Про внесення змін до Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

Відповідно до Закону України «Про Державну службу спеціального зв’язку та захисту інформації України», постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (зі змінами), постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України», Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 28 липня 2017 року № 669), з метою приведення нормативно-правових актів Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у відповідність до законодавства України, що регламентує діяльність у зазначеній сфері, НАКАЗУЮ:

1. Внести зміни до Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 02 лютого 2016 року № 88, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 березня 2016 року за № 400/28530, виклавши її в новій редакції, що додається.

2. Директору Департаменту організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Держспецзв’язку.

ІНСТРУКЦІЯ
про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок направлення у службові відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку.

2. Службовим відрядженням вважається поїздка військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку за рішенням Голови Держспецзв’язку, начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - ГУУФЗ) та підрозділу урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - підрозділ УФЗ), закладу, установи, організації Держспецзв’язку (далі - орган Держспецзв’язку) самостійно або у складі підрозділу (комісії, команди) на певний строк до іншого населеного пункту (в іншу місцевість) для виконання службового завдання поза межами постійного місця проходження військової служби.

3. Курсантів (слухачів) Держспецзв’язку може бути також направлено у службові відрядження самостійно або у складі команд з метою проходження практики, військового стажування.

4. Строк службового відрядження визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку). Строк службового відрядження не може перевищувати:

у межах України - 30 календарних днів з урахуванням часу перебування в дорозі;

для військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів закладів вищої освіти, не повинен перевищувати 90 календарних днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає,- 18 місяців;

за кордон - 60 календарних днів, крім довготермінового відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку до закордонної дипломатичної установи України.

Строк службового відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку, який направляється в межах України для участі в антитерористичних операціях та/або здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки й оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення цих заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких операцій (заходів).

Строк службового відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичних операціях, заходах із забезпечення національної безпеки й оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської Федерації та/або в забезпеченні їх проведення (у проведенні заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), та осіб, які супроводжують цього військовослужбовця Держспецзв’язку, не повинен перевищувати строку лікування та реабілітації.

5. На військовослужбовця Держспецзв’язку, який перебуває у службовому відрядженні, поширюється розпорядок дня того органу Держспецзв’язку чи державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) він направлений у службове відрядження.

6. Військовослужбовцю Держспецзв’язку, спеціально відрядженому у службове відрядження для виконання службового завдання у вихідний або святковий чи неробочий день, надається за погодженням з безпосереднім начальником інший день для відпочинку.

Якщо військовослужбовець Держспецзв’язку вибуває у службове відрядження для виконання службового завдання у вихідний або святковий чи неробочий день, йому надається за погодженням з безпосереднім начальником інший день для відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення військовослужбовця Держспецзв’язку зі службового відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день, йому може за погодженням з безпосереднім начальником надаватися інший день для відпочинку.

7. Вибуття та повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку зі службового відрядження здійснюються з дотриманням пунктів 91-93 Положення про проходження військової служби (навчання) військовослужбовцями Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженого Указом Президента України від 31 липня 2015 року № 463.

8. Організація службових відряджень у межах України і за кордон Голови Держспецзв’язку та його заступників (далі - керівництво Держспецзв’язку), підготовка звітних матеріалів покладаються відповідно до компетенції на Департамент організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДОЗ) і на Департамент кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДКП).

9. Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на службове відрядження, а саме витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати (у тому числі на оплату вартості послуг щодо здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби), про що зазначається в наказі про відрядження.

II. Організація службових відряджень військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку в межах України

1. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службові відрядження здійснюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (додаток 1) (далі - план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку);

в органі Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану вибуття особового складу органу Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (додаток 2) (далі - план відряджень органу Держспецзв’язку);

у ГУУФЗ (підрозділі УФЗ) для доставки кореспонденції за фельд’єгерськими маршрутами - відповідно до затвердженого начальником ГУУФЗ графіка доставки кореспонденції.

