{Наказ втратив чинність на підставі Наказу Генеральної прокуратури № 27 від 12.02.2019}

Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України

З метою вдосконалення організації роботи з документами, застосування сучасних засобів обробки інформації, керуючись статтею 9 Закону України "Про прокуратуру", НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в органах прокуратури України (додається).

2. Першому заступнику та заступникам Генерального прокурора України, заступнику Генерального прокурора України - Головному військовому прокурору, заступнику Генерального прокурора України - керівнику Спеціалізованої антикорупційної прокуратури, керівникам регіональних та місцевих прокуратур, керівникам самостійних структурних підрозділів апаратів забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог цієї Інструкції.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Генерального прокурора України від 15.01.2013 № 3 "Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України".

4. Контроль за дотриманням вимог наказу покласти на заступника Генерального прокурора України відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом Генеральної прокуратури України.

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в органах прокуратури України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в органах прокуратури України (далі - Інструкція) складена відповідно до положень державної системи діловодства і встановлює загальні правила документування діяльності органів прокуратури України, регламентує порядок роботи з документами з часу їх створення, надходження до відправлення або передавання в архів прокуратури з урахуванням впровадження інформаційних технологій та електронного документообігу.

1.2. Інструкція визначає порядок приймання, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення (у тому числі редагування), тиражування, відправлення, контролю за виконанням документів, формування їх у справи, наглядові провадження, зберігання, використання на паперових або електронних носіях та встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами.

На процесуальні та фінансові документи ця Інструкція поширюється в частині, яка стосується загальних принципів роботи з ними і підготовки до передавання в архів.

1.3. Комп'ютерні (електронні) системи автоматизації документообігу повинні відповідати вимогам законодавчих та інших нормативних актів, а також цієї Інструкції. Питання щодо роботи із зазначеними системами встановлюються окремими організаційно-розпорядчими документами.

Дозволяється штрихове кодування та реєстрація вхідної-вихідної кореспонденції в електронному вигляді згідно з вимогами Інструкції за допомогою цих систем.

1.4. Порядок роботи, обліку, зберігання і використання документів, матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію та яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування", визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

Ведення секретного діловодства регламентується Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами).

1.5. Органи прокуратури України здійснюють діловодство державною мовою відповідно до вимог Закону України "Про засади державної мовної політики" від 3 липня 2012 року.

Листування з питань міжнародного співробітництва може здійснюватися державною мовою з долученням перекладу мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

1.6. Тлумачення термінів, які використовуються в цій Інструкції, наведено у додатку 1.

1.7. Ведення діловодства в органах прокуратури покладається на службу діловодства (управління, відділ, відповідних працівників).

1.8. Загальне керівництво роботою служби діловодства здійснює керівник прокуратури або один із його заступників згідно з розподілом обов'язків.

1.9. Організацію роботи служби діловодства та контроль за станом діловодства в Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах здійснює керівник служби діловодства.

Керівник служби діловодства в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:

- здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням в апараті прокуратури, у прокуратурах нижчого рівня вимог державних стандартів та цієї Інструкції;

- забезпечувати періодичну перевірку стану ведення діловодства в апараті прокуратури та прокуратурах нижчого рівня;

- всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації процесів діловодства, вживати необхідних заходів щодо оснащення служби діловодства сучасним обладнанням, АРМ на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників служби діловодства та структурних підрозділів із питань діловодства.

1.10. Вимоги керівника служби діловодства, що стосуються діловодства, обов'язкові для всіх працівників прокуратури і можуть бути скасовані тільки керівником прокуратури або його заступником, на якого покладене загальне керівництво роботою служби діловодства.

1.11. Відповідальність за стан діловодства у структурних підрозділах прокуратур покладається на їх керівників, а у місцевій прокуратурі без структурного поділу - на її керівника або одного із заступників керівника згідно з розподілом обов'язків.

1.12. Вимоги цієї Інструкції є обов'язковими для всіх працівників прокуратури. Керівник структурного підрозділу та керівник місцевої прокуратури забезпечують вивчення підпорядкованими працівниками положень цієї Інструкції і здійснюють контроль за її виконанням.

1.13. Службові документи не підлягають розголошенню. Ознайомлення з ними, видача довідок, використання даних службового характеру в доповідях, лекціях, виступах у засобах масової інформації здійснюється в апаратах прокуратур з дозволу керівництва прокуратури та структурних підрозділів, у місцевих прокуратурах - керівника або його заступника.

1.14. Загальнодоступними для ознайомлення є документи, на які не поширюються обмеження, визначені Кримінальним процесуальним кодексом України, Законами України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про захист персональних даних", Переліком відомостей, що становлять службову інформацію та можуть міститися в документах органів прокуратури України, і Переліком документів, у яких міститься службова інформація, що затверджуються наказом Генеральної прокуратури України.

1.15. У разі звільнення чи тимчасової відсутності прокурора (відпустка, відрядження тощо) усі службові документи, що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, керівника місцевої прокуратури іншому виконавцю через службу діловодства або працівника, відповідального за ведення діловодства у структурному підрозділі.

Під час зміни керівника служби діловодства всі документи, печатки, штампи, бланки, які використовуються в підрозділі, передаються новопризначеній особі відповідно до акта, який затверджується керівником прокуратури.

При зміні керівника прокуратури приймання-передача справ здійснюється згідно з Положенням про порядок приймання-передачі справ, документів та майна прокуратур при звільненні та призначенні їх керівників, затвердженим відповідним наказом Генеральної прокуратури України.

1.16. Порушення вимог цієї Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

2. Організація документообігу

2.1. Приймання, доставляння та передавання документів здійснюється працівниками служби діловодства.

2.2. Документи передаються на розгляд та виконання не пізніше наступного робочого дня після їх реєстрації.

У Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах передавання документів здійснюється не менш ніж двічі на день, у місцевих прокуратурах - безпосередньо за їх надходженням, але не пізніше наступного робочого дня.

Звернення з вимогою внесення відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення та інші термінові документи передаються на розгляд керівництву прокуратури невідкладно.

2.3. Приймання та передавання вхідних, вихідних і внутрішніх документів на всіх етапах проходження здійснюється через службу діловодства (осіб, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах) з обов'язковою відміткою у відповідних книгах обліку (додаток 2) чи картках (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з відповідними реєстрами, відображенням руху документів у системі).

Передавання внутрішніх документів між підрозділами, які розташовані у різних адміністративних будівлях, здійснюється через службу діловодства.

2.4. Документи з одного самостійного структурного підрозділу до іншого передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства (з фіксуванням дати і часу), за згодою їх керівників, а в разі незгоди - за письмовою вказівкою керівництва прокуратури.

Підставою для передавання документів є обґрунтований та погоджений керівником самостійного структурного підрозділу рапорт виконавця.

2.5. Наглядові провадження передаються до іншого підрозділу в тимчасове користування у підшитому вигляді, під розписку, з письмового дозволу керівника підрозділу, з відміткою на картці обліку руху наглядового провадження (додаток 3); при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу - з одночасним відображенням руху наглядового провадження в системі.

2.6. Звернення, матеріали кримінальних проваджень та наглядові провадження для користування передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, з відміткою у відповідних книгах обліку (коли і кому передані документи).

2.7. Працівники служби діловодства не відповідають за документи, які були передані без їх участі (керівником особисто виконавцю, інше) та належної реєстрації в службі діловодства.

Відповідальність за документи, які були передані керівником особисто виконавцю без належної реєстрації (обліку) в службі діловодства, покладається на осіб, які прийняли таке рішення.

2.8. Працівники прокуратури, які отримали документи без реєстрації у прокуратурі, повинні невідкладно особисто або за участі працівника, який забезпечує ведення діловодства, передати такі документи у відповідний підрозділ (працівнику) служби діловодства для здійснення реєстрації у загальному порядку.

Документи, надані для реєстрації, обов'язково повинні містити відмітки про дату, посаду та прізвище особи, що їх отримала, інформацію про додатки та їх місцезнаходження (у разі наявності).

2.9. Проходження, розгляд і виконання документів засвідчується відмітками (позначками) про надходження, реєстрацію, порядок виконання, контроль, передачу, які розміщуються на документі або на аркуші паперу з резолюцією.

Усі відмітки датуються і підписуються, підпис розшифровується.

При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу ці дані також фіксуються у відповідних електронних картках документів.

2.10. Особові справи працівників прокуратури витребовуються листом кадрового підрозділу за підписом керівника прокуратури.

2.11. Накази та інші документи передаються на ознайомлення відповідно до резолюції керівництва прокуратури або структурного підрозділу із зазначенням терміну ознайомлення.

Працівники, які ознайомилися з документом, розписуються на ньому або на окремому аркуші (аркуші ознайомлення), вказуючи дату та прізвище.

3. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

3.1. Усі документи, що надходять до прокуратури, приймаються централізовано службою діловодства.

3.2. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації, а у місцевих прокуратурах - черговим працівником, який невідкладно розкриває конверти.

Працівник підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації (у місцевих прокуратурах - черговий працівник) термінові документи передає на розгляд керівництву, виконує вказівки щодо організації їх розгляду. Наступного робочого дня працівником цього підрозділу або виконавцем вони надаються до служби діловодства для реєстрації та подальшого руху.

Документи, які не передавалися на розгляд керівництву, наступного робочого дня надаються до служби діловодства для реєстрації у загальному порядку.

3.3. Працівники служби діловодства розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", перевіряють правильність доставки, цілісність упаковки та наявність усіх документів і додатків.

Конверти з написом "Особисто", які адресовані керівництву прокуратури, обліковуються та невідкладно передаються за призначенням.

3.4. Якщо під час приймання та обробки вхідної кореспонденції виникла підозра щодо вмісту конверта, пакета, бандеролі, слід дотримуватись вимог Порядку прийняття в органах виконавчої влади поштових відправлень, службової кореспонденції, інших документів і матеріалів з ознаками підозрілих вкладень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 69ДСК.

3.5. У разі пошкодження упаковки, некомплектності чи відсутності додатків робиться відмітка у поштовому реєстрі та на останній сторінці документа після підпису автора. Запит щодо надсилання документів, яких не вистачає, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

3.6. За наявності додатків, що не вказані в основному або супровідному документі, в кінці тексту після підпису відповідної особи працівником служби діловодства зазначається кількість аркушів додатка, що засвідчується особистим підписом.

3.7. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Повернення здійснюється працівниками служби діловодства, про що робиться запис у реєстрі відправлення кореспонденції. Копії супровідних листів долучаються до відповідної номенклатурної справи.

3.8. У кожній прокуратурі в загальнодоступному місці розташовується скринька для вхідної кореспонденції. Документи з неї вилучаються працівниками служби діловодства двічі на день (у першій та другій половині дня) з подальшим проставленням штампа з відміткою "Зі скриньки" та зазначенням дати вилучення, після чого передаються для реєстрації та розгляду.

3.9. Працівники служби діловодства приймають виключно документи, направлені фельд'єгерським, спеціальним та поштовим зв'язком, електронні звернення, а також відомчу кореспонденцію, надіслану органами влади, що надійшла поштовим зв'язком або доставлена уповноваженою особою, яка має документ, що засвідчує її належність до відповідного органу.

3.10. Відомчі документи або документи з питань міжнародного співробітництва, які надійшли до органів прокуратури за допомогою технічних засобів зв'язку, реєструються в загальному порядку.

3.11. Конверти зберігаються і додаються до документів:

- у разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа;

- у разі надходження кореспонденції із судових органів;

- у разі відсутності у конвертах окремих документів чи встановлення невідповідності номерів документів номерам на конверті;

- за наявності розбіжностей у зазначенні адреси на конверті та на зверненні.

За відсутності вищезгаданих підстав для зберігання конверти знищуються після розгляду документа.

3.12. Попередній розгляд документів

3.12.1. Усі документи, що надійшли до прокуратури, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.12.2. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації та розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом прокуратури, і ті, що передаються виконавцям відповідно до функціональних обов'язків.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником служби діловодства або іншою особою відповідно до розподілу обов'язків.

3.12.3. Кореспонденція розподіляється на:

- листи Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України;

- звернення органів державної влади та управління;

- депутатські документи;

- звернення (у тому числі електронні) і телеграми громадян, звернення підприємств, організацій;

- звернення про вчинені кримінальні правопорушення;

- документи, що належать до листування за зверненнями та справами;

- запити в порядку Закону України "Про доступ до публічної інформації";

- кримінальні провадження;

- матеріали перевірок;

- спецповідомлення;

- матеріали з питань міжнародного співробітництва;

- відомче листування;

- судові документи;

- інші документи;

- документи, що не підлягають реєстрації (додаток 4).

3.12.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня у випадку їх надходження у неробочий час.

3.12.5. Керівництву Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур документи подаються на розгляд службою діловодства згідно з порядком, встановленим Регламентом прокуратури та наказом про розподіл обов'язків між керівництвом прокуратур.

Керівництву місцевої прокуратури вхідна кореспонденція передається на розгляд у порядку, встановленому керівником місцевої прокуратури, з додержанням вимог законодавства, наказів Генеральної прокуратури України, цієї Інструкції та згідно з розподілом обов'язків.

4. Реєстрація документів

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на вхідних документах штампа із зазначенням номера та дати з подальшим записом у книгах обліку необхідних даних про документ.

Реєстрації підлягають документи, що потребують виконання, розгляду і використання з довідковою метою, які надійшли до прокуратури поштовим, фельд'єгерським та спеціальним зв'язком, кур'єром, прийняті на особистому прийомі, одержані на телефон "гарячої лінії", з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку, вилучені зі скриньки, відомча кореспонденція, у тому числі надіслана факсимільним зв'язком, електронною поштою.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

4.1.2. Штамп містить найменування прокуратури, дату реєстрації та порядковий номер відповідної книги обліку (номер за автоматизованою системою електронного документообігу) і проставляється у нижньому правому куті лицевого боку першої сторінки або на будь-якому вільному від тексту місці першої сторінки.

На поштових відправленнях, що не підлягають розпечатуванню, штамп ставиться на конверті.

4.1.3. Вхідна кореспонденція реєструється залежно від виду та змісту.

У першу чергу реєструються листи Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховної Ради України, документи за підписом керівників органів державної влади та управління, депутатські документи, заяви і повідомлення про вчинені кримінальні правопорушення, кореспонденція з питань міжнародного співробітництва, відомча документація на ім'я Генерального прокурора України, керівників регіональних прокуратур, звернення з особистого прийому, листування з посиланням на номер контрольного документа з відміткою "окв".

Кореспонденція, вилучена зі скриньки, реєструється у загальному порядку.

Вхідні документи, викладені іноземною мовою, реєструються після здійснення перекладу.

4.1.4. Внутрішні документи (крім наказів), що створюються в органах прокуратури і не виходять за її межі (доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей на звернення, які надаються до відповідального підрозділу, тощо), реєструються у відповідній книзі (додаток 5).

Номер документа у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку внутрішніх документів із додаванням букв "вн" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вн-16.

4.1.5. Документи, що надходять до прокуратури, у тому числі в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", реєструються один раз: вхідні - у день надходження (у випадку надходження у другій половині дня - не пізніше наступного робочого дня), створювані (внутрішні) - у день підписання або затвердження.

4.1.6. Порядок реєстрації, обліку та забезпечення права на доступ до інформації, що була створена у процесі діяльності та знаходиться у володінні органів прокуратури, визначається Законом України "Про доступ до публічної інформації" та відповідними організаційно-розпорядчими документами.

4.1.7. Для реєстрації вхідної кореспонденції в органах прокуратури використовуються книги обліку вхідної кореспонденції (додаток 6), звернень громадян та юридичних осіб (додаток 7), звернень громадян, що надійшли на телефон "гарячої лінії" (додаток 7а), кримінальних проваджень, витребуваних у порядку нагляду (додаток 8), та кримінальних проваджень, направлених для затвердження обвинувального акта (додаток 9), обліку запитів на інформацію, які надійшли до прокуратури (додаток 10), документів з грифом обмеження доступу "Для службового користування" (за формою, встановленою в додатку 2 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893).

4.1.8. При реєстрації кореспонденції в книзі обліку вхідної кореспонденції номер документа складається з порядкового номера книги обліку з додаванням букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 12вх-16.

Подальший рух вхідної кореспонденції у структурних підрозділах фіксується у книзі обліку вхідної кореспонденції. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідної книги, букв "вх" та двох останніх цифр року, наприклад: 04/2-25вх-16.

4.1.9. Після реєстрації в службі діловодства (проставлення штампа з датою реєстрації, реєстраційного номера) вхідна кореспонденція Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур підлягає вивченню і визначенню порядку її розгляду та вирішення відповідно до Регламенту прокуратури, цієї Інструкції, інших організаційно-розпорядчих документів.

4.1.10. Термінові документи, передані керівництву прокуратури без реєстрації, після розгляду (вчинення резолюції) повертаються до служби діловодства, реєструються і передаються для виконання.

4.1.11. При використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу працівник, який забезпечує ведення діловодства в структурному підрозділі, після прийняття рішення за зверненнями вносить до електронних карток відповідні відомості, а також на вимогу працівників цього підрозділу забезпечує їх даними (у формі друкованих витягів, довідок і т. п.), які містяться у цій системі, щодо зареєстрованих звернень та матеріалів, заведених наглядових проваджень тощо.

Залучення служби діловодства прокуратури до роботи з надання такої інформації допускається за мотивованим рапортом керівника структурного підрозділу з обов'язковим обґрунтуванням підстав для надання відповідної інформації.

4.2. Реєстрація та облік наглядових проваджень

4.2.1. Документи та інші матеріали, які потребують перевірки, вирішення та надання письмової відповіді автору, а також контролю за виконанням, групуються у наглядові провадження.

Підставою для заведення наглядового провадження є прийняття документа до виконання із письмовою вказівкою прокурора "Завести н/п".

4.2.2. Наглядове провадження заводиться працівником служби діловодства не пізніше 5 днів з часу реєстрації документів та інших матеріалів або справи, а за контрольними документами, спецповідомленнями, з питань міжнародного співробітництва - невідкладно.

4.2.3. Наглядові провадження у Генеральній прокуратурі України, регіональних та місцевих прокуратурах зі структурним поділом заводяться у структурних підрозділах за книгою обліку наглядових проваджень (додаток 11).

У прокуратурах без структурного поділу наглядові провадження заводяться за книгами обліку наглядових проваджень окремо за зверненнями громадян, юридичних осіб, матеріалами перевірок, позовами прокурора (додаток 12) та за кримінальними провадженнями (додаток 13).

4.2.4. Номер наглядового провадження у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку наглядових проваджень та двох останніх цифр року прийняття документа до провадження, наприклад: 04/2-1432-16.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр номера наглядового провадження становить номер номенклатурної справи, за якою значиться відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку наглядових проваджень та дві останні цифри року, наприклад: 50-1032-16.

Подальше листування ведеться за номером наглядового провадження, який зазначається на вихідному документі працівником служби діловодства прокуратури.

4.2.5. Переліки індексів структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур затверджуються наказами їх керівників.

Регіональні прокуратури впродовж тижня після видання такого наказу Генеральною прокуратурою України приводять у відповідність із ним власні переліки індексів структурних підрозділів. Зазначені накази у цей же строк надсилаються до Генеральної прокуратури України.

За умови створення у місцевій прокуратурі територіальних відділів наказом її керівника можуть затверджуватися переліки індексів цих структурних підрозділів. Примірник наказу упродовж тижня надсилається до регіональної прокуратури.

4.2.6. За результатами узагальнення документообігу керівництво служби діловодства щороку здійснює розподіл номерів наглядових проваджень між структурними підрозділами на наступний рік, починаючи з одиниці, за відповідною формою (додаток 14), наприклад: підрозділ "04" - 400 резервних номерів (001-400); підрозділ "05" - 100 резервних номерів (401-500); підрозділ "06" - 50 резервних номерів (501-550).

У разі необхідності виділення додаткових номерів працівники, відповідальні за ведення діловодства у структурних підрозділах, звертаються із заявкою до керівництва служби діловодства.

4.2.7. Якщо документ направлено для вирішення у прокуратуру нижчого рівня або в інше відомство з контролем виконання (з пропозицією повідомити про результати вирішення до визначеної дати або про остаточне з'ясування питання), за ним заводиться наглядове провадження, копії доручення та документа долучаються до наглядового провадження, що передається працівникам, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах.

Такі наглядові провадження зберігаються у папках із написом "Контроль" за датами контролю та передаються виконавцям у встановлені ними строки виконання.

4.2.8. За документами, направленими для розгляду до прокуратури нижчого рівня чи інших відомств без контролю, наглядові провадження не заводяться.

Супровідні листи з оригіналами звернень направляються за номером, який складається з індексу структурного підрозділу та букви "р", наприклад: 19р.

У прокуратурах без структурного поділу вихідний номер супровідного листа складається з номера номенклатурної справи, де містяться копії таких листів, та букви "р", наприклад: 27р.

Копія супровідного листа з аркушем, на якому міститься резолюція керівництва, підшивається у справу послідовно за датою відправлення.

4.2.9. У кожній прокуратурі за одним і тим самим кримінальним провадженням, питанням, а також за зверненнями одного і того ж громадянина заводиться одне наглядове провадження.

4.2.10. Якщо раніше за документами та іншими матеріалами заведені з одних і тих самих питань різні наглядові провадження, вони об'єднуються в одне і йому надається номер наглядового провадження, заведеного раніше. При об'єднанні двох і більше наглядових проваджень зберігається хронологічна послідовність документів кожного провадження, а також усі картки обліку їх руху. Наглядові провадження підшиваються разом з обкладинками, аркуші повторно нумеруються (обкладинки не нумеруються). Одночасно вносяться зміни в книгу обліку наглядових проваджень (при використанні в прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу цей рух наглядових проваджень фіксується).

Об'єднання наглядових проваджень здійснюється працівником, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, за вказівкою прокурора.

4.2.11. Об'єднання наглядових проваджень за різними справами, провадженнями та питаннями не дозволяється.

4.2.12. Передача наглядових проваджень здійснюється під підпис безпосередньо працівниками, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах.

4.3. Реєстрація та облік матеріалів кримінальних проваджень

4.3.1. Матеріали кримінальних проваджень, витребувані в порядку нагляду, і ті, що надійшли для затвердження обвинувального акта, клопотання про застосування заходів медичного або виховного характеру (останні - з позначкою "У порядку ст. 291 (ст. 292) КПК України"), реєструються централізовано службою діловодства у загальному порядку та окремо в кожному структурному підрозділі у відповідних книгах обліку.

4.3.2. Зареєстровані матеріали кримінальних проваджень передаються на доповідь разом із наглядовим провадженням. Якщо за кримінальним провадженням не заведено наглядового провадження, воно заводиться у загальному порядку.

4.3.3. Порядок витребування та повернення матеріалів кримінальних проваджень визначається Регламентом прокуратури.

4.3.4. Пересилка (доставляння) матеріалів кримінальних проваджень здійснюється лише фельд'єгерським зв'язком або кур'єром (уповноваженим працівником прокуратури).

4.3.5. У разі доставки матеріалів кримінальних проваджень кур'єром забороняється передача їх із рук у руки без відповідної реєстрації і обліку в службі діловодства.

4.3.6. Питання зберігання, обліку вилучених під час кримінального провадження речових доказів, майна та документів регулюються положеннями Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження та Порядку передачі на зберігання тимчасово вилучених під час кримінального провадження документів, які посвідчують користування спеціальним правом, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2012 № 1104.

5. Розгляд і виконання документів

5.1. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється Регламентом прокуратури та цією Інструкцією.

5.2. Керівниками прокуратур, структурних підрозділів документи розглядаються не пізніше наступного робочого дня з часу реєстрації, а термінові - негайно. За результатами розгляду вчиняється резолюція, в якій визначаються виконавці, порядок виконання, у разі потреби - строк виконання, після чого вказується дата і проставляється особистий підпис.

Не допускається вчинення загальних резолюцій ("Внести пропозиції", "Доповісти" тощо).

5.3. Документи, що стосуються кількох структурних підрозділів, підпорядкованих різним заступникам Генерального прокурора України, керівників регіональних прокуратур, передаються на доповідь у Генеральній прокуратурі України - першому заступнику Генерального прокурора України, у регіональних прокуратурах - їх керівникам, які визначають виконавців.

5.4. На документах із резолюцією керівника вищого рівня, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, ставиться підпис автора резолюції та дата.

5.5. Резолюція на документі вчиняється на вільному від тексту місці. У разі направлення документа для вирішення у прокуратури нижчого рівня чи інші відомства за належністю на текстах законів, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, нормативних актів Кабінету Міністрів України, інших державних органів резолюція вчиняється на окремому аркуші або спеціальному бланку.

5.6. У разі визначення в резолюції кількох виконавців документа доведення її змісту, своєчасне та якісне виконання, продовження строків виконання, підготовка та підписання відповіді у керівництва покладається на першого виконавця.

5.7. Надходження документів від керівництва прокуратури до безпосередніх виконавців не повинно перевищувати двох робочих днів, а документів, строк виконання яких визначено окремими законодавчими актами, - забезпечується невідкладно.

5.8. Якщо рішення з поважних причин не може бути прийнято у визначений термін, у Генеральній прокуратурі України та регіональних прокуратурах строк виконання продовжується керівництвом прокуратури за рапортом виконавця, завізованим начальником самостійного структурного підрозділу, а у місцевих прокуратурах - її керівником за рапортом виконавця, погодженим із відповідним заступником керівника місцевої прокуратури.

5.9. Накази, завдання, доручення та інші документи за підписом керівництва Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур за необхідності негайного направлення передаються центральним факсом або електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси.

Порядок надсилання, реєстрації та опрацювання такої кореспонденції визначається окремими розпорядчими документами керівництва прокуратури.

Передані електронною поштою зі спеціально визначеної електронної адреси документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додаток 28).

5.10. Документи, у яких не вказано строк виконання, або ті, строк виконання яких безпосередньо не визначено законодавством, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із моменту їх реєстрації у прокуратурі. Строк виконання документа, що потребує перекладу, обраховується з наступного дня після його перекладу. Днем виконання вважається дата відправлення відповіді.

Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий день, то останнім днем строку виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

5.11. Відповідальність за виконання документа по суті та у встановлений строк покладається на працівників, зазначених у резолюції, та безпосередніх виконавців.

5.12. Контроль за виконанням документів здійснюють керівники прокуратур, структурних підрозділів та працівники підрозділів організаційного забезпечення.

5.13. Не підлягають виконанню планові та позапланові завдання, інші доручення та документи з контрольним терміном виконання (крім доручень щодо проведення перевірок звернень громадян, народних депутатів України, повідомлень у засобах масової інформації та у конкретних справах), що надійшли з прокуратури вищого рівня без реєстрації у підрозділі організаційного забезпечення. Про факти надходження таких документів невідкладно інформується зазначений підрозділ прокуратури вищого рівня.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Документи, виконання яких підлягає обов'язковому контролю, визначає керівник прокуратури.

Контроль за виконанням (вирішенням) таких документів полягає у спеціальній процедурі, яка включає:

- взяття виконання документів на контроль;

- своєчасність доведення документів до виконавців;

- формування картотеки контрольних документів;

- інформування відповідного керівника про хід та результати виконання документів;

- виконання документів у визначений строк;

- зняття виконання документів із контролю.

6.2. Підрозділ організаційного забезпечення здійснює загальний контроль за виконанням документів, взятих на контроль керівником прокуратури, в тому числі на особливий контроль. Такі документи передаються виконавцям через службу діловодства.

Забезпечення контролю за виконанням депутатських документів покладається на підрозділ з організації прийому громадян, розгляду звернень та запитів.

6.3. На документі, виконання якого підлягає контролю, працівник підрозділу організаційного забезпечення проставляє штамп "Контроль", "Особливий контроль" та кінцеву дату виконання.

У разі відсутності у прокуратурі автоматизованої системи електронного документообігу заповнюється контрольна картка (додаток 15) у двох примірниках. Один примірник разом із документом передається працівнику, відповідальному за ведення діловодства у структурному підрозділі, другий - приєднується до контрольної картотеки, яка формується у підрозділі організаційного забезпечення.

У місцевих прокуратурах контрольна картка заповнюється в одному примірнику та передається керівнику прокуратури, який особисто перевіряє виконання документів підпорядкованими працівниками.

6.4. Документи, за виконанням яких встановлено контроль, у тому числі особливий, беруться на облік також у структурних підрозділах. Безпосереднє виконання документів забезпечується керівником структурного підрозділу.

Облік таких документів здійснюється у відповідних книгах (додаток 16).

6.5. Працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах та місцевих прокуратурах, стежать за наближенням строків виконання документів, заздалегідь інформують керівника про всі випадки затримання виконання документів, своєчасно роблять у картках відмітки про їх рух.

6.6. У день виконання або не пізніше наступного робочого дня матеріали, які засвідчують виконання документа, контрольна картка з відповідними відмітками передаються працівником, відповідальним за ведення діловодства у структурному підрозділі, до підрозділу організаційного забезпечення для зняття з контролю або продовження контролю, про що останнім робиться запис на копії документа.

6.7. Контрольні картки, що надійшли від структурних підрозділів, систематизуються у картотеці виконаних документів підрозділу організаційного забезпечення. Другі примірники карток вилучаються з контрольної картотеки та знищуються.

7. Порядок реєстрації, оброблення та надсилання вихідної кореспонденції

7.1. Вихідні документи надсилаються адресатам із використанням засобів поштового, фельд'єгерського та спеціального зв'язку, а у випадках, визначених Законом України "Про звернення громадян", - засобами електронного зв'язку.

7.2. Вихідні документи обробляються службою діловодства і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурного підрозділу (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня.

Надсилання або передавання вихідних документів без їх реєстрації у службі діловодства не дозволяється.

Підтвердженням факту направлення документа у паперовому вигляді є проставлення штампа на його копії із зазначенням дати надсилання.

7.3. Правильно оформлені документи, які підлягають відправленню у день підписання, передаються до відповідного підрозділу (працівнику).

7.4. Під час приймання вихідних документів від виконавців працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі):

- проставляє номер на оригіналі документа;

- перевіряє правильність зазначення адреси;

- перевіряє наявність усіх підписів на оригіналі документа та додатків до нього;

- вказує на копії документа дату підписання, номер, а також засвідчує підпис посадової особи, зазначеної в документі, шляхом підкреслення її прізвища та проставлення літер "о/п" ("оригінал підписав");

- з'ясовує питання про додержання встановленого порядку надсилання прокурорам нижчого рівня завдань, доручень та листів, що підлягають реєстрації в підрозділі організаційного забезпечення, та у разі недодержання повертає такі документи виконавцю;

- перевіряє наявність додатка, вказаного у документі.

Документи, оформлені з порушенням вимог цієї Інструкції, установленого порядку реєстрації в підрозділі організаційного забезпечення, службою діловодства повертаються до відповідного структурного підрозділу.

7.5. При направленні до прокуратур нижчого рівня або інших відомств документів, за якими не заведено наглядове провадження (інформаційних листів, завдань, документів прокурорського реагування), реєстрація здійснюється в книзі обліку вихідної кореспонденції (додаток 17).

Номер документа у прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 08/1-36вих-16.

У прокуратурах без структурного поділу першу групу цифр вихідного номера становить номер номенклатурної справи, за якою рахується відповідна книга обліку, порядковий номер книги обліку вихідної кореспонденції з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 25-101вих-16.

7.6. При оформленні вихідної кореспонденції, адресованої органам державної влади і управління, органам місцевого самоврядування, народним депутатам України, підприємствам, установам та організаціям, окрім номера та дати підписання, обов'язково зазначається вихідний номер і дата документа, на який надається відповідь.

7.7. При оформленні вихідної кореспонденції, яка відповідно до Регламенту прокуратури підлягає обліку в підрозділі організаційного забезпечення, до вихідного номера додається порядковий номер книги обліку цього підрозділу з відміткою "окв", наприклад: 04/2-26вих-104окв-16.

7.8. Номери листуванню надають працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах та місцевих прокуратурах.

Забороняється присвоєння листуванню номерів, не передбачених цією Інструкцією.

7.9. Перед пакуванням вихідних документів працівник служби діловодства обов'язково перевіряє:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх підписів на документі та додатках до нього;

- наявність на документі даних про додатки та відповідність їх зазначеній кількості;

- відповідність необхідної кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням вимог цієї Інструкції, повертаються до структурного підрозділу на доопрацювання.

При цьому у відповідному реєстрі зазначаються дата і час повернення, його причини (стисло), прізвища працівника служби діловодства, який повернув документи, та працівника, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі (з їх підписами).

Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, зобов'язаний на вимогу керівництва служби діловодства надати письмове пояснення щодо допущених недоліків.

7.10. Рекомендованими листами або бандеролями (посилками) надсилаються організаційно-розпорядчі та інші документи за підписом керівництва прокуратури, витяги з наказів із кадрових питань (особового складу), фінансові документи, наглядові провадження, матеріали перевірок, кореспонденція, що адресується за кордон.

Повістки про виклик у кримінальних провадженнях направляються адресатам рекомендованими листами з поштовим повідомленням про вручення. Повідомлення про вручення вказаних рекомендованих листів невідкладно передаються ініціаторам.

7.11. Рекомендовані (цінні) листи та бандеролі (посилки) здаються до установ поштового зв'язку відповідно до списку (додаток 18), в якому вказуються номери поштових відправлень, адреса, одержувач, вага, вартість. Список складається у двох примірниках: один здається до поштового відділення, другий - разом із наданим поштовим фіскальним чеком залишається у службі діловодства.

7.12. Документи, які надсилаються простою поштовою кореспонденцією, враховуються у поштових реєстрах або книзі (додаток 19), де зазначаються номер листування та дані адресата.

7.13. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

7.14. У місцевих прокуратурах при відправленні кореспонденції поштовим зв'язком ведуться щоденні реєстри (списки) відправлених документів. Реєстр повинен містити дату відправлення, номер указаного документа, прізвище (назву) адресата, поштову адресу, на яку здійснюється відправка. Строки зберігання таких реєстрів аналогічні строкам зберігання книг обліку вихідної кореспонденції.

У кінці робочого дня реєстр закривається, підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства в прокуратурі, та підшивається до відповідної справи.

7.15. Засобами фельд'єгерського та спеціального зв'язку надсилаються: кримінальні провадження, матеріали перевірок, у тому числі з питань міжнародного співробітництва, наглядові провадження, особові справи, фінансові документи, штатні розписи, документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування".

Зазначену кореспонденцію дозволяється доставляти спеціально уповноваженою особою (кур'єром) із числа працівників органів прокуратури за наявності відповідного опису доставлених документів (реєстру).

7.16. Відправлення документів і справ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" здійснюється з дотриманням порядку, визначеного Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

7.17. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в ньому.

7.18. Накази, рішення нарад, листи тощо відправляються відповідно до списку розсилання (додаток 20), який складається структурним підрозділом. У ньому вказуються адресат, кількість та номери надісланих примірників.

Відомості про розсилання зберігаються у службі діловодства.

7.19. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку у відповідній книзі (додаток 21).

7.20. Працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, передають вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу служби діловодства в години, встановлені її керівником.

8. Документування управлінської діяльності органів прокуратури

8.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

8.2. Управлінська діяльність в органах прокуратури здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів (наказ, положення, порядок, інструкція, рішення тощо).

З питань, що належать до компетенції різних органів (установ), можуть прийматися спільні організаційно-розпорядчі документи.

8.3. Підставами для прийняття організаційно-розпорядчих документів є:

- забезпечення додержання положень Конституції та законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативно-правових актів;

- здійснення розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

8.4. Прокуратура, до якої надходять організаційно-розпорядчі документи від прокуратур вищого рівня, доводить їх до відома прокуратур нижчого рівня. Копії таких документів можуть надсилатися із супровідними листами.

8.5. Документи, що видаються на підставі організаційно-розпорядчих документів прокуратур вищого рівня, повинні містити посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

8.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі стенографування засідання зміст виступів до протоколу не вноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

8.7. Органами прокуратури у разі неможливості при виконанні своїх функцій здійснити бездокументний обмін інформацією, забезпечити надання усних роз'яснень, вказівок (особистих або телефоном) тощо надсилаються листи прокурорам нижчого рівня, іншим установам та організаціям, окремим громадянам. Вказівки чи їх підтвердження в письмовому вигляді також надаються прокурорам у порядку, передбаченому ч. ч. 4, 5 ст. 17 Закону України "Про прокуратуру".

8.8. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися засобами телекомунікаційного зв'язку.

У разі направлення та отримання документа факсимільним зв'язком на його копії робиться відмітка із зазначенням дати, номера телефону, на який відправлено чи отримано документ, і посвідчується підписом відповідального працівника.

8.9. За допомогою телефону передається, як правило, термінове повідомлення - телефонограма (додаток 22), текст якого диктується і записується працівниками прокуратури, інших органів.

Телефонограма складається в одному примірнику обсягом не більше як 30 слів і передається телефоном безпосередньо зі структурних підрозділів.

8.10. Засоби факсимільного зв'язку використовуються органами прокуратури та іншими державними установами для термінового передавання чи отримання текстів документів.

Оригінали переданих телефаксом документів обов'язково надсилаються адресату в загальному порядку (поштовим зв'язком).

Передані та отримані телефаксом документи підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додатки 23, 24).

9. Складання та оформлення службових документів

9.1. Складання документів

9.1.1. Для складання службових документів в органах прокуратури України використовується папір форматів А3 (297 ґ 420 мм), А4 (210 ґ 297 мм) та А5 (148 ґ 210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

- ліве - 30 мм;

- праве - 10 мм;

- верхнє та нижнє - 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

9.1.2. Усі службові документи, крім внутрішніх, оформляються на бланках прокуратури.

Установлюються такі види бланків документів:

- бланки для створювання різних та конкретного видів документів (із зазначенням у бланку назви виду документа чи без нього);

- бланк листа.

Для бланків кожного виду дозволяється два варіанти розташування реквізитів: кутовий (додаток 25) і поздовжній (додаток 26).

Застосування бланків довільної форми забороняється.

9.1.3. Склад реквізитів (додаток 27) у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов'язково розміщується Державний Герб України (розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм), під ним назва "Прокуратура України" (шрифт Times New Roman, 13 розміру), нижче - найменування відповідної прокуратури (шрифт 18 розміру), адреса та номер факсу (шрифт 10 розміру).

Аналогічно оформляються вивіски з найменуванням на будівлях прокуратур, але без зазначення адреси та номера факсу.

Таким же чином оформляються бланки наказів, але без назви "Прокуратура України" і зазначення адреси та номера факсу.

9.1.4. На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу однакового з бланком формату.

9.1.5. Між структурними підрозділами однієї прокуратури листування здійснюється на чистих аркушах паперу.

9.1.6. Забороняється використання бланків органів прокуратури для звернень до підприємств, організацій, установ з особистих питань.

9.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен стосуватися одного питання, за винятком протоколів, наказів, планів та узагальнюючих документів.

9.1.8. Текст документа повинен містити аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження. Зміст документа мусить бути пов'язаний зі змістом раніше виданих документів із певного питання. Для всебічного додержання норм офіційно-ділового спілкування документ підлягає філологічному редагуванню за наявності посади редактора у штатному розписі прокуратури.

9.1.9. Текст документа оформляється у вигляді зв'язних висловлювань, анкети, таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить стилістично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інших документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині (констатуючій) зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій (розпорядчій, резолютивній) - висновки, пропозиції, рішення або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети застосовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах із питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці застосовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

9.1.10. У листах та інших документах, крім супровідних листів до звернень (проваджень), що надсилаються до прокуратури, обов'язково вказується повністю ім'я, по батькові та прізвище заявника або особи, за провадженням якої подано звернення, а також регіон, де відбулося правопорушення.

9.1.11. Частини тексту (розділи, підрозділи) значного за обсягом документа розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку. Номер розділу складається з числа: 1, 2, 3 і т. п.; номер пункту - з номера відповідного розділу та номера пункту, роз'єднаних крапкою: 1.1, 2.15, 13.18 тощо; номер підпункту - з номерів відповідних розділу, пункту і підпункту, роз'єднаних крапками: 1.3.4, 2.14.5 і т. п. При більш дрібному поділі зберігаються такі самі принципи нумерації.

9.1.12. Абзаци в межах пунктів не нумеруються. Підпункти за необхідності позначаються маленькими літерами українського алфавіту з дужками та починаються з абзацу. Позначення наскрізне в межах одного пункту:

а) . . . . .;

б) . . . . .;

в) . . . . ..

9.1.13. Якщо в тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та номера.

У разі відсутності розділів увесь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

9.1.14. Якщо текст значний за обсягом, у кінці розміщується зміст, що складається з назв розділів і підрозділів із позначенням номерів сторінок.

9.1.15. Якщо в текстах документів є таблиці, вони повинні мати номер та назву. Назва розміщується над таблицею, посередині.

Якщо в тексті наявна одна таблиця, вона не нумерується і слово "Таблиця" не пишеться.

Якщо в тексті є кілька таблиць, то, крім назви, вони повинні мати номер, який розміщується поруч зі словом "Таблиця" зверху праворуч без знака "№".

Нумерація таблиць у межах одного тексту наскрізна.

На всі таблиці робляться посилання у тексті; слово "таблиця" пишеться повністю, якщо таблиця без номера, і скорочено ("табл."), якщо має номер.

Нумерація граф здійснюється тільки у випадках, коли на них необхідно зробити посилання в тексті; порядкові номери показників, включених у таблицю, зазначаються перед їх найменуванням.

Слова, що повторюють одне під одним у тій самій графі таблиці, замінюються лапками, якщо між ними немає горизонтальних ліній. Не можна замінювати лапками цифри. У разі відсутності даних у графах таблиць ставиться тире.

9.1.16. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які їх готували.

9.1.17. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

9.2. Оформлення документів

9.2.1. Службовий документ, що складається у прокуратурі, повинен мати обов'язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дату, назву виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

9.2.2. На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказується його назва: наказ, доповідна записка, інструкція тощо.

9.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад його змісту. Він має бути лаконічним і точним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника та відповідати на запитання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо документ стосується декількох питань, заголовок може бути узагальненим.

9.2.4. Складання наказів

Проекти наказів розробляються за дорученням керівництва прокуратури або з ініціативи структурних підрозділів.

Наказ - це правовий акт (розпорядчий документ), що видається керівником прокуратури або його заступниками на підставі законів та для їх виконання. У наказах викладаються питання з основної діяльності органів прокуратури або окремих її напрямів, а також адміністративно-господарські та кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка (додаток 29).

Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують жодних роз'яснень. У наказах із різних питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа прокуратури вищого рівня, у констатуючій частині наводиться його повна назва, дата, номер і заголовок.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "наказую" з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначення конкретного виконавця (у давальному відмінку), далі в неозначеній формі викладаються відомості про дію, яку слід виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, про це зазначається в тексті. Також у тексті наводяться дані щодо наявності додатка.

На кожному додатку до проекту наказу у правому верхньому куті першої сторінки необхідно друкувати:

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифа обмеження доступу "Для службового користування", встановлює тираж. Список розсилання додається до наказу.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, візується заступником керівника прокуратури, керівниками відповідних структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша або на окремому аркуші - аркуші візування (додаток 31).

Проекти наказів із основних питань діяльності прокуратури, зміни та доповнення до них візуються також керівником підрозділу організаційного забезпечення.

Проекти наказів із кадрових питань візуються керівником кадрового підрозділу.

Проекти наказів, які стосуються заходів щодо охорони державної таємниці та фінансового забезпечення органів прокуратури, візуються відповідно начальником режимно-секретного органу та керівником підрозділу бухгалтерського обліку прокуратури.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу він повинен викласти свою думку в письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку (додаток 30) та датується керівником прокуратури або його заступником, яким підписується акт. Накази передаються на реєстрацію в день їх підписання.

Усі накази з основних питань діяльності прокуратури, про затвердження інструкцій, положень, порядків реєструються в підрозділі організаційного забезпечення. Оригінали цих наказів зберігаються у справах зазначеного підрозділу.

Накази з кадрових питань реєструються у кадровому підрозділі.

Накази з кадрових питань, що стосуються:

- структури та штатного розпису Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерами "шц";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів та рангів, прийому, звільнення та переміщення працівників Генеральної прокуратури України - після порядкового номера позначаються літерою "ц";

- структури та штатного розпису регіональних і місцевих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "ш";

- заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання, надання відпусток, присвоєння класних чинів, прийому, звільнення та переміщення працівників регіональних і місцевих прокуратур - після порядкового номера позначаються літерою "к".

Оригінали наказів із кадрових питань зберігаються у справах кадрових підрозділів.

У режимно-секретному органі прокуратури реєструються накази щодо режимно-секретної діяльності, а саме:

- створення комісій (у тому числі спільних і експертних) із питань дотримання режиму секретності;

- надання та припинення доступу до державної таємниці;

- надання доступу до секретних мобілізаційних документів;

- виділення приміщень, у яких є спеціальне обладнання для знищення матеріальних носіїв секретної інформації та дозволяється їх знищення;

- дозволу на експлуатацію автоматизованих систем;

- визначення осіб, на яких покладається захист секретної інформації при її обробці в автоматизованих системах.

При реєстрації таких наказів їх номер складається з порядкового номера відповідної книги обліку з додаванням літер "рсо" та індексу структурного підрозділу, де функціонує режимно-секретний орган, наприклад: 2рсо-10/6.

Оригінали наказів із питань режимно-секретної діяльності зберігаються у справах режимно-секретних органів прокуратури.

У підрозділі бухгалтерського обліку органу прокуратури реєструються накази з питань фінансового, матеріально-технічного забезпечення прокуратури, а також про службове відрядження згідно з рапортом окремого працівника або працівників одного самостійного структурного підрозділу.

При реєстрації таких наказів їх номер складається з порядкового номера книги обліку та відповідно літери "б" або "в", наприклад: 28б, 28в.

Оригінали наказів із питань фінансового та матеріально-технічного забезпечення прокуратури зберігаються у справах підрозділу бухгалтерського обліку органу прокуратури.

Ознайомлення з наказами здійснюється тими структурними підрозділами, які їх склали.

9.2.5. Оформлення спільних документів.

Спільні документи видаються з питань, що належать до компетенції різних правоохоронних органів, інших органів та установ, які зацікавлені у їх розв'язанні.

Спільні документи оформляються на чистих аркушах, у заголовній частині вказуються повні назви та реєстраційні номери всіх органів та установ, які беруть участь у їх складанні. Кількість підписаних примірників спільних документів повинна відповідати кількості зацікавлених органів.

Примірник спільного документа, включаючи додатки, залишається у справах прокуратури і вважається оригіналом.

9.2.6. Накази Генерального прокурора України нормативно-правового змісту, які підлягають поданню на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, розробляються відповідно до вимог Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2005 року № 34/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 квітня 2005 року за № 381/10661, а також Положення про порядок підготовки та подання на державну реєстрацію нормативно-правових актів Генеральної прокуратури України, затвердженого наказом Генеральної прокуратури України від 13.10.2015 № 265.

9.3. Датування документів

9.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання або затвердження; для протоколу - дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів - остання дата їх підписання.

9.3.2. Дати підписання і затвердження документів повинні оформлятися цифровим або словесно-цифровим способом.

При цифровому оформленні елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 9 січня 2016 року слід писати: 09.01.2016.

При словесно-цифровому оформленні елементи дати наводяться наступним чином: 09 січня 2016 року.

При цьому, якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею обов'язково проставляється "0".

У текстах документів також застосовується цифровий або словесно-цифровий спосіб. При застосуванні словесно-цифрового способу, якщо порядковий номер числа складається з однієї цифри, перед нею "0" не проставляється. Наприклад: "Відповідне рішення прийнято 9 січня 2016 року".

9.3.3. Дата на документі, який затверджується, проставляється особою, яка його затверджує.

9.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

9.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом із номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче за підпис ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.4. Погодження документів

9.4.1. За потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (зі структурними підрозділами, керівниками) - внутрішнє, так і поза межами (із зацікавленими органами, установами) - зовнішнє.

9.4.2. Внутрішнє погодження полягає у візуванні проекту документа відповідною особою. На організаційно-розпорядчих документах (наказах тощо) візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника або на окремому аркуші - аркуші візування (додаток 31). Листи та інші вихідні документи візуються на примірниках, що залишаються у справі чи наглядовому провадженні. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. За необхідності зазначається найменування посади цієї особи.

9.4.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Зауваження і пропозиції додаються

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.4.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщується нижче за підпис на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і містить слово "ПОГОДЖЕНО" ("СХВАЛЕНО") для керівників прокуратури та слово "ЗГОДЕН" для керівників структурних підрозділів, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування органу прокуратури), особистий підпис, ініціал імені, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО
Заступник Генерального
прокурора України
(Підпис) (ініціал імені, прізвище)
Дата

9.4.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО або СХВАЛЕНО
Протокол засідання (назва)
Дата, №

9.4.6. У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

9.5. Засвідчення документів

9.5.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

9.5.2. Документи підписуються повноважними особами органів прокуратури, як правило, на першому примірнику документа відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

При цьому слід дотримуватися правил, передбачених у регламентах Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур.

9.5.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої, без зазначення назви прокуратури - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала імені та прізвища, наприклад:

- на бланку прокуратури:

- на чистому папері:

У разі підписання документа двома особами їх підписи розміщуються відповідно до посади:

Якщо посади є рівнозначними, підписи осіб, які їх займають, наводяться на одному рівні:

Підписи посадових осіб різних відомств розміщуються також на одному рівні.

У разі підписання документа, підготовленого комісією, вказують не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Документи комісій підписуються головуючим на їх засіданні і секретарем, наприклад:

9.5.4. У разі відсутності посадової особи, підпис якої було передбачено на проекті документа, документ передруковується із зазначенням посади особи, яка буде підписувати документ, та її прізвища.

9.5.5. Не дозволяється підписання документа з прийменником "за" або позначкою - скісною рискою перед найменуванням посади.

9.5.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження.

Документ затверджується двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного наказу.

Затверджуються, як правило, такі документи: положення про самостійні структурні підрозділи, порядки, інструкції, методичні рекомендації, звіти та баланси, плани роботи, акти приймання-передачі справ, документів та майна тощо.

9.5.7. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

9.5.8. У разі затвердження документа наказом на документі зазначається гриф за такою формою:

9.6. Адресування документів

9.6.1. Документ адресується органу прокуратури та іншим органам державної влади, підприємствам, установам та організаціям, структурним підрозділам у їхньому складі, посадовим особам, громадянам.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку.

Посадова особа зазначається у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам, в інших випадках, коли встановлення конкретної особи не становить труднощів. У такому разі найменування установи наводиться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Якщо документ адресується багатьом органам прокуратури, адресата необхідно зазначати узагальнено:

Якщо документ адресується декільком конкретним органам прокуратури, адресатів необхідно зазначати таким чином:

9.6.2. Якщо документ надсилається громадянам, державним органам та їх установам, підприємствам, організаціям, то він не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список розсилання (див. п. 7.18 Інструкції) і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу повинні відповідати правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Якщо документ надсилається фізичній особі, то в називному відмінку зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

9.6.3. У разі зазначення класного чину (рангу) адресата слід зазначати класний чин (ранг) посадової особи, що підписала документ.

Під час внутрішньовідомчого листування (заяви, рапорти, доповідні записки) класні чини можна не зазначати.

9.7. Відмітка про виконавця

Прізвище виконавця (працівника, який склав документ) і номер його службового телефону обов'язково вказуються у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам, супровідних листів, при листуванні у кримінальних провадженнях) на лицевому або зворотному боці останнього аркуша документа. Ця вимога є також обов'язковою, якщо документ підлягає копіюванню. Ініціали виконавця не зазначаються.

Наприклад: Мовчанюк 290-91-45

Індекс друкарки, що проставляється нижче за прізвище виконавця, оформляється за принципом:

ЛП 2 27.01.2016 (ЛП - перші літери імені та прізвища особи, яка друкувала документ, 2 - кількість примірників, 27.01.2016 - дата друкування).

За необхідності в документах, зокрема тих, що мають гриф обмеження доступу, після індексу друкарки і дати друкування проставляється кількість віддрукованих примірників з указівкою адресатів:

При листуванні з питань міжнародно-правового співробітництва дозволяється зазначати ім'я та прізвище виконавця, контактний номер телефону і факсу, записані в міжнародному форматі, а також адресу електронної пошти.

Наприклад: Олег Мовчанюк, 38 044 290-91-45, факс +38 044 280-28-51, [email protected]

9.8. Оформлення копій документів

9.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника прокуратури або відповідного структурного підрозділу. Органом прокуратури засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Для внутрішнього використання під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ прокуратурою можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів про освіту тощо).

Копіювання матеріалів кримінального провадження для виділення його в окреме провадження здійснюється слідчим або іншим працівником прокуратури за його дорученням.

9.8.2. Копія документа виготовляється засобами автоматизованого копіювання (ксерокс) і засвідчується підписом посадової особи на кожному аркуші документа, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" або "Витяг" зазначається у верхній правій частині лицевого боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно", скріплених печаткою з найменуванням відповідної прокуратури (негербовою) або її структурного підрозділу, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче від реквізиту "Підпис".

9.8.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах прокуратури, текст бланків не відтворюється, наводяться лише дата підписання документа та його номер, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, також мають бути візи посадових осіб, з якими погоджені відповідні документи, візи виконавців.

9.9. Оформлення додатків до документів

9.9.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті та після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

9.9.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами;

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

9.9.3. Відмітки про наявність додатків можна оформити таким чином:

- якщо документ має додатки, наведені у тексті, після тексту вказують:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим.;

- якщо документ має додатки, що не згадуються в тексті, необхідно перерахувати їх із вказівкою кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників:

- якщо додаток теж має додатки, вони перераховуються із зазначенням кількості аркушів:

Додаток: лист прокурора Закарпатської області від 15.01.2016 № 08-138вих. та додаток до нього, разом на 10 арк.;

- якщо додаток направляється одному, а лист у копіях кільком адресатам:

Додаток: звернення гр. Добродія О.О. та додаток до нього, разом на 8 арк., першому адресату;

- якщо є кілька додатків, вони нумеруються:

Додаток: 1...;

- якщо до листа додаються цінні або особисті документи (паспорт, посвідчення, диплом тощо), вони перераховуються із зазначенням найменування органу, що видав документ, номера і дати видачі, а також прізвища та ініціалів власника:

Додаток: диплом № 105327 на ім'я Іваненка В.М. про закінчення Національної академії прокуратури України, виданий 25.06.2015;

- у разі значної кількості додатків на них складається окремий опис, а в документі після тексту вказується:

Додаток: відповідно до опису на 59 арк.;

- якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то у супровідному листі зазначається: "тільки адресату".

9.9.4. У разі надсилання кримінальних проваджень, матеріалів перевірок, інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

Додаток: кримінальне провадження № 9356 у 4 томах.

9.10. Правила друкування службових документів

9.10.1. Службові документи друкуються (виготовляються) працівниками прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки (інших технічних пристроїв для відображення тексту документа на папері).

9.10.2. У структурних підрозділах друкуються усі внутрішні документи.

За наявності в апаратах прокуратур підрозділів, на які покладено функцію виготовлення службових документів, друкування документів може доручатися працівникам таких підрозділів.

9.10.3. Документи друкуються у порядку їх надходження. У першу чергу друкуються організаційно-розпорядчі та контрольні документи, адресовані керівникам органів державної влади та управління, матеріали координаційних та інших нарад, окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

9.10.4. Рукописи, підготовлені для друкування, повинні бути:

- написані на папері стандартного формату темним чорнилом (чорним, синім, фіолетовим);

- написані чітким, охайним, розбірливим почерком, зі вставками на полях, окремих аркушах або у тексті, якщо відстань між рядками не менша ніж два міжрядкові інтервали;

- ретельно вивіреними та відредагованими, а великі за обсягом або ті, що підлягають передрукуванню, - завізованими керівником структурного підрозділу.

9.10.5. Неохайно оформлені рукописи, з великою кількістю виправлень, вставок, довільних скорочень, написані неповністю (частинами), нерозбірливо, олівцем, будь-яким іншим чорнилом, крім чорного, синього та фіолетового, до друкування не приймаються.

9.10.6. У разі виготовлення документа за допомогою друкарської машинки помилки виправляють олівцем на другому примірнику, а якщо документ виготовляється за допомогою комп'ютерної техніки, - ручкою на першому примірнику.

9.10.7. У верхньому лівому куті рукопису виконавець зазначає необхідну кількість примірників, свої прізвище та номер службового телефону, дату передачі для друкування.

9.10.8. Тексти документів друкуються на папері форматів А4 та А5 12-14 кеглем шрифту Times New Roman через один міжрядковий інтервал.

Дозволяється використовувати 8-12 кегль шрифту Times New Roman для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону".

Тексти документів, що готуються до видання і виступів, набираються через 1,5 міжрядкового інтервалу.

9.10.9. Реквізити (крім тексту), складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

9.10.10. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

9.10.11. Максимальна довжина рядка багаторядкового реквізиту - 28 знаків.

9.10.12. Назва виду документа друкується великими літерами, заголовок - малими літерами. Крапка в кінці назви документа не ставиться.

9.10.13. За необхідності підписання документа кількома особами їхні підписи розміщуються один під одним, назви посад та розшифровку підписів розділяють 2-4 міжрядковими інтервалами.

9.10.14. При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора (додаток 32):

- 0 - межа лівого поля;

- 1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля;

- 2 - після 16 друкованих знаків;

- 3 - після 24 - " -;

- 4 - після 32 - " -;

- 5 - після 40 - " -;

- 6 - після 48 - " -;

- 7 - після 56 - " -.

9.10.15. Від нульового положення табулятора друкують на бланках такі структурні компоненти:

- назва виду документа;

- дата;

- посилання на номер та дату вхідного документа;

- заголовок до тексту;

- текст (без абзаців);

- відмітка про наявність додатків;

- назва посади в реквізиті "Підпис";

- гриф погодження;

- відмітка про засвідчення копії;

- слова "Примітка" і "Підстава".

9.10.16. За наявності кількох грифів погодження їх розміщують двома вертикальними рядками. Перший рядок друкують від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

9.10.17. Від першого положення табулятора друкують початок абзаців у тексті.

Від четвертого положення табулятора друкують реквізит "Адресат".

Від п'ятого положення табулятора друкують реквізити "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа".

Від шостого положення табулятора друкують розшифровку підпису в реквізиті "Підпис", коди.

Друге, третє, сьоме положення табулятора використовуються при друкуванні таблиць.

9.10.18. Якщо в тексті документа є примітка або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що був підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкують від нульового положення табулятора, а текст, якого вони стосуються, - через один міжрядковий інтервал.

9.10.19. У грифах погодження та затвердження назва посади в одному рядку не повинна займати більше 28 знаків, а розшифровка підпису розміщується так, щоб її перша літера зазначалася після останньої літери назви посади, але одним міжрядковим інтервалом нижче.

9.10.20. Під час оформлення документів на кількох сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

9.10.21. Надрукований текст перевіряє виконавець і редактор (за наявності такої посади у штатному розписі прокуратури та відповідно до Регламенту прокуратури). При виявленні друкарських помилок, пропусків тощо виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту дозволяється тільки за допомогою комп'ютерної техніки.

9.10.22. Порядок друкування документів і справ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

9.11. Тиражування документів

9.11.1. Порядок тиражування документів спеціальними пристроями визначається керівником прокуратури, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

9.11.2. Тиражування невеликих за обсягом документів може здійснюватись у структурних підрозділах за допомогою наявної оргтехніки.

9.11.3. Тиражування великої кількості примірників службових документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (відповідним працівником) за такими правилами:

- для виконання робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписується керівником структурного підрозділу (додаток 33);

- документи для тиражування передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі для виконання;

- замовлення реєструється у відповідній книзі обліку (додаток 34). Під час одержання тиражованих документів особа, яка їх отримує, розписується у книзі із зазначенням дати одержання;

- у першу чергу здійснюється тиражування організаційно-розпорядчих документів, а також інших важливих документів (завдань, планів роботи, протоколів тощо) за підписом керівництва прокуратури;

- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

9.11.4. Підготовка службових документів до видання типографським способом, робота у процесі друкування та контроль за своєчасним доведенням тиражованих документів до структурних підрозділів і прокуратур нижчого рівня покладається на ті структурні підрозділи, які готували проекти документів.

9.11.5. Замовлення на виконання типографських робіт передається до підрозділу матеріально-технічного забезпечення, який відповідає за своєчасне та якісне виготовлення службових документів і доставлення їх у прокуратуру.

До рапорту керівника структурного підрозділу, що підготував документ, крім документа, додаються зразки обкладинки і титульного аркуша. Перевірку верстки та сигнального примірника здійснює працівник, відповідальний за підготовку документа.

9.12. Переклад документів

9.12.1. Звернення, листи, інші документи перекладаються штатними перекладачами або надаються до бюро перекладів.

9.12.2. Переклад документів, вказаних у пункті 4.1.3 цієї Інструкції, здійснюється штатними перекладачами за дорученням на переклад (додаток 35), підписаним керівництвом структурного підрозділу або визначеними працівниками структурного підрозділу, до штату якого входять перекладачі.

У необхідних випадках за погодженням із керівництвом прокуратури до бюро перекладів направляються документи, виконані іноземною мовою або які необхідно перекласти іноземною мовою, котрою не володіють штатні перекладачі.

9.12.3. Облік документів, які потребують перекладу, здійснюється у відповідній книзі (додаток 36).

9.12.4. Матеріали та долучені до них документи перекладаються з обов'язковим зазначенням даних, необхідних для реєстрації в електронній системі документообігу (алфавітній картотеці).

9.12.5. Вимоги до оформлення перекладу

Під час перекладу слідчих чи судових матеріалів необхідно дотримуватися аналогічного з оригіналом формату, за необхідності виділяти та підкреслювати текст, зроблені від руки написи виділяти курсивом, текст печаток та штампів перекладати у лапках, наприклад: Кругла печатка: "Назва органу, вказана на печатці".

Під час перекладу матеріалів кримінальних проваджень на вимогу слідчих унизу кожної сторінки перекладач вносить колонтитулом наступний текст: "Перекладач П. І. Б. попереджений про кримінальну відповідальність за ст. ст. 384, 385 Кримінального кодексу України. - Підпис".

Якщо текст або підпис є нерозбірливим, необхідно зробити напис: "Нерозбірливо (прим. перекладача)".

Після виконання перекладу доручення на переклад, документи, які потребували перекладу, а також переклад підшивати у наглядове провадження.

10. Складання номенклатури справ

10.1. Номенклатура справ - це систематизований і проіндексований перелік назв справ, що утворюються у процесі діяльності прокуратури, із зазначенням строків їх зберігання.

10.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної прокуратури документом, який складається для створення у прокуратурі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ оформляється на бланку прокуратури.

10.3. Під час складання номенклатури справ органами прокуратури з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність прокуратури в цілому.

Складання номенклатури справ органами прокуратури здійснюється з додержанням Закону України "Про прокуратуру"; структури прокуратури; положень про самостійні структурні підрозділи; штатних розписів; типових або примірних номенклатур справ; номенклатур та описів справ за минулі роки; типового і галузевого переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, а також із урахуванням завдань органів прокуратури на наступний рік.

10.4. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату та прокуратури складається на підставі вивчення документів з усіх напрямів діяльності.

10.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться, наприклад: "Документи (рапорти, заяви, доповідні записки) з кадрових питань", "Книга реєстрації вхідної кореспонденції".

Не дозволяється заводити справи із загальними назвами ("Загальні питання", "Різне листування", "Вхідна кореспонденція", "Вихідна кореспонденція" та ін.).

10.6. Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самої прокуратури (накази, протоколи тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Вказівку про наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: "Протоколи оперативних нарад у Генерального прокурора України (копії)".

Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання вказується відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією (далі - ЕК) прокуратури. При визначенні строків зберігання документів слід дотримуватись Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК".

10.7. Кожній справі, що включена до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс, який складається з індексу структурного підрозділу і порядкового номера справи у межах підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної тире.

У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номери для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів (справи з копіями наказів прокуратури, протоколами оперативних нарад та ін.).

Якщо протягом року виникає потреба в нових справах, не передбачених номенклатурою, вони додатково включаються до номенклатури справ. Для цього в кожному розділі номенклатури залишаються резервні номери.

10.8. У кінці діловодного року працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі, до номенклатури справ підрозділу складається підсумковий запис, у якому зазначаються кількість (томів, частин) і категорії (постійного, тривалого і тимчасового зберігання) фактично заведених за рік справ, про що письмово доповідається керівнику структурного підрозділу.

10.9. Відомості, що містяться у підсумковому записі номенклатури справ підрозділів, передаються керівнику архіву (архіваріусу) прокуратури для оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ прокуратури.

10.10. Номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 37) на наступний календарний рік складається працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі (прокуратурі), із залученням працівників, які забезпечують діловодство у прокуратурі, підписується його керівником, візується керівником архіву прокуратури (архіваріусом) і не пізніше 1 листопада поточного року передається керівнику служби діловодства для складання зведеної номенклатури справ прокуратури (додаток 38).

10.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ прокуратури.

10.12. Національною академією прокуратури України складається окрема номенклатура справ, що не включається у зведену номенклатуру справ Генеральної прокуратури України.

10.13. Під час розроблення зведеної номенклатури справ прокуратури, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність прокуратури у цілому. При цьому використовуються структура прокуратури, положення про самостійні структурні підрозділи, номенклатури та описи справ за минулі роки, типовий та галузевий переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання прокуратури на наступний рік.

10.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури прокуратури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між окремими працівниками прокуратури. Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ прокуратури, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються за ступенями їхньої важливості.

10.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ прокуратури включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи прокуратури.

До зведеної номенклатури справ включаються також не закінчені у діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, алфавітні та контрольні картотеки, номенклатури справ, книги обліку, документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки (інших пристроїв).

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення або ведення.

10.16. До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, бюлетені, довідники тощо.

10.17. Зведена номенклатура справ прокуратури, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і після доопрацювання та схвалення ЕК прокуратури, а також остаточного опрацювання відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, та Правил затверджується керівником прокуратури. Зведена номенклатура вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

10.18. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), погоджують номенклатури справ з ЕК відповідних регіональних прокуратур, після чого затверджують керівником прокуратури.

10.19. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

- перший (недоторканний) - зберігається у справах служби діловодства;

- другий - передається до архіву прокуратури (архіваріуса) для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

- третій - надсилається до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України) (обласного державного архіву) або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ;

- четвертий - розподіляється за розділами між структурними підрозділами для практичної роботи.

10.20. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так й у зведеній номенклатурі справ прокуратури протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться позначки про включення нових справ, про справи, що ведуться в електронній формі; про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву прокуратури.

11. Формування справ і наглядових проваджень

11.1. Загальні правила формування справ і наглядових проваджень

11.1.1. Справи і наглядові провадження формуються за місцем реєстрації та виконання (вирішення) документів.

У структурних підрозділах у справи і наглядові провадження групуються документи, які належать до їх компетенції; у місцевій прокуратурі без структурного поділу здійснюється формування справ і наглядових проваджень у цілому по прокуратурі.

11.1.2. Формування справ і наглядових проваджень покладається на працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах (прокуратурах).

Забороняється формування та зберігання справ і закінчених наглядових проваджень у виконавців.

11.1.3. У справи і наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, які стосуються одного питання та розміщуються у хронологічній послідовності: документ-відповідь за документом-запитом (вхідні - за датами надходження, вихідні - за датами відправлення).

11.1.4. Виконані документи передаються працівнику, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, в упорядкованому стані з відміткою прокурора, що складається зі слів "До справи № ___" або "До н/п", особистого підпису і дати.

11.1.5. Документи у справи і наглядові провадження підшиваються на 4 проколи спеціальними нитками не пізніше 3 днів після їх виконання.

11.1.6. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо документів більше, формується другий том із відміткою індексу справи першого тому.

Документи постійного зберігання формуються у тверду обкладинку, а тимчасового - у м'яку.

11.1.7. Усі аркуші справи чи наглядового провадження, крім чистих, нумеруються простим м'яким олівцем. Якщо справа чи наглядове провадження складається з кількох томів, кожен том нумерується окремо. Забороняється нумерування листів чорнилом або кольоровими олівцями.

11.1.8. Нумерації підлягають аркуші:

- усіх справ постійного зберігання;

- справ, які містять документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування";

- особових справ;

- матеріалів перевірок;

- матеріалів кримінальних проваджень;

- наглядових проваджень, що передаються на державне зберігання;

- наглядових проваджень, що заведені за кримінальними провадженнями.

До всіх перелічених справ і наглядових проваджень складається та підшивається внутрішній опис документів і засвідчувальний напис.

11.1.9. Під час формування перевіряється додержання правил оформлення документів (наявність підписів, дати, індексу, відміток "Завести н/п", "До справи № ___", "В очікуючі" та ін.).

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю для доопрацювання.

11.1.10. Забороняється підшивати у справу чи наглядове провадження документи, які:

- не належать до справи;

- не мають відповідних відміток прокурора;

- підлягають поверненню, а також чернетки, дублікати.

11.1.11. Вилучення та видача будь-яких документів зі справ і наглядових проваджень постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках вилучення можливе тільки з дозволу керівника прокуратури з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і вкладенням акта щодо причин вилучення оригіналу документа.

11.1.12. Відмітка прокурора "До справи № ___" чи "До н/п" свідчить про те, що робота над документом закінчена і його слід долучити до вказаної справи чи наглядового провадження.

11.2. Формування наглядових проваджень

11.2.1. У наглядовому провадженні звернення, відповіді, інші документи групуються протягом усього часу ведення листування.

11.2.2. У наглядові провадження, заведені за кримінальними провадженнями, підшиваються:

- копія повідомлення слідчим про початок досудового розслідування (ст. 214 КПК України);

- витяг із Єдиного реєстру досудових розслідувань, копії повідомлення про підозру, клопотань слідчого (прокурора) про застосування запобіжних заходів, клопотань про продовження строку досудового розслідування та тримання під вартою;

- копії процесуальних рішень, прийнятих у кримінальному провадженні;

- копія плану досудового розслідування;

- копії письмових вказівок прокурора;

- копії обвинувального акта, постанови про направлення провадження до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або про його закриття;

- копія реєстру матеріалів досудового розслідування;

- копії чи витяги з документів, що містять основні докази, на яких ґрунтується обвинувачення;

- скарги, заяви та листування за ними, що не підлягають долученню до матеріалів кримінального провадження;

- копія супровідного листа про направлення кримінального провадження до суду чи іншого органу;

- записи та матеріали, необхідні для підтримання державного обвинувачення;

- записи про хід підготовчого судового засідання та судового розгляду із зазначенням змісту досліджених доказів;

- копії клопотання про розгляд додаткового обвинувачення в одному провадженні з первісним обвинуваченням, обвинувального акта зі зміненим або додатковим обвинуваченням, постанови про відмову від підтримання державного обвинувачення;

- копії укладених у судовому провадженні угод;

- промова прокурора в судових дебатах;

- довідка про результати судового розгляду;

- копії судових рішень;

- копії апеляційних та касаційних скарг, інших передбачених КПК України документів реагування на судові рішення, клопотання про перегляд судових рішень у порядку виключного провадження з відміткою про результати їх розгляду.

До наглядового провадження можуть долучатися копії інших документів, що стосуються кримінального провадження.

11.2.3. Забороняється підшивати у наглядові провадження оригінали процесуальних документів, які повинні міститися тільки у кримінальному провадженні, а також дані про хід і результати негласних слідчих (розшукових) дій.

11.2.4. Строки зберігання наглядових проваджень проставляються на обкладинках працівниками, які забезпечують ведення діловодства, відповідно до Переліку документів, що створюються під час діяльності органів прокуратури України, із зазначенням строків зберігання документів.

11.2.5. Закінчені наглядові провадження зберігаються у папках по 25-30 одиниць. На папках зазначаються номери наглядових проваджень, що містяться в них.

У наглядових провадженнях, крім постійного зберігання та заведених за кримінальними провадженнями і матеріалами перевірок, на звороті останнього аркуша працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі, зазначаються дата підшивки, кількість аркушів і особистий підпис.

Картки закінчених наглядових проваджень зберігаються разом із ними.

11.2.6. Після закінчення року проводиться відбір наглядових проваджень постійного зберігання для включення в опис.

Під час здачі в архів прокуратури наглядові провадження тимчасового зберігання включаються в один опис зі справами тимчасового зберігання і розміщуються в описі після них.

11.2.7. Закрите кримінальне провадження передається на зберігання в архів прокуратури разом із наглядовим провадженням, заведеним за цим провадженням, за його номером.

11.2.8. Наглядові провадження, у яких містяться документи з питань, що набули суспільного резонансу в засобах масової інформації або свідчать про надзвичайні події, які заслуговують на увагу, ЕК прокуратури можуть відбиратися на постійне зберігання.

11.3. Формування справ

11.3.1. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

11.3.2. Під час формування справ із документів слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих, дублетних документів, копій та документів, що підлягають поверненню;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ та документів Національної академії прокуратури України). Особові справи формувати протягом усього часу роботи працівника у прокуратурі;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її назви та строку зберігання в чинну номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки);

- з документів, що підлягають включенню до НАФ (постійного зберігання), та документів тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи прокуратури, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або вирішення питання зі згаданих документів повинні бути сформовані окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - тимчасового зберігання.

11.3.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

11.3.4. Розпорядчі документи разом із додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Накази з основних питань діяльності прокуратури, з кадрових питань (особового складу), щодо режимно-секретної діяльності, з питань фінансового та матеріально-технічного забезпечення групуються у різні справи.

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності прокуратури (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.

Доручення прокуратур вищого рівня та документи про їх виконання групуються у справи за напрямами діяльності прокуратури.

11.3.5. Нормативні акти (положення, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами), уміщуються у справи разом із цими документами.

11.3.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

11.3.7. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

11.3.8. Особові справи працівників прокуратури формуються відповідно до Інструкції з обліку прокурорських кадрів в органах прокуратури України, що затверджується наказом Генеральної прокуратури України.

Особові справи державних службовців формуються та ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

11.3.9. Забороняється ведення справ поза номенклатурою.

12. Підготовка справ до зберігання та використання

12.1. Закінчені у діловодстві справи та наглядові провадження (далі - справи) постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання та з кадрових питань (особового складу) зберігаються за місцем формування у структурних підрозділах органів прокуратури відповідно до номенклатури справ.

Зберігання документів і справ організовують керівники структурних підрозділів і працівники, які забезпечують ведення діловодства в цих підрозділах.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) за погодженням із керівником служби діловодства можуть передаватися в архів прокуратури.

12.2. Підготовка документів до передачі в архів прокуратури включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передавання справ до архіву прокуратури;

- забезпечення збереженості документів.

13. Експертиза цінності документів у прокуратурах

13.1. Експертиза цінності документів

13.1.1. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типового та галузевого переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, що підлягають внесенню до НАФ, номенклатур справ, інших нормативно-правових актів із питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Державної архівної служби України.

13.1.2. Забороняється:

- знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;

- вилучати з НАФ документи:

• створені у період до 1946 року;

• з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, з політичних чи ідеологічних міркувань.

13.2. Організація експертизи цінності документів

13.2.1. Експертиза цінності документів у прокуратурі проводиться:

- у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування справ із документів і перевірки правильності віднесення документів до справ;

- під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі у складі НАФ.

13.2.2. Організація експертизи цінності документів, їх відбору для подальшого зберігання здійснюється ЕК Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур. ЕК прокуратур здійснюють діяльність на підставі положення, що розробляється відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.

13.3. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

13.3.1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно безпосередньо працівниками структурних підрозділів прокуратури, відповідальних за ведення діловодства в них (служби діловодства), разом з ЕК прокуратури під методичним керівництвом архівного підрозділу прокуратури.

13.3.2. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання до архіву прокуратури, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах прокуратури, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового (галузевого) переліку документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ прокуратури шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

13.3.3. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, які підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

13.3.4. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами прокуратури здійснюється їх пошук. У разі негативного результату пошуку керівник прокуратури за поданням служби діловодства або керівника архівного підрозділу (архіваріуса) призначає службове розслідування (перевірку), за результатами якого (якої) приймає рішення про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.

Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного самостійного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу прокуратури.

На підставі довідки архівний підрозділ складає акт про нестачу справ та документів у структурних підрозділах (додаток 39).

13.3.5. За результатами експертизи цінності в прокуратурі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо. Оформлення та опис справ здійснюються відповідно до вимог пунктів 14.1, 14.7 Інструкції.

13.3.6. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення (додаток 40) здійснюються після зведення описів справ прокуратури за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК прокуратури одночасно.

Схвалені відповідним державним архівом описи справ постійного зберігання, а також описи справ із кадрових питань (особового складу) та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником прокуратури, після чого прокуратура-фондоутворювач має право знищувати документи.

13.3.7. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2012 році, можуть включатися в акт, складений не раніше 1 січня 2016 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2018 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи прокуратури в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

13.3.8. Прокуратури, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та із кадрових питань (особового складу). Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК прокуратури, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ із кадрових питань (особового складу) подаються згідно із законодавством до експертно-перевірної комісії (ЕК) ЦДАВО України (обласного державного архіву). Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником прокуратури.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про ревізію, проведену органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідка підписується керівником прокуратури та головним бухгалтером.

13.3.9. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

13.3.10. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів для знищення. Ці акти зберігаються в архіві прокуратури.

Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

13.3.11. Порядок зберігання та знищення документів і справ з грифом обмеження доступу "Для службового користування" визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеження доступу, що застосовуються в органах прокуратури, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК прокуратури, наприклад:

Справи № 15 ДСК, № 133 ДСК, № 158 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени ЕК:
(Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
(Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
(Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата

14. Підготовка і передача справ до архіву прокуратури

14.1. Оформлення справ

14.1.1. Оформлення справ, заведених у структурних підрозділах прокуратури, покладається на працівників, що забезпечують діловодство в цих підрозділах, за методичною допомогою архіву прокуратури.

14.1.2. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів, засвідчувального напису, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша).

14.2. Нумерація аркушів справ

14.2.1. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

14.2.2. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

14.2.3. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

14.2.4. Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

14.2.5. Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

14.2.6. Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

14.2.7. Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

14.2.8. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

14.2.9. За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (125-а, 125-б тощо).

14.3. Складання внутрішнього опису документів справи

14.3.1. Внутрішній опис складається до справ та наглядових проваджень, які зазначені в пункті 11.1.8 Інструкції.

14.3.2. Внутрішній опис (додаток 41) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

14.3.3. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

14.3.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні підтверджуючі документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

14.4. Складання засвідчувального напису справи

14.4.1. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 42) складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

14.4.2. У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

14.4.3. У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів із наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

14.4.4. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланнями на відповідний виправдувальний документ (наказ, акт).

14.4.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у кінці справи складається новий засвідчувальний напис. Попередній засвідчувальний напис закреслюється та зберігається у справі постійно.

14.5. Оправлення справ

14.5.1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на 4 проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

14.5.2. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

14.5.3. За наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий опис.

14.6. Оформлення обкладинок справ

14.6.1. Обкладинки справ постійного (додатки 43, 44), тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (додатки 45, 46) та з кадрових питань (особового складу) оформляються за встановленою формою.

Перед передаванням справ до архіву прокуратури в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається у заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об'єкта описування). У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на наявність копій документів тощо).

14.6.2. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному (кожній) з них проставляються крайні дати документів (початку та закінчення справ).

У разі зазначення точних календарних дат наводяться число, місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом. Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче за дату справи з нового рядка робиться запис про це: "У справі є документи за _________ роки". Дати можуть не вказуватись на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені в заголовках справ.

14.6.3. На обкладинці справи проставляється її номер за описом і за погодженням з архівом прокуратури - архівний номер опису.

14.6.4. У разі зміни найменування прокуратури (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої прокуратури (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування прокуратури (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

14.6.5. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

14.7. Складання та оформлення описів справ

14.7.1. Описи справ та наглядових проваджень складаються за встановленою формою (додаток 47).

Описи документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) складаються через рік після завершення справ у діловодстві.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

14.7.2. Опис справ структурного підрозділу складається працівником, відповідальним за ведення діловодства, з методичною допомогою архіву прокуратури з дотриманням таких вимог:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ із додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.

Наприклад:

описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 05, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2015 році, будуть мати номери: 05П - 2015; 05Т - 2015; 05ОС - 2015;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

- у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати найбільш давнього та найбільш пізнього документів, унесених до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості стану зберігання справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам прокуратури або іншій прокуратурі, про наявність копій документів у справі;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і прокуратури в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за хронологією в алфавітному порядку.

14.7.3. Описи справ ведуться впродовж кількох років із єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

14.7.4. У кінці опису заповнюється підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

14.7.5. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ___", - а графи 4, 5 опису не заповнюються.

14.7.6. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.

14.7.7. Опис справ структурного підрозділу прокуратури складається в двох примірниках, перший із яких передається разом зі справами в архів прокуратури, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

14.7.8. На основі описів справ структурних підрозділів архів прокуратури готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному цією Інструкцією.

14.8. Передавання справ до архіву прокуратури

14.8.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву прокуратури в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів прокуратури за рішенням її керівника. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

14.8.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передавання до архіву прокуратури включає перевірку правильності формування справ із документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідності справ номенклатурі.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

14.8.3. У випадку встановлення фактів нестачі документів і справ під час передачі їх до архіву відповідними структурними підрозділами здійснюється їх пошук. У разі негативного результату пошуку керівник прокуратури за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування, за наслідками якого приймає рішення про притягнення до дисциплінарної відповідальності. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву прокуратури.

14.8.4. Прийняття справ проводиться працівником архіву прокуратури в присутності працівника, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, переданих до архіву прокуратури, номери відсутніх справ, дату приймання-передачі справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Доставляння до архіву прокуратури справ упакованими належним чином забезпечується структурними підрозділами.

14.9. Граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві прокуратури

Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві прокуратури:

- для документів Генеральної прокуратури України - 15 років;

- для документів регіональних прокуратур - 10 років;

- для документів із кадрових питань (особового складу) - 75 років.

Після закінчення граничних строків зберігання документи, віднесені до НАФ, передаються на постійне зберігання відповідно до порядку, визначеного Правилами.

15. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ прокуратури та закінчених описів справ фонду в цілому

15.1. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання

15.1.1. В архіві органу прокуратури, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї прокуратури.

15.1.2. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 48) включаються заголовки справ, що утворилися в структурних підрозділах прокуратури впродовж року, а також заголовки справ, сформованих із документів, вилучених зі справ із тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для місцевих прокуратур - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірення правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

15.1.3. У разі виявлення нестачі справ, включених в опис структурного підрозділу, архів прокуратури разом зі службою діловодства та структурним підрозділом прокуратури, де перебували ці справи, вживають заходів, передбачених пунктом 14.8.3 Інструкції.

15.1.4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку, викладеному у п. 10.6 Інструкції. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до норм, передбачених п. 10.15 Інструкції.

15.1.5. Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, які створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер. У прокуратурах із річним документообігом менше 600 документів допускається закінчення зведеного опису з кількістю справ 999.

15.1.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і словами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 48).

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ прокуратури, залежно від кількості таких справ можуть включатися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

15.1.7. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ із кадрових питань (особового складу) складається передмова, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.

Передмова до опису складається з двох частин:

- перша - історія установи-фондоутворювача;

- друга - історія фонду.

У першій частині передмови наводяться у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності прокуратури, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій - стисло характеризується зміст і повнота документів у справах, висвітлюються особливості формування та описування справ, їх систематизації в описі. Передмову підписують укладач опису та керівник архіву прокуратури (особа, відповідальна за архів).

Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву прокуратури (особою, відповідальною за архів).

15.1.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 42).

15.1.9. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК прокуратури, якою проставляється гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

15.1.10. Прокуратури, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках та розподіляють їх відповідно до вимог Правил.

15.2. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

15.2.1. Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів прокуратури. Уточнення схеми систематизації закінченого опису в разі функціональної побудови річних розділів опису не проводиться.

15.2.2. До закінченого опису справ постійного зберігання аналогічно річному розділу зведеного опису (пп. 15.1.8 Інструкції) складається засвідчувальний напис (додаток 42).

15.2.3. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 49), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності і становлять довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом із довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

15.3. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

15.3.1. В опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворюються в діяльності структурних підрозділів прокуратури. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 50). Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання (п. 14.7 Інструкції).

До опису включають заголовки справ, що утворюються в діяльності структурних підрозділів прокуратури і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання "До ліквідації установи" (окрім документів із кадрових питань (особового складу). Систематизація заголовків справ у цьому описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ прокуратури за цей самий рік.

15.3.2. Прокуратури, в діяльності яких утворюються документи НАФ, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК прокуратури та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий є робочим.

Прокуратури, у діяльності яких не створюються документи НАФ, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК прокуратури описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником прокуратури. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві прокуратури як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю прокуратурі вищого рівня.

15.4. Складання і оформлення опису справ із кадрових питань (особового складу)

15.4.1. Зