їх унесення;

копії конкурсних пропозицій учасників;

копію протоколу про розкриття конкурсних пропозицій;

копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо обрання переможця конкурсу з висновками (у разі необхідності) щодо відповідності учасників вимогам, установленим умовами запиту (конкурсною документацією), та відповідності пропозицій умовам запиту (конкурсної документації), а також висновками спеціалістів або експертів у разі їх залучення;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі (окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті без податку на додану вартість (далі - ПДВ) та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів), обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), перелік учасників, яким надісланий запит (конкурсна документація) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається  конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження обрання переможця конкурсу є підставою для укладення договору про закупівлю.

XX. Порядок погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника з Центральною конкурсною комісією

1. Для погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника конкурсна комісія подає до Центральної конкурсної комісії такі документи:

заявку на проведення процедури закупівлі, погоджену відповідно до вимог пунктів 4-8 розділу III цього Положення;

копію протоколу (витяг з протоколу) конкурсної комісії щодо прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника;

обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника, що може бути підтверджене експертними висновками незалежних організацій, нормативними, технічними та іншими документами виробника (уключаючи технічну інформацію і технологічні регламенти) за рішенням конкурсної комісії;

проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору;

копію протоколу переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (виконання), крім виконавців (виробників), які надають послуги (постачають товари) відповідно до тарифів, що встановлюються та регулюються відповідними державними органами;

підтверджувальні документи від виробника стосовно офіційного статусу продавця (виконавця) у разі потреби;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті, без ПДВ та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів, обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення.

У разі відмови в погодженні рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження процедури закупівлі в одного учасника є підставою для укладення договору про закупівлю.

XXI. Звітність про проведені закупівлі

1. Звітність щодо закупівель, проведених БМД, складається за всіма закупівлями, що проведені відповідно до вимог цього Положення, з метою:

моніторингу проведених конкурсними комісіями процедур закупівель;

ведення обліку закупівель шляхом збирання інформації про заплановані закупівлі та результати їх проведення;

координації процесів планування, організації та проведення конкурсними комісіями процедур закупівель;

узагальнення практики здійснення закупівель, підготовки відповідних рекомендацій та надання роз’яснень тощо.

2. Звітність про проведені закупівлі складається конкурсною комісією щокварталу наростаючим підсумком з початку року за визначеними формами (додатки 4 та 5 до цього Положення) до 20 числа місяця, наступного після звітного періоду (кварталу). За рішенням керівництва БМД узагальнена інформація може подаватися на розгляд і ознайомлення голові та членам Центральної конкурсної комісії.

XXII. Зберігання документів щодо здійснення закупівель

1. Секретар конкурсної комісії забезпечує зберігання документів щодо здійснення процедур закупівель.

2. У справі щодо проведеної процедури закупівлі повинні зберігатися такі документи:

заявка відповідно до додатка 2 до цього Положення;

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові та розпорядчі акти, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі акти Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо);

аналітична інформація за результатами проведеного аналізу ринкових цін на товари і послуги щодо визначеної закупівлі;

протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії про застосування відповідної процедури закупівлі та затвердження проекту запиту (конкурсної документації);

витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні запиту (конкурсної документації);

запит (конкурсна документація);

листи-запрошення (копії листів-запрошень) потенційним учасникам до участі в конкурсі;

протокол переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);

обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника;

проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);

пропозиції учасників конкурсу;

протокол (копія протоколу) про розкриття пропозицій;

копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення конкурсних пропозицій (у разі наявності такої вимоги);

протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо визначення переможця конкурсу/відміни конкурсу або визнання його таким, що не відбувся;

витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу чи рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника;

листи-повідомлення (копії листів-повідомлень) про результати розгляду пропозицій, надісланих учасникам;

копія договору, укладеного за результатами проведеного конкурсу;

копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення виконання договору про закупівлю (у разі наявності такої вимоги);

інша інформація в письмовому вигляді, що стосується проведення процедури закупівлі.

3. Строк зберігання документів щодо проведення процедур закупівель установлюється до виконання договору про закупівлю, але не менше ніж три роки. Після закінчення зазначеного строку документи в установленому порядку передаються до архіву відповідно до номенклатури справ відповідального замовника.

XXIII. Контроль за здійсненням процедур закупівель

1. Метою здійснення контролю за процедурою закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку є встановлення відповідності порядку їх організації та проведення вимогам цього Положення та інших нормативно-правових актів Національного банку.

2. Контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель здійснюється відповідальним замовником шляхом організації процедур внутрішнього контролю.

3. Внутрішній контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку здійснюється в порядку, який розробляється відповідальним замовником та затверджується його керівником.

4. Департамент внутрішнього аудиту оцінює ефективність внутрішнього контролю та може надавати рекомендації щодо підвищення його ефективності.

Порядок здійснення аудиту ефективності управління ризиками та внутрішнього контролю з питань закупівель товарів і послуг у системі Національного банку України визначений відповідними розпорядчими актами Національного банку.

ПЛАН
закупівель (додаток до плану закупівель) на 20__ рік

____________________________________________________
(найменування структурного підрозділу Національного банку України)

____________
-1 У разі внесення змін до плану закупівель може зазначатися така інформація:
дата, номер протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про внесення змін до плану закупівель;
дата, номер протоколу засідання конкурсної комісії про відміну конкурсу або визнання його таким, що не відбувся;
дата, номер укладеного договору за результатами проведеної закупівлі.

ЗАЯВКА
від "____" __________ 20___ року
на проведення процедури закупівлі конкурсною комісією

_________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу Національного банку України)

1. Інформація про предмет закупівлі:

2. Складові частини предмета закупівлі, необхідні технічні та якісні характеристики:

2.1. У разі закупівлі товару/послуги:

2.2. Перелік документів, які необхідні відповідальному замовнику для підтвердження якісних характеристик предмета закупівлі, від постачальників товарів або надавачів послуг (сертифікати, паспорти, свідоцтва, декларації, дозволи, ліцензії тощо):

3. Основні умови договору про закупівлю:

ПРОТОКОЛ
про розкриття конкурсних пропозицій

№ ____ від ____________ 20 ___ року

1. Предмет закупівлі _________________________________________

2. Розкриття конкурсних пропозицій відбулося ___________________
                                                                                                                                  (дата, час)

3. Місце розкриття ___________________________________________

4. Перелік конкурсних пропозицій, запропонованих учасниками процедури закупівлі:

5. Присутні:

5.1. Від відповідального замовника:

5.2. Від учасників процедури закупівлі (у разі присутності):

ІНФОРМАЦІЯ
про закупівлю товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком,

проведених за ________ - _________ 20__ року
________________________________________________
(найменування конкурсної комісії)

Закупівлі, які плануються провести, зазначаються в кінці списку.

Умовні позначення:

КК - конкурсна комісія;

ЦКК - Центральна конкурсна комісія.

ЗВІТ
про проведення

___________________________________________________________________
(найменування конкурсної комісії)

закупівель товарів і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком

за _______ - ________ 20__ року

Умовні позначення:

КК - конкурсна комісія;

ЦКК - Центральна конкурсна комісія.