Службове відрядження Голови Держспецзв’язку здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України» після прийняття рішення Першим віце-прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністром України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом повноважень на здійснення відрядження в межах України, отримання якого організовує ДОЗ або ДКП.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держ­спецзв’язку) запропоновано направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 20 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку або його заступника, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв’язку), мотивований рапорт (службову записку).

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

пункт призначення (назва населеного пункту відповідно до вимог адміністративного поділу України, найменування органу Держспецзв’язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку) (далі - пункт призначення);

строки службового відрядження, у тому числі з урахуванням руху транспорту, його відповідність затвердженому плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку);

військове звання, прізвище, ініціали та посада військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, якого (яких) пропонується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інформація про тип, серію та номер зброї, а також кількість боєприпасів до неї (за потреби);

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

розрахунок потреби коштів на службове відрядження за видами витрат (добові, транспортні витрати, витрати на найм приміщення для проживання тощо);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

Направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), здійснюється відповідно до графіка доставки кореспонденції та рішення начальника ГУУФЗ (підрозділу УФЗ), що відображається у книзі нарядів структурного підрозділу ГУУФЗ (підрозділу УФЗ).

3. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку), крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження).

У разі потреби термінової доставки кореспонденції поза графіком доставки кореспонденції направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), здійснюється за наказом ГУУФЗ (підрозділу УФЗ), який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ (підрозділу УФЗ) на підставі мотивованого рапорту без внесення змін до цього графіка.

Рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) попередньо погоджують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та Фінансово-економічним департаментом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ФЕД);

в органі Держспецзв’язку - із фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 10 робочих днів до дня вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи, а в разі його відсутності - до посадової особи відповідного органу Держспецзв’язку, на яку наказом органу Держспецзв’язку покладено виконання обов’язків з питань кадрової роботи (далі - підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службову записку):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилають до ДОЗ (копію) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводять до відома підрозділу (посадової особи) органу Держ­спецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження та з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку.

6. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження оформлюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, ГУУФЗ, закладу, установи або організації Держспецзв’язку здійснюється після погодження з Головою Держспецзв’язку відповідного службового відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника підрозділу УФЗ здійснюється після погодження з начальником ГУУФЗ відповідного службового відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

пункт призначення;

строк відрядження (з урахуванням часу на проїзд);

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку направляється(ються) у службове відрядження (для військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), які направляються для виконання фельд’єгерських маршрутів,- маршрут згідно з графіком доставки кореспонденції);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інформація про тип, серію та номер зброї, а також кількість боєприпасів до неї (за потреби).

8. На підставі наказу про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження (додаток 3), який підписують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - директор ДКП або його заступник;

в органі Держспецзв’язку - начальник органу Держспецзв’язку або його заступник.

У разі направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), для доставки кореспонденції за фельд’єгерськими маршрутами підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ (підрозділу УФЗ) на підставі книги нарядів готує наказ про відрядження, за яким оформлюється посвідчення про відрядження (додаток 4).

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

Після отримання посвідчення про відрядження військовослужбовець Держспецзв’язку ознайомлюється з кошторисом витрат на відрядження та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат та звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується підписами особи, яка відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела таке ознайомлення, на зворотному боці талона посвідчення про відрядження.

9. Відповідальна особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) за зверненням військовослужбовця Держспецзв’язку, який прибув у службове відрядження, робить у посвідченні про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, що засвідчуються печаткою «Для посвідчень про відрядження».

10. У разі термінового направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), військовослужбовця(ів) якого запропоновано направити у службове відрядження, готує відповідний рапорт (службову записку) і проект наказу про відрядження, погодження яких із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) здійснюється способом опитування з використанням засобів телекомунікацій.

Зазначені документи оформлюють у перший робочий день.

З метою забезпечення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку посвідченням про відрядження відповідальна за облік посвідчень про відрядження особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) передає частково оформлені бланки посвідчень про відрядження в законвертованому вигляді черговому Адміністрації Держспецзв’язку (черговому підрозділу органу Держспецзв’язку).

Черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку), отримавши команду, у тому числі з використанням засобів телекомунікацій, на вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження (в Адміністрації Держспецзв’язку - від Голови Держспецзв’язку, його заступників або за вказівкою начальника Управління охорони Держспецзв’язку (особи, яка його заміщує), в органі Держспецзв’язку - від начальника органу або його заступників) та перевіривши службове посвідчення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, який (які) вибуває(ють) у службове відрядження, відкриває конверт, що зберігається у сховищі чергового, та заповнює бланк посвідчення про відрядження згідно зі зразком у конверті.

Заповнений бланк посвідчення про відрядження видається військовослужбовцю Держспецзв’язку, отримання якого він засвідчує своїм підписом у відомості, яка також зберігається в конверті.

Під час здавання чергування черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) вносить відповідний запис про кількість виданих посвідчень про відрядження до книги прийняття та здавання чергування.

У перший робочий день черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) інформує директора ДКП (керівника підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) про використання відповідних бланків та передає відомість їх видачі.

За потреби видача військовослужбовцю(ям) Держспецзв’язку зброї та боєприпасів до неї здійснюється відповідно до законодавства України.

11. Відкликання військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку зі службового відрядження, зміна строків перебування військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службовому відрядженні оформлюються внесенням відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Відміна службового відрядження оформлюється виданням наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування службового відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

III. Організація службових відряджень військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку за кордон

1. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження (крім службових відряджень для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції) здійснюється відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та на підставі наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

Рішення про здійснення службового відрядження Голови Держспецзв’язку або його заступників відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон» приймають Перший віце-прем’єр-міністр України, віце-прем’єр-міністр України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом функціональних повноважень, отримання якого організовує ДОЗ.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) планується направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 30 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку мотивований рапорт (службову записку), кошторис витрат на службове відрядження за кордон (додаток 5), підписаний керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та погоджений з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, до мотивованого рапорту (службової записки) додаються проекти директив, вказівок або технічного завдання, а також інші супровідні матеріали, що готуються відповідно до Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903, які попередньо погоджуються з ДОЗ.

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

країна та найменування населеного пункту призначення;

строки службового відрядження, у тому числі з урахуванням руху транспорту, його відповідність затвердженому плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку);

результати, що очікуються від службового відрядження;

військове(і) звання, прізвище(а), ініціали та посада(и) військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, якого (яких) планується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку направляється(ються) у службове відрядження;

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

потреба в коштах на службове відрядження та інші фінансові умови (за наявності), джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

3. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у мотивованому рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку, крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження).

Перед поданням на доповідь Голові Держспецзв’язку мотивований рапорт (службову записку) попередньо погоджують із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та ФЕД.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження оригінал рапорту (службової записки) та копію кошторису витрат на службове відрядження за кордон не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку.

Також копію кошторису витрат на службове відрядження за кордон надають до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, копія рапорту (службової записки), оригінали кошторису витрат на службове відрядження за кордон та проект директиви, вказівки або технічного завдання надсилаються не пізніше ніж за 25 календарних днів до запланованого початку службового відрядження до ДОЗ, який організовує погодження проекту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС.

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилається до ДОЗ (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналів рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження та кошторису витрат на службове відрядження за кордон, з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку.

6. Направлення військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, у службові відрядження для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції не потребує погодження з Головою Держспецзв’язку та Міністром Кабінету Міністрів України або його заступниками та здійснюється відповідно до графіка доставки дипломатичної пошти до закордонних дипломатичних установ України та графіка доставки офіційної кореспонденції в межах обсягів коштів, передбачених ГУУФЗ на службові відрядження в поточному році.

Направлення військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, у службові відрядження для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції здійснюється на підставі наказу ГУУФЗ про відрядження, який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ відповідно до книги нарядів.

За потреби термінової доставки офіційної кореспонденції направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, здійснюється за наказом ГУУФЗ про відрядження, який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ на підставі мотивованого рапорту відповідальної посадової особи ГУУФЗ без внесення змін до відповідного графіка.

7. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження оформлюють:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

8. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

країна та найменування населеного пункту призначення;

строк службового відрядження (з урахуванням часу на проїзд);

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) відряджається(ються) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку (для військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, які направляються для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції,- маршрут згідно з відповідним графіком);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

вид транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього).

До наказу про відрядження додають кошторис витрат на службове відрядження за кордон.

9. У разі направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, для доставки офіційної кореспонденції оформлюється посвідчення про від­рядження за формою, визначеною міжурядовими угодами.

На підставі наказу про відрядження підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ заповнює бланк посвідчення про відрядження, який підписує начальник ГУУФЗ.

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

Військовослужбовець Держспецзв’язку, який направляється у службове відрядження, ознайомлюється з кошторисом витрат на службове відрядження за кордон та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується підписами особи, яка відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела ознайомлення, на довідці-розрахунку витрат на службове відрядження за кордон (додаток 6).

10. Порядок направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку в довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до законодавства.

11. У разі направлення у службове відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку (крім військовослужбовців Держспецзв’язку, які проходять службу в ГУУФЗ та здійснюють доставку дипломатичної пошти й офіційної кореспонденції) на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням Голови Держспецзв’язку ДОЗ:

вживає заходів щодо забезпечення оформлення та видачі дипломатичного або службового паспорта України;

надає консультативно-дорадчу допомогу для оформлення візи для виїзду до країни призначення.

Оформлення військовослужбовцем Держспецзв’язку дозволу на в’їзд (візи) до країни призначення здійснюється в порядку, передбаченому законодавством України, та в терміни, які забезпечать його вчасне вибуття у службове відрядження.

Оформлення дипломатичних паспортів та віз військовослужбовцям Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, які здійснюють доставку дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції, проводиться в порядку, передбаченому законодавством України.

12. Військовослужбовець Держспецзв’язку, якому надано допуск і доступ до державної таємниці та який направляється у службове відрядження за кордон, зобов’язаний вжити необхідних заходів відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

IV. Планування службових відряджень військовослужбовців Держспецзв’язку

1. З метою ефективного, раціонального та обґрунтованого здійснення видатків на службові відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку) розробляється план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (план відряджень органу Держспецзв’язку).

2. План відряджень Адміністрації Держспецзв’язку розробляється ДОЗ.

Структурні підрозділи Адміністрації Держспецзв’язку щороку (до 01 березня) надсилають у паперовій та електронній (у форматі Microsoft Excel) формах до ДОЗ пропозиції до плану вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на наступний рік (додаток 7) із розрахунку повної та граничної (у межах обсягів коштів, передбачених для структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку на службові відрядження у поточному році) потреб підрозділу.

Підготовлений проект плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку не пізніше ніж 25 березня надсилається до ФЕД для врахування під час складання бюджетної декларації Держспецзв’язку на наступний рік.

Після отримання лімітних довідок про бюджетні асигнування Адміністрації Держспецзв’язку на відповідний рік та повідомлення ФЕД про обсяги видатків, передбачених на службові відрядження, ДОЗ спільно зі структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв’язку у триденний термін здійснює коригування проекту плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку.

Скоригований проект плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку підписує директор ДОЗ, погоджують директор ФЕД - головний бухгалтер, заступники Голови Держспецзв’язку, після чого він подається на затвердження Голові Держспецзв’язку.

Після затвердження плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку витяги з нього надсилаються для виконання до відповідних структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку.

ФЕД і ДОЗ не менше ніж один раз на квартал проводять звірку стану фактичного витрачання коштів на службові відрядження особового складу Адміністрації Держспецзв’язку відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку з метою його коригування.

3. План відряджень органу Держспецзв’язку розробляє підрозділ (посадова особа) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку.

Структурні підрозділи органу Держспецзв’язку щороку (до 20 лютого) надають до підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки плану відряджень органу Держспецзв’язку, свої пропозиції до плану вибуття особового складу органу Держспецзв’язку у службові відрядження на наступний рік (додаток 7) із розрахунку повної та граничної потреб.

До проекту плану відряджень органу Держспецзв’язку службове відрядження за кордон військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку зазначеного підрозділу вноситься на підставі прийнятого Головою Держспецзв’язку рішення, яке попередньо погоджують заступник Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує діяльність цього підрозділу, та ФЕД.

Підготовлений проект плану відряджень органу Держспецзв’язку погоджують відповідальні посадові особи органу Держспецзв’язку, і він не пізніше 01 березня надається до фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку для врахування під час складання бюджетного запиту підрозділу на наступний рік.

Після отримання лімітних довідок про бюджетні асигнування Адміністрації Держспецзв’язку на відповідний рік та повідомлення ФЕД про обсяги видатків, передбачених на службові відрядження, керівник підрозділу (посадова особа) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки плану відряджень органу Держспецзв’язку, спільно зі структурними підрозділами органу Держспецзв’язку у триденний строк здійснює його коригування, погодження із фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку та подає на затвердження начальнику органу Держспецзв’язку.

Після затвердження план відряджень органу Держспецзв’язку доводять до відома відповідних посадових осіб структурних підрозділів органу Держспецзв’язку.

4. Один з примірників затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), а також зміни до нього надсилають до:

ФЕД (не пізніше ніж на наступний робочий день) - для ефективного, раціонального та обґрунтованого планування видатків, передбачених у кошторисі Адміністрації Держспецзв’язку на службові відрядження особового складу Адміністрації Держспецзв’язку, використання під час погодження проектів наказів про відрядження та здійснення контролю за витрачанням коштів на службові відрядження;

фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку - для ефективного, раціонального та обґрунтованого планування видатків, передбачених у кошторисі органу Держспецзв’язку на службові від­рядження, використання під час погодження проектів наказів про відрядження та аналізу виконання плану відряджень органу Держспецзв’язку;

ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) - для використання під час підготовки наказів про відрядження.

5. З метою забезпечення військовослужбовцями Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), безперебійної оперативної доставки кореспонденції, дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції відповідно до Порядку забезпечення урядовим фельд’єгерським зв’язком, приймання, доставки, збереження, знищення кореспонденції, офіційної кореспонденції та дипломатичної пошти, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2018 року № 152, розробляються графік доставки кореспонденції, графік доставки дипломатичної пошти до закордонних дипломатичних установ України та графік доставки офіційної кореспонденції.

V. Відшкодування військовослужбовцю(ям) Держспецзв’язку витрат, понесених у зв’язку зі службовим відрядженням

1. Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку), направляючи військовослужбовця Держспецзв’язку у службове відрядження, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

2. Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються відповідно до додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (зі змінами).

3. Витрати на службове відрядження відшкодовуються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами).

4. ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв’язку) забезпечує авансом військовослужбовця Держспецзв’язку, який направляється у службове відрядження:

у межах України - на підставі наказу про відрядження і талона посвідчення про відрядження;

за кордон - на підставі наказу про відрядження.

5. Аванс військовослужбовцю Держспецзв’язку, який направляється у службове відрядження, перераховується в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток або видається готівкою у вільно конвертованій валюті, зазначеній у кошторисі витрат на службове відрядження за кордон.

Для оплати витрат, що пов’язані зі службовим відрядженням за кордон та здійснюються на території України, аванс видається в національній валюті.

Якщо в разі видачі авансу загальна сума у вільно конвертованій валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

У разі застосування військовослужбовцем Держспецзв’язку платіжної картки для проведення розрахунків у безготівковій формі йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами (згідно з правилами платіжної системи) за наявності документального підтвердження його сплати (виписка з карткового рахунку чи інший документ на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору).

6. Якщо військовослужбовець Держспецзв’язку отримав аванс на службове відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів із дня видання наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування службового відрядження повернути до каси або на реєстраційний рахунок Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс.

7. Витрати на службове відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, у тому числі на чартерні рейси, рахунків, отриманих із готелю (мотелю) або від іншої особи, яка надає послуги з розміщення та проживання відрядженого, у тому числі бронювання місць у готелі (мотелі), страхових полісів тощо.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку зі службовим відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України.

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном витрат у зв’язку з таким службовим відрядженням, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави, а також надається переклад державною мовою документів, складених іноземною мовою.

8. Військовослужбовцю Держспецзв’язку не здійснюється виплата добових, у тому числі за час перебування в дорозі, під час перебування у службовому відрядженні, пов’язаному з:

вступом та навчанням на заочній формі навчання в закладі освіти;

участю в навчальному зборі з підготовки до вступних іспитів у вищий військовий навчальний заклад та військовий навчальний підрозділ закладу вищої освіти;

складанням вступних іспитів до ад’юнктури при вищому військовому навчальному закладі, науковій та науково-дослідній установі, а також із підготовкою та складанням іспитів з кандидатського мінімуму, написанням і захистом дисертації;

проходженням медичного огляду військово-медичною комісією в амбулаторному порядку в іншому населеному пункті.

Також військовослужбовцю Держспецзв’язку не здійснюється виплата добових витрат за дні, коли він (у передбачених законодавством випадках) забезпечується харчуванням за рахунок держави, а також за період, коли відрядженому здійснюються польові виплати.

У разі перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у розпорядженні Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) виплата добових за цей час не здійснюється. У разі направлення цього військовослужбовця Держспецзв’язку у службове відрядження з пункту перебування в розпорядженні до іншого населеного пункту виплата йому добових здійснюється на загальних підставах.

9. Відшкодування витрат на найм житлового приміщення військовослужбовцю Держспецзв’язку не здійснюється у разі:

участі в навчальному зборі з підготовки до вступних іспитів у вищий військовий навчальний заклад та військовий навчальний підрозділ закладу вищої освіти (за період складання заліків та іспитів);

відрядження, пов’язаного зі складанням вступних іспитів до ад’юнктури при вищому військовому навчальному закладі, науковій і науково-дослідній установі, а також з підготовкою та складанням іспитів з кандидатського мінімуму, написанням і захистом дисертації;

безоплатного забезпечення житловим приміщенням у пункті призначення;

перебування на лікуванні в медичному закладі (підрозділі).

Також військовослужбовцю Держспецзв’язку, який перебуває у розпорядженні Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку), відшкодування витрат на найм житлового приміщення не здійснюється в разі розташування цього приміщення в пункті перебування в розпорядженні.

10. Військовослужбовцю Держспецзв’язку, який направлений у службове відрядження у зв’язку з його викликом до органу, що проводить досудове розслідування, прокуратури, суду або органу, у провадженні якого перебуває справа про адміністративне правопорушення, як свідка, потерпілого, законного представника потерпілого(их), експерта, спеціаліста, перекладача, понятого, у межах строків і розмірів, передбачених цією Інструкцією, відшкодування витрат на службове відрядження здійснює Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку) за місцем прохо­дження ним служби за рахунок відповідних асигнувань, отриманих на вимогу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) від органу, за викликом якого він відряджався.

11. Витрати у зв’язку з поверненням військовослужбовцем Держспецзв’язку, який був направлений у службове відрядження, квитка на транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише з поважних причин (рішення про відміну службового відрядження, відкликання зі службового відрядження тощо) за наявності оригіналу документа, що засвідчує вартість таких витрат.

Якщо дата на проїзному (перевізному) документі не збігається (є пізнішою) з датою прибуття військовослужбовця Держспецзв’язку зі службового відрядження згідно з наказом про відрядження, з письмового дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) береться до уваги затримка в службовому відрядженні на вихідний або святковий чи неробочий день у разі, якщо строк перебування військовослужбовця Держспецзв’язку поза місцем його постійної служби не перевищує строку службового відрядження, передбаченого постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (зі змінами), і таку затримку було попередньо погоджено з Головою Держспецзв’язку або його заступником, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальником органу Держспецзв’язку).

За ці дні військовослужбовцю Держспецзв’язку не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця службового відрядження до місця постійної служби).

З дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з причин, що не залежать від військовослужбовця Держспецзв’язку, за наявності оригіналів підтвердних документів.

Рішення про продовження строку службового відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку у разі затримки з незалежних від нього причин Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку) приймає після прибуття відрядженого військовослужбовця Держспецзв’язку до постійного місця проходження військової служби на підставі мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку). Таке рішення оформлюється внесенням відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

За час затримки в місці відрядження без поважних причин добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати військовослужбовцю Держспецзв’язку не відшкодовуються.

12. У разі використання електронного проїзного (перевізного) документа підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера);

копія частини електронного проїзного (перевізного) документа з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);

оригінали відривних частин посадкових талонів пасажира;

роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на рейс.

У разі втрати, знищення або псування посадкового талона пасажира відрядженому військовослужбовцю Держспецзв’язку з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) може бути відшкодовано витрати на придбання електронного проїзного (перевізного) документа за умови надання оригіналу довідки перевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного проїзного (перевізного) документа, придбаного для окремого пасажира, факт його використання повністю за визначеним маршрутом.

Відшкодування витрат, пов’язаних із отриманням листа (акта, довідки) компанії-продавця щодо підтвердження перевезення військовослужбовця Держспецзв’язку за визначеним в електронному проїзному (перевізному) документі маршрутом і датою, не здійснюється.

Якщо електронний проїзний (перевізний) документ (оформлений на паперовому носії) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про його повернення, складений(а) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються прізвище та ініціали військовослужбовця Держспецзв’язку, що був направлений у службове відрядження, вартість поїздки/перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного електронного проїзного (перевізного) документа, а також копія електронного проїзного (перевізного) документа, завірена головним бухгалтером компанії-продавця чи уповноваженою на це особою.

У разі здійснення онлайн-замовлення проїзних (перевізних) документів на пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного проїзного (перевізного) документа є його роздруківка на паперовому носії.

У разі повернення електронного проїзного (перевізного) документа на пасажирські перевезення до звіту додають документи про повернення або лист (акт, довідку) про його повернення, складений(у) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.

13. Витрати на проїзд військовослужбовця Держспецзв’язку у м’якому вагоні нічного потяга, вагоні 1 класу денного швидкісного потяга, суднами морського й річкового транспорту, повітряного транспорту за квитками 1 класу і бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

14. Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується(ються) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку, відшкодовуються з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

15. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу та відповідно до затвердженого Головою Держспецзв’язку (начальником органу Держспецзв’язку) маршруту. У дорожньому листі автомобіля вказуються маршрут руху (звідки/куди) і транзитні пункти, відстань у кілометрах, заплановані витрати пального на весь маршрут, список військовослужбовців Держспецзв’язку, які планують пересуватися автомобілем, із визначенням старшого автомобіля.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

16. Фактичний час перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у службовому відрядженні за кордоном визначається відповідно до наказу про відрядження, а також за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у відрядженні (відповідні первинні документи та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне його перебування у відрядженні (відмітки прикордонної служби про перетин кордону, проїзні (перевізні) документи, рахунки на проживання з датами відправлення до місця службового відрядження та прибуття зі службового відрядження (поза межами України) транспортного засобу тощо)).

У разі відсутності зазначених в абзаці першому цього пункту відповідних підтвердних документів добові витрати відрядженому військовослужбовцю Держспецзв’язку не відшкодовуються.

17. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вільно конвертованій валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад та найм житлового приміщення) або добових витрат, йому зменшується виплата добових витрат на суму додатково наданих коштів. Якщо сума компенсації поточних витрат військовослужбовцю Держспецзв’язку, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленій сумі добових витрат, виплата добових витрат військовослужбовцю Держспецзв’язку не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вільно конвертованій валюті у вигляді компенсації витрат на проїзд до місця відрядження і назад, найм житлового приміщення, відшкодування витрат на проїзд та найм житлового приміщення військовослужбовцю Держспецзв’язку не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) витрати на службове відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку під час проведення заходу, військовослужбовцю Держспецзв’язку виплачуються добові витрати, сума витрат на найм житлового приміщення та проїзд у службове відрядження відповідно до законодавства.

Суму відшкодування поточних витрат військовослужбовцю Держспецзв’язку, отриману від сторони, яка проводила захід, Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку) направляє на відновлення фактично здійснених Адміністрацією Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку) видатків.

18. Якщо для остаточного розрахунку за службове відрядження за кордон потрібно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін іноземної валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження або у вільно конвертовану валюту перерахунок витрат, зроблених у службовому відрядженні, що підтверджено документально, здійснюється на підставі крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на службове відрядження.

Якщо підтвердні документи про обмін іноземної валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження надано не на повну суму витрат, зроблених у службовому відрядженні, що підтверджено документально, різниця суми витрат обчислюється на підставі крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на службове відрядження.

19. Після повернення зі службового відрядження військовослужбовець Держспецзв’язку зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня (якщо військовослужбовець Держспецзв’язку отримав готівку із застосуванням платіжних карток,- до закінчення третього банківського дня), наступного за днем прибуття до місця служби, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693.

Після повернення зі службового відрядження за кордон разом зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається звіт про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон (далі - Звіт) (додаток 8).

Разом зі Звітом подаються належно оформлене посвідчення про відрядження (у разі оформлення) з відбитками печаток про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження та зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, а також оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат на службове відрядження, з додаванням перекладу державною мовою документів, складених іноземною мовою.

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у службовому відрядженні за кордоном, до Звіту додаються завірені директором ДКП (керівником підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) або директором ФЕД - головним бухгалтером (керівником фінансового підрозділу - головним бухгалтером органу Держспецзв’язку) ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого військовослужбовця Держспецзв’язку та відмітками прикордонної служби про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим військовослужбовцем Держспецзв’язку державного кордону України (в якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву паспортного документа).

VI. Звітування щодо результатів здійснення службового відрядження в межах України та за кордон

1. Після повернення зі службового відрядження керівник підрозділу Держспецзв’язку (голова комісії, старший команди), військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку якого направлявся(лися) у службове відрядження, у п’ятиденний строк письмово (у довільній формі) доповідає посадовій особі Держспецзв’язку, яка надала дозвіл на службове відрядження.

2. Звіт про результати службового відрядження за кордон, що передбачало міжнародну співпрацю, готується за формою, визначеною Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.

Затверджений Головою Держспецзв’язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається в установленому порядку структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку):

до Кабінету Міністрів України (за потреби) - у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, якщо службове відрядження не передбачало участі у заходах міжнародного характеру;

до ДОЗ (у паперовій та електронній формах) - у п’ятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку для подальшого його опрацювання та подання у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку до Кабінету Міністрів України (за потреби) та МЗС у випадках, передбачених Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.

ПЛАН
вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження

ПЛАН
вибуття особового складу у службові відрядження

ПОСВІДЧЕННЯ
про відрядження

ПОСВІДЧЕННЯ
про відрядження

КОШТОРИС
витрат на службове відрядження за кордон

ДОВІДКА-РОЗРАХУНОК
витрат на службове відрядження за кордон

ПРОПОЗИЦІЇ
до плану вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) у службові відрядження

ЗВІТ
про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон