ПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ

П О С Т А Н О В А

N 11-1 від 27.06.2002                Зареєстровано в Міністерстві
     м. Київ                          юстиції України
                                      12 липня 2002 р.
                                      за N 583/6871

{ Постанова втратила чинність на підставі Постанови Пенсійного фонду N 6-2 ( z0517-17 ) від 28.03.2017 }

Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

{ Із змінами, внесеними згідно з Постановами Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005 N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 N 2-1 ( z0340-13 ) від 11.02.2013 }

{ У заголовку, преамбулі та тексті Постанови слова "конфіденційну інформацію, що є власністю держави" замінено словами "службову інформацію" згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 ( 1893-98-п ), з метою впорядкування обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію в Пенсійному фонді України та його органах, створення умов для попередження несанкціонованого доступу до інформації, розкриття якої може завдати шкоди інтересам держави та окремих громадян, правління Пенсійного фонду України П О С Т А Н О В Л Я Є:

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах (додається).

2. Управлінню правового забезпечення подати Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах, на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Голова правління                                         Б.Зайчук

ЗАТВЕРДЖЕНО Постанова правління Пенсійного фонду України 27.06.2002 N 11-1 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 липня 2002 р. за N 583/6871

ІНСТРУКЦІЯ про порядок обліку, зберігання і використання документів,

справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять
             службову інформацію, в Пенсійному фонді
                     України та його органах

{ У заголовку Інструкції, тексті, додатках до неї слова "конфіденційна інформація, що є власністю держави" у всіх відмінках замінено словами "службова інформація" у відповідних відмінках згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

{ У тексті Інструкції слова "управління справами", "департамент адміністративно-господарського забезпечення" у всіх відмінках замінено словами "департамент організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення" у відповідних відмінках згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

{ У тексті Інструкції слова "управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах" в усіх відмінках замінено словами "управління Пенсійного фонду України у районах, містах, районах у містах, а також у містах та районах" у відповідному відмінку згідно з Постановою Пенсійного фонду N 2-1 ( z0340-13 ) від 11.02.2013 }

Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для Пенсійного фонду України та його органів порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію (далі - документи).

Перелік відомостей, який містить службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах (далі - Перелік), затверджується наказом Пенсійного фонду України. { Абзац другий пункту 1 в редакції Постанов Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005, N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Інформація до Переліку включається на підставі письмових рішень експертної комісії. ( Пункт 1 доповнено абзацом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005 )

Експертна комісія є дорадчо-консультативним органом, що утворюється і діє на підставі наказу Пенсійного фонду України. До складу експертної комісії обов'язково включаються працівники департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення, департаменту персоналу та бухгалтерського обліку, юридичного управління, режимно-секретного сектору, а також працівники інших структурних підрозділів. Персональний склад комісії затверджується Головою правління Пенсійного фонду України. { Пункт 1 доповнено абзацом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005; із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

2. На документах, що містять інформацію, віднесену до Переліку, у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі Переліку: на документі - виконавцем (особою, що приймає або складає документ) та особою, що підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

4. Голова правління Пенсійного фонду України в разі потреби має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають Переліку.

Начальники управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі в разі потреби мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають Переліку, за умови, що гриф "Для службового користування" було поставлено у відповідному управлінні Пенсійного фонду України.

Голова праління Пенсійного фонду України, його заступники мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, одержаних від органів Пенсійного фонду України, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Пенсійного фонду України (з повідомленням їх про це).

5. Голова правління Пенсійного фонду України, начальники управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, начальники управлінь Пенсійного фонду України у районах, містах, районах у містах, а також у містах та районах (далі - Керівники) несуть відповідальність за організацію правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладаються на департамент організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення Пенсійного фонду України (далі - департамент організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення), відділ контролю та перевірки виконання актів та доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України Пенсійного фонду України (далі - відділ контролю), загальні відділи управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі, загальні відділи або інші структурні підрозділи та спеціалістів, основною функцією яких є забезпечення діловодства в управліннях Пенсійного фонду України у районах, містах і районах у містах, а також у містах та районах (далі - загальні відділи). { Абзац другий пункту 5 із змінами, внесеними згідно з Постановами Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011, N 2-1 ( z0340-13 ) від 11.02.2013 }

6. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "для службового користування", та випадкам втрат таких документів покладається на режимно-секретний сектор Пенсійного фонду України (далі - режимно-секретний сектор), спеціалістів з питань режимно-секретної роботи в управліннях Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - спеціалісти з питань режимно-секретної роботи), відділи кадрів або інші структурні підрозділи та спеціалістів, основною функцією яких є проведення кадрової роботи в управліннях Пенсійного фонду України у районах, містах, районах у містах, а також у містах та районах.

{ Пункт 6 в редакції Постанов Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005, N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

7. До роботи зі справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно зі списками, складеними департаментом організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення або загальними відділами, а до документів - особи, які включені до відповідних переліків, що затверджуються Керівниками. { Абзац перший пункту 7 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються Керівниками.

8. Працівники, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснюють департамент персоналу та бухгалтерського обліку Пенсійного фонду України (далі - департамент персоналу та бухгалтерського обліку) та відділи кадрів управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, відділи кадрів або інші структурні підрозділи та спеціалісти, основною функцією яких є проведення кадрової роботи в управліннях Пенсійного фонду України у районах, містах, районах у містах, а також у містах та районах (далі - відділи кадрів). { Абзац перший пункту 8 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Працівникам, допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах.

9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" органи Пенсійного фонду України та їх службові особи керуються Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242 ( 1242-2011-п ), індивідуальними інструкціями з діловодства в організаціях, державними стандартами, що регламентують правила складання та оформлення документів.

{ Пункт 9 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 2-1 ( z0340-13 ) від 11.02.2013 }

Приймання і облік документів

10. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюють департамент організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення, відділ контролю та загальні відділи. { Абзац перший пункту 10 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

На документи з грифом "Для службового користування" поширюється вимога одноразовості реєстрації.

11. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК), приймається і розкривається централізовано в департаменті організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення, відділі контролю або загальному відділі працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. { Абзац перший пункту 11 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

У разі відсутності в конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Кореспонденція з грифом "для службового користування", адресована режимно-секретному сектору, приймається департаментом організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення, відділом контролю та передається для розкриття режимно-секретному сектору за реєстром або журналом за формою 2 (додаток 2). { Пункт 11 доповнено новим абзацом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

12. Забороняється доставляти документи з грифом "Для службового користування" у неробочий час.

13. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

14. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3) окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення або загального відділу та завіряється печаткою.

Якщо коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

15. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування органу Пенсійного фонду, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою 6 (додаток 6).

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

Розмноження і розсилання (відправлення) документів

17. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть Керівники, за наказом яких вони тиражуються,

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

18. Друкування документів з грифом "для службового користування" здійснюється відповідальними працівниками структурних підрозділів відповідно до списку, затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК". { Абзац перший пункту 18 в редакції Постанови Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Друкування таких документів також допускається в інших структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

Використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом "для службового користування" та обробки службової інформації може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством. Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з наказом Керівника за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту інформації. { Пункт 18 доповнено абзацом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005; в редакції Постанов Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007, N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа працівник, який надрукував відповідний документ, повинен зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

19. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації працівнику департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення або загального відділу, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та працівником департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення або загального відділу, про що на копії вихідного документа робиться запис "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

20. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, у яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

21. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу Керівників за підписаними ними нарядами під контролем департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення або загального відділу. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

22. Облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

23. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

24. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних Керівниками (їх заступниками) та керівником департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення або загального відділу, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

25. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

26. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені в конверти або упаковані таким чином, щоб унеможливлювався доступ до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади Керівників, керівників структурних підрозділів і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

27. { Абзац перший пункту 27 виключено на підставі Постанови Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускаються у кожному окремому випадку за письмовими дозволами Керівників, які надали зазначеним документам гриф "Для службового користування".

Такі документи попередньо розглядаються експертною комісією, яка приймає письмове рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення. ( Абзац пункту 27 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005 )

( Абзац четвертий пункту 27 виключено на підставі Постанови Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005 )

( Абзац п'ятий пункту 27 виключено на підставі Постанови Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005 )

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх в засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій. { Абзац третій пункту 27 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

Формування виконаних документів у справи

28. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

29. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того самого питання.

Якщо створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

Якщо створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

30. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами експертної комісії та в разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо в справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється, і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

31. Справи з несекретними документами, у яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

32. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

Використання документів. Зняття грифа "Для службового користування"

33. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, складеними департаментом організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення або загальними відділом, а до документів - особи, які включені до відповідних переліків, що затверджуються Керівниками. { Абзац перший пункту 33 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються Керівниками.

34. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу Керівників допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать Переліку.

35. Передача службової інформації, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

36. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу Керівників, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування".

37. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).

38. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" працівниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу Керівників.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями - авторами цих документів.

39. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки в службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

40. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керівників організацій, у яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.

Забороняється зберігати документи з грифом "Для службового користування" у бібліотеках загального користування.

41. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією центрального апарату Пенсійного фонду України.

Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується головою правління Пенсійного фонду України. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

42. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

43. Справи з грифом "Для службового користування", передані до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо Пенсійним фондом України під час передачі справ до державної архівної установи не обумовлено вимоги щодо погодження з ним видачі таких справ.

Відбір документів для зберігання і знищення

44. Проведення експертизи наукової цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюються відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 ( 1004-2007-п ).

{ Пункт 44 із змінами, внесеними згідно з Постановами Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007, N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

45. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу передаються в упорядкованому стані. При цьому справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ.

46. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, описування справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, установленими Мін'юстом.

{ Пункт 46 із змінами, внесеними згідно з Постановами Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007, N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

47. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Мін'юстом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

{ Пункт 47 із змінами, внесеними згідно з Постановами Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007, N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

48. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому в графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

49. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що унеможливлює прочитання їх.

50. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N ____ від (дата)".

51. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

Забезпечення збереження документів. Перевірка їх наявності

52. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях і шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються.

53. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню до департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загального відділу), відділу контролю або архівного підрозділу у той самий день. { Абзац перший пункту 53 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загального відділу), відділу контролю або архівного підрозділу можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання. { Абзац другий пункту 53 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим працівникам здійснюється тільки через департамент організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загальний відділ) або архівний підрозділ.

54. Забороняється вилучення зі справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу керівника департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загального відділу), відділу контролю. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

{ Пункт 54 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

55. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень.

У разі потреби Керівники можуть дозволити виконавцям або працівникам департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загального відділу), відділу контролю винести за межі службового приміщення документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

{ Пункт 55 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

56. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження працівника відповідно до порядку, установленого пунктом 25 цієї Інструкції.

В окремих випадках з дозволу Керівників дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

57. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується Керівником.

58. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісіями, що призначаються наказами Керівників. До складу цих комісій обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретного сектору, спеціалістами з питань режимно-секретної роботи. { Абзац перший пункту 58 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

В архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.

Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 10).

59. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома Керівників, керівників режимно-секретного сектору, департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загального відділу), відділу контролю, департаменту персоналу та бухгалтерського обліку (відділу кадрів), а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів. { Абзац перший пункту 59 із змінами, внесеними згідно з Постановами Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005, N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Для розслідування фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення фактів розголошення відомостей, що містяться в них, наказами Керівників призначаються комісії, висновки яких затверджуються Керівниками.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі актів комісій, затверджених Керівниками.

Акти комісій про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх Керівниками передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.

60. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

{ Пункт 60 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 8-1 ( z0613-05 ) від 26.04.2005 }

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків

61. Обов'язковому обліку підлягають Гербові печатки і штампи з повним найменуванням органу Пенсійного фонду України; бланки з кутовими та повздовжніми штампами органу Пенсійного фонду України, що мають необхідний трафаретизований текст документів; посвідчення особи, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки. { Абзац перший пункту 61 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на департамент організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загальні відділи) та осіб, відповідальних за діловодство.

62. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами Керівників.

63. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

64. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються,

65. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

66. На бланках посвідчень особи, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

{ Пункт 66 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

67. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 62 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

68. Знищення бланків, зазначених у пункті 62 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

69. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

70. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісіями, призначеними наказами Керівників.

Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки в журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома Керівників.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Особливості поводження з мобілізаційними документами

71. Працівники Пенсійного фонду України допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру з грифом "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи) на підставі списку, складеного департаментом організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення та затвердженого Головою правління Пенсійного фонду України.

72. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

73. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

74. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

75. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється працівниками департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення відповідно до вимог пунктів 17-23 цієї Інструкції.

76. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 28-32 цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

77. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на Голову правління.

{ Пункт 77 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 } { Інструкцію доповнено розділом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }

Охорона службової інформації, в Пенсійному фонді України та його органах під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців

78. Рішення про можливість прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців приймається Головою правління Пенсійного фонду України.

79. Управлінням міжнародного співробітництва разом з іншими структурними підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями (далі - Програма) (додаток 13), яка повинна містити:

1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому Пенсійному фонду України, - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);

2) підстави, мету та строк перебування іноземців;

3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;

4) переліки:

питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;

структурних підрозділів та службових приміщень Пенсійного фонду України та його органів, які іноземцям дозволено відвідати;

місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;

маршрутів і порядок переміщення іноземців на території Пенсійного фонду України та його органів;

інші необхідні відомості.

Програму затверджує Голова правління Пенсійного фонду України.

80. Голова правління Пенсійного фонду України або за його дорученням керівник режимно-секретного сектору завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання Пенсійного фонду України та його органів. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

{ Пункт 80 в редакції Постанови Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

81. З метою запобігання витоку службової інформації, в Пенсійному фонді України та його органах усі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям:

за наявності в матеріальних носіях службової інформації, в Пенсійному фонді України та його органах згідно з додатком 14;

за відсутності в матеріальних носіях службової інформації, в Пенсійному фонді України та його органах згідно з додатком 15.

Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження Головою правління Пенсійного фонду України Програми.

82. У разі, коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях службову інформацію, у Пенсійному фонді України та його органах у складеному за формою 14 акті зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт Переліку.

83. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, які містять службову інформацію, у Пенсійному фонді України та його органах здійснюється з дозволу Голови правління Пенсійного фонду України.

84. У разі, коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях службової інформації, в Пенсійному фонді України та його органах рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається Головою правління Пенсійного фонду України на підставі акта, складеного за формою 15.

85. Працівники Пенсійного фонду України та його органів, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження службової інформації, в Пенсійному фонді України та його органах.

86. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях і на території Пенсійного фонду України та його органів без супроводу.

87. Управління міжнародного співробітництва веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями Пенсійного фонду України за формою згідно з додатком 16.

88. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями управління міжнародного співробітництва складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, у якому зазначаються:

відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому Пенсійному фонду України, - ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

відомості щодо передачі іноземцям службової інформації в Пенсійному фонді України та його органах, ким надано дозвіл на таку передачу;

пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується Головою правління Пенсійного фонду України та надсилається за його рішенням заінтересованим органам.

89. Програма, акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям, складений за формою 14 або 15, та звіт про виконання програми зберігаються в управлінні міжнародного співробітництва в окремій номенклатурній справі.

90. Контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм здійснює Голова правління Пенсійного фонду України.

{ Інструкцію доповнено розділом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }

Начальник управління
 правового забезпечення                                Т.Б.Рябцева

{ У додатках до Інструкції слова "конфіденційна інформація" у всіх відмінках замінено словами "службова інформація" у відповідних відмінках згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Додаток 1 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 1

Найменування органу Пенсійного фонду України
____________________________________________

АКТ про відсутність вкладень у конверті (пакеті)

від ________________ N ______
__________________________________________________________________
                        (місце складання)

Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію в Пенсійному фонді України та його органах, Керівником департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загального відділу), відділу контролю та перевірки виконання актів та доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України

__________________________________________________________________
          (найменування органу Пенсійного фонду України)
__________________________________________________________________
                      (прізвище та ініціали)

у присутності ____________________________________________________
                        (посада, прізвище, ініціали)

про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого ______
_________________________________________________________________,
          (найменування організації, що надіслала пакет)

не виявлено таких вкладень _______________________________________
                                 (назви і номери документів,
                                      яких не виявлено)
 

Керівник департаменту
 організаційно-інформаційної
 роботи та господарського
 забезпечення (загального
 відділу), відділу контролю та
 перевірки виконання актів та
 доручень Президента України,
 Верховної Ради України,
 Кабінету Міністрів України    ______________    _________________
                                  (підпис)          (прізвище та
                                                      ініціали)

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надсилання документів, яких не вистачає.

Формат A4 (210 х 297)

{ Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Додаток 2 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 2

ЖУРНАЛ обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|  Дата  | Дата |Звідки   | Вид   |Кількість   |Кількість|Резолюція|Відмітка|  Дата і    |Індекс |Відмітка|Примітка|
|надход- |  та  |надійшов |докуме-|сторінок    |та номери|або кому |  про   |  підпис    |(номер)|   про  |        |
|ження та|індекс|або куди |нта та |------------|примірни-|надісла- |взяття  |------------|справи,|знищення|        |
| індекс |доку- |надіс-   |корот- |доку-|додат-|  ків    |ний на   |   на   |отри-|повер-|до якої|        |        |
|докумен-|мента |ланий    | кий   |мента|ка    |         |виконання|контроль|мання|нення |підшито|        |        |
|  та    |      |         |зміст  |     |      |         |         |   та   |     |      |доку-  |        |        |
|        |      |         |       |     |      |         |         |термін  |     |      |мент   |        |        |
|        |      |         |       |     |      |         |         |виконан-|     |      |       |        |        |
|        |      |         |       |     |      |         |         |  ня    |     |      |       |        |        |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Примітка. Дозволяється окреме ведення журналів вхідних та вихідних документів і видання з грифом "Для службового користування".

Додаток 3 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах Форма 3 КАРТКА обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"

--------------------------------------------------------------------------------
|                         (Лицьовий бік)                                       |
|------------------------------------------------------------------------------|
|1. Контроль      |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 2931  |3. Гриф      |
|------------------------------------------------------------------------------|
|4. Кореспондент                        |5. Адресат                            |
|---------------------------------------+--------------------------------------|
|6. Дата надходження та індекс          |7. Дата та індекс документа           |
|---------------------------------------+--------------------------------------|
|8. Вид документа та його короткий зміст|9. Кількість примірників та їх номери |
|                                       |--------------------------------------|
|                                       |10. Кількість сторінок                |
|------------------------------------------------------------------------------|
|11. Резолюція або кому надісланий на виконання                                |
|------------------------------------------------------------------------------|
|12. Відмітка про виконання документа   |13. Номер справи за номенклатурою     |
|------------------------------------------------------------------------------|
|                        (Зворотний бік)                                       |
|------------------------------------------------------------------------------|
|14. Відмітка про отриманняа            |15. Відмітка про поверненняа          |
|------------------------------------------------------------------------------|
|16. Перевірка виконання                                                       |
|------------------------------------------------------------------------------|
|17. Інші відмітки                                                             |
|------------------------------------------------------------------------------|
|18. Фонд N          |19. Опис N           |20. Справа N                       |
--------------------------------------------------------------------------------

Формат A5 (148 х 210) або A6 (105 х 148)

Додаток 4 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 4

ЖУРНАЛ обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
|  Дата  |   Дата   | Звідки   |Короткий |Кількість  |  Кому  |Відмітка | Дата і  | Відмітка |Примітка|
|надход- |документа |надійшов  |  зміст  |та номери  |надісла-|   про   | підпис  |   про    |        |
| ження  |          |або куди  |         |примірників| ний на |взяття на|         | знищення |        |
|        |          |надісланий|         |магнітного |виконан-|контроль |         |          |        |
|        |          |          |         |  носія    |   ня   |та термін|         |          |        |
|        |          |          |         |           |        |виконання|         |          |        |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 5 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 5

КАРТКА обліку магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"

---------------------------------------------------------------------
|                         (Лицьовий бік)                            |
|-------------------------------------------------------------------|
|1. Контроль  |2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31|3. Гриф|
|-------------------------------------------------------------------|
|4. Кореспондент                  |5. Адресат                       |
|---------------------------------+---------------------------------|
|6. Дата надходження              |7. Дата документа                |
|---------------------------------+---------------------------------|
|8. Короткий зміст                |9. Кількість примірників та їх   |
|                                 |номери                           |
|-------------------------------------------------------------------|
|10. Кому надісланий на виконання                                   |
|-------------------------------------------------------------------|
|11. Відмітка про виконання                                         |
|-------------------------------------------------------------------|
|                          (Зворотний бік)                          |
|-------------------------------------------------------------------|
|12. Відмітка про отримання       |13. Відмітка про повернення      |
|-------------------------------------------------------------------|
|14. Перевірка виконання                                            |
|-------------------------------------------------------------------|
|15. Відмітка про знищення                                          |
|-------------------------------------------------------------------|
|16. Інші відмітки                                                  |
---------------------------------------------------------------------

Формат A5 (148 х 210) або A6 (105 х 148)

Додаток 6 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 6

ЖУРНАЛ обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"

--------------------------------------------------------------------------------------------------
|N  | Назва |  Видано або надійшло         |            Розподіл            |Повернення |Знищення|
|з/п|видання|                              |                                |           |        |
|   |       |------------------------------+--------------------------------+-----------+--------|
|   |       |звідки  | вхідний |кількість  |куди і до |  номер  |кількість  |дата,      |дата,   |
|   |       |надійшло|  номер  |примірників|  кого    |вхідного |примірників|номери     |номер   |
|   |       |або де  |супровід-|  та їх    |направлено|документа| та їх     |примірників|акта    |
|   |       |надруко-|  ного   | номери    |   (або   |  (або   | номери    |           |        |
|   |       |вано    | листа і |           | видано)  |відмітка |           |           |        |
|   |       |        |  дата   |           |          |   про   |           |           |        |
|   |       |        |         |           |          |отримання|           |           |        |
|   |       |        |         |           |          | і дата) |           |           |        |
--------------------------------------------------------------------------------------------------

Додаток 7 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 7

КАРТКА ОБЛІКУ справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"

Назва справи або видання

-----------------------------------------------------------------
|  N |   Номер   |Підрозділ і  | Розписка і дата    | Примітка  |
|з/п | справи,   | прізвище    |--------------------|           |
|    |  номери   |співробітника|отримання|повернення|           |
|    |примірників|             |         |          |           |
|    |видань та  |             |         |          |           |
|    | кількість |             |         |          |           |
|    | сторінок  |             |         |          |           |
|    |           |             |         |          |           |
-----------------------------------------------------------------

Додаток 8 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 8

ЗАТВЕРДЖУЮ ___________________
                                                    (підпис)
                                   ______________________________
                                   Керівник органу Пенсійного
                                   фонду України
                                   ______________________________
                                        (прізвище та ініціали)
                                   ______________________________
                                               (дата)
 

Найменування органу Пенсійного фонду України
____________________________________________

Фонд N ___________________________________________________________
Опис справ постійного зберігання N _________ за ______________ рік
 

___________________________________________________________
        (найменування органу Пенсійного фонду України або
                     структурного підрозділу)

------------------------------------------------------------------
|  N  | Індекс  |Заголовок |  Дата   |  Кількість   | Примітка   |
|з/п  | справи  |  справи  | справи  |  сторінок у  |            |
|     | (тому,  |  (тому,  | (тому,  |справі (томі, |            |
|     |частини) |частини)  |частини) |  частині)    |            |
------------------------------------------------------------------

У цей розділ опису внесено ______________________________________
 справ з N _____ до N ______, у тому числі:
 літерні номери:
 пропущені номери:
 Посада особи, яка
 склала опис
 Дата ____________       ______________   _____________________
                             (підпис)     (прізвище та ініціали)
 Керівник департаменту
 організаційно-інформаційної
 роботи та господарського
 забезпечення (загального
 відділу)
 Дата ____________       _____________    _____________________
                           (підпис)       (прізвище та ініціали)
 Керівник архівного
 підрозділу
 Дата ____________       _____________    _____________________
                           (підпис)       (прізвище та ініціали)

ЗАТВЕРДЖЕНО                            СХВАЛЕНО
 Протокол ЕПК державної          Протокол ЕК органу Пенсійного
 архівної установи               фонду України
 від ______ N _____              від _________ N ___

Усього  в  цьому  описі  пронумеровано,  прошнуровано та опечатано
___________________________________________________________ справ,
                       (цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні номери: __________________________________________________
пропущені номери: ________________________________________________

_________________________________________________________________
   (посада працівника архівного підрозділу, відповідального за
                         ведення обліку)

___________   __________________________
                           (підпис)      (прізвище та ініціали)
 Дата ________________

Формат A4 (210 х 297)

{ Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Додаток 9 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 9

ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________
                                                   (підпис)
                               ___________________________________
                               (керівник органу Пенсійного фонду
                                            України)
                               ___________________________________
                                     (прізвище та ініціали)
                               ___________________________________
                                              (дата)

Найменування органу Пенсійного фонду України
____________________________________________

АКТ про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

від _____________ N ____________
                 _______________________________
                        (місце складання)
На підставі ______________________________________________________
                  (назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
              із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані   для   знищення   як   такі,   що  не  мають  наукової,
історико-культурної   цінності  та  втратили  практичне  значення,
справи і документи фонду N _______________________________________
__________________________________________________________________
                       (найменування фонду)

---------------------------------------------------------------------------------
| N  | Заголовок  |Дата справи | Номери | Індекс |Кількість|  Термін  |Примітка |
|з/п |   справи   |(документа) | описів | справи |  справ  |зберігання|         |
|    |(документа) |або крайні  |(номен- | (тому, | (томів, |  справи  |         |
|    |або спільний|дати справ  |клатур) |частини)|частин)  |  (тому,  |         |
|    | заголовок  |(документів)| за рік |   за   |         |частини) і|         |
|    |   справ    |            |(роки)  | номен- |         |  номери  |         |
|    |(документів)|            |        |клатурою|         |статей за |         |
|    |            |            |        |  або   |         |переліком |         |
|    |            |            |        | номер  |         |          |         |
|    |            |            |        | справи |         |          |         |
|    |            |            |        |   за   |         |          |         |
|    |            |            |        |описом  |         |          |         |
---------------------------------------------------------------------------------

Разом                          справ за _______________ роки
 __________________________
    (цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені,
а з особового складу - погоджені з ЕПК ___________________________
__________________________________________________________________
            (найменування державної архівної установи)

Протокол від ______________ N ______________

Експертизу проводив
_________________       _______________   ________________________
 (посада особи)            (підпис)        (прізвище та ініціали)

Дата _______________

СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ______________ N _______

Документи в кількості ______________________________________ справ
                              (цифрами і літерами)
вагою ___________________________ кілограмів здано _______________
__________________________________________________________________
                    (найменування організації)

на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____

____________________  _________________   ______________________
  (посада особи, яка       (підпис)        (прізвище та ініціали)
   здала документи)
 ___________________
       (дата)

Формат A4 (210 х 297)

Додаток 10 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 10

ЗАТВЕРДЖУЮ _______________________
                                                 (підпис)
                               ___________________________________
                                Керівник органу Пенсійного фонду
                                            України
                               ___________________________________
                                     (прізвище та ініціали)
                               ___________________________________
                                             (дата)

Найменування органу Пенсійного фонду України

АКТ перевірки наявності та стану документів і справ

від _____________ N ____________
                 _______________________________
                        (місце складання)

Складений на підставі наказу від __________________ N ______

комісією:

голова комісії

__________________________________________________________________
                   (посада, прізвище, ініціали)

члени комісії

__________________________________________________________________
                   (посада, прізвище, ініціали)

Перевіркою встановлено:

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується       ________________________________________________
документів, справ
     З них наявні _______________________________________________
     Не виявлено _________________________________________________
                   (індекси (номери) документів, справ, видань)

2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ, журналів обліку)

_____________________________________________________________

3. Характеристика стану документів, справ та видань:

_____________________________________________________________
     _____________________________________________________________

Рішення керівника департаменту організаційно-інформаційної роботи та господарського забезпечення (загального відділу, архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки

_____________________________________________________________
     _____________________________________________________________

Формат A4 (210 х 297)

{ Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-1 ( z1482-11 ) від 29.11.2011 }

Додаток 11 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 11

ЖУРНАЛ обліку та видачі печаток і штампів

-------------------------------------------------------------------
| N  |Відбитки|         Кому видано              |   Дата   | При-|
|з/п |печаток |----------------------------------|повернення|мітка|
|    |   і    |Найменування| Прізвище |  Дата і  |і розписка|     |
|    |штампів |підрозділу, |    та    | розписка |   про    |     |
|    |        |  у якому   | ініціали |   про    |приймання |     |
|    |        |зберігаються|відповіда-|отримання |          |     |
|    |        |  печатки і |  льної   |          |          |     |
|    |        |  штампи    |  особи   |          |          |     |
|    |        |            |          |          |          |     |
-------------------------------------------------------------------

Додаток 12 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Форма 12

ЖУРНАЛ обліку бланків

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|             Надходження                     |                        Видача                                  |
|---------------------------------------------+----------------------------------------------------------------|
|  дата   | номер  | звідки |кількість|серія і|дата|дата і |кому видано        |кількі|серія і|розписка |примі-|
|надходже-|супрові-|надійшли|примірни-|номери |    | номер |-------------------|-сть  |номери |  про    | тка  |
|  ння    | дного  |        |  ків    |бланків|    |докуме-|наймену- |прізвище |примі-|бланків|отримання|(від- |
|         | листа  |        |         |       |    | нта   |вання    |та       |рників|       |         |мітка |
|         |        |        |         |       |    |       |підроз-  |ініціали |      |       |         | про  |
|         |        |        |         |       |    |       |ділу     |отримува-|      |       |         |знище-|
|         |        |        |         |       |    |       |         |ча       |      |       |         |ння)  |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 

Додаток 13 до пункту 79 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах Форма 13

ЗАТВЕРДЖУЮ Голова правління Пенсійного фонду України

________ __________________
                                      (підпис)     (ініціали
                                                  та прізвище)

"_____" _________ 20__ р.
 

ПРОГРАМА
          роботи з іноземцями в Пенсійному фонді України
                         та його органах
      з ___________________________________________________
       (іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)

фахівцями в галузі __________________________________________

Відомості про іноземців __________________________________________
              (прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), посада,
__________________________________________________________________
               рік народження, громадянство, стать)

Підстави прийому _________________________________________________

Мета прийому _____________________________________________________

Строк перебування _____ днів з __________ до ______________

Відповідальні за прийом __________________________________________
           (прізвище, ім'я та по батькові, посада, номер телефону)

Перелік  питань, що плануються для обговорення ___________________
__________________________________________________________________

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень  Пенсійного
фонду  України  та його органів, які іноземцям дозволено відвідати
__________________________________________________________________

Перелік місць,  де іноземцями  застосовуватимуться  кіно-,  фото-,
аудіо-  і  відеоапаратура,  інші  технічні  засоби,  і  порядок їх
застосування _____________________________________________________
__________________________________________________________________

Маршрути та  порядок переміщення іноземців на території Пенсійного
фонду          України          та          його           органів
__________________________________________________________________

Перелік   службової   інформації,   яка  планується  для  передачі
іноземцям ________________________________________________________

Робота з іноземцями:

------------------------------------------------------------------
|1-й день     |__ год. Прибуття         |Зустрічають             |
|число,       |_________________________|________________________|
|місяць, день |         (місце          |________________________|
|тижня        |_________________________|________________________|
|             |       прибуття)         |________________________|
|-------------+-------------------------+------------------------|
|2-й день     |__ год. Бесіда           |Проводить ______________|
|число,       |Обговорювання питання ___|Присутні _______________|
|місяць, день |_________________________|________________________|
|тижня        |__ год. Відвідування     |Організовує ____________|
|             |_________________________|Присутні _______________|
|             |_________________________|________________________|
|             |  Вечір - вільний        |                        |
|-------------+-------------------------+------------------------|
|__ й день    |_ год. Виліт до          |Супроводжує ___________ |
|             |____________             |                        |
|----------------------------------------------------------------|
|                                                                |
|----------------------------------------------------------------|
|число,       |__ год. Прибуття до ____ |Проводить ______________|
|місяць, день |_________________________|Присутні _______________|
|тижня        |_ __ год. Обговорювання  |Проводить ______________|
|             |питання__________________|Присутні _______________|
|             |_ __ год. Завершальна    |Супроводжує ___________ |
|             |бесіда __ год.           |________________________|
|             |Відвідування             |Організовує             |
|             |_________________________|_____________           |
|             |_________________________|________________________|
|             |_ __ год. Від'їзд        |                        |
------------------------------------------------------------------

Начальник управління
 міжнародного співробітництва __________  ________________________
                               (підпис)    (ініціали та прізвище)

"___" ____________ 20__ р.

Начальник юридичного управління                         Т.Рябцева

{ Інструкцію доповнено Додатком 13 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }

Додаток 14 до пункту 81 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах Форма 14

____________________________
                                        (гриф обмеження доступу)

ЗАТВЕРДЖУЮ
                                      Голова правління Пенсійного
                                      фонду України
                                      ________ __________________
                                      (підпис)      (ініціали
                                                   та прізвище)
                                      "_____" ________ 20__ р.
 

АКТ експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям

Експертна комісія Пенсійного фонду України у складі ______________
__________________________________________________________________
                  (посада, прізвище та ініціали)
_________________________________________________________________,

розглянувши ______________________________________________________
        (найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер
__________________________________________________________________
                    реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________, уважає, що:

1) у матеріальних носіях ____________________________________
                               найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
               інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________

міститься інформація стосовно ____________________________________
                                         (стислий зміст)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,

яка  відповідно  до  пункту  _____  Переліку належить до службової
інформації, в Пенсійному фонді України та його органах;

2) передача іноземцям матеріальних носіїв службової інформації, в Пенсійному фонді України та його органах, зазначених у пункті 1 цього акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу Голови правління Пенсійного фонду України.

Голова комісії   _____________       ____________________________
                     (підпис)             (ініціали та прізвище)

Члени комісії    _____________       ____________________________
                  _____________       ____________________________

"____" _____________ 20__ р.

Начальник юридичного управління                         Т.Рябцева

{ Інструкцію доповнено Додатком 14 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }

Додаток 15 до пункту 81 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах Форма 15

____________________________
                                        (гриф обмеження доступу)

ЗАТВЕРДЖУЮ
                                      Голова правління Пенсійного
                                      фонду України
                                      ________ __________________
                                      (підпис)      (ініціали
                                                   та прізвище)
                                      "_____" ________ 20__ р.
 

АКТ експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям

Експертна комісія Пенсійного фонду України у складі ______________
__________________________________________________________________
                  (посада, прізвище та ініціали)
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,

розглянувши ______________________________________________________
        (найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер

__________________________________________________________________
                    реєстрації, стислий зміст)
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,

уважає, що:

1) у матеріальних носіях ____________________________________
                               (найменування матеріальних носіїв
__________________________________________________________________
               інформації, дата і номер реєстрації)
__________________________________________________________________

не  міститься  службова  інформація, в Пенсійному фонді України та
його органах;

2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть бути передані іноземцям.

Голова комісії   _____________       ____________________________
                     (підпис)             (ініціали та прізвище)

Члени комісії    _____________       ____________________________
                  _____________       ____________________________

"____" _____________ 20__ р.

{ Інструкцію доповнено Додатком 15 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }

Додаток 16 до пункту 87 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах Форма 16

ЖУРНАЛ обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями Пенсійного фонду України

---------------------------------------------------------------------------------------------
| N |  Час  |  Прізвище, |Мета прийому, | Підрозділи |Ініціали та|   Підсумки   | N справи, |
|з/п|перебу-| ім'я та по |  ініціали та | Пенсійного |  прізвище |    прийому   |   тому,   |
|   | вання |батькові (за|   прізвище   |    фонду   |працівників|(зазначаються |  аркушів, |
|   |       | наявності) |  посадових   | України та |Пенсійного |відомості про |    що     |
|   |       |  іноземця, |    осіб,     |    його    |   фонду   |  виконання   |  передані |
|   |       |  держава,  |відповідальних| органів, з |України та |   програми   |іноземцям".|
|   |       |підприємство|  за прийом   |роботою яких|    його   |  проведення  |           |
|   |       | (установа, |              |ознайомилися|  органів, |   роботи з   |           |
|   |       |організація)|              |  іноземці  | які брали | іноземцями у |           |
|   |       |            |              |            |  участь у |разі передачі |           |
|   |       |            |              |            |  прийомі  | службової    |           |
|   |       |            |              |            |           | інформації - |           |
|   |       |            |              |            |           |відомості про |           |
|   |       |            |              |            |           |   неї, ким   |           |
|   |       |            |              |            |           |видано дозвіл |           |
|   |       |            |              |            |           |  на передачу |           |
|   |       |            |              |            |           |    такої     |           |
|   |       |            |              |            |           |  інформації) |           |
---------------------------------------------------------------------------------------------

Начальник юридичного управління Т.Рябцева

{ Інструкцію доповнено Додатком 16 згідно з Постановою Пенсійного фонду N 5-1 ( z0244-07 ) від 01.03.2007 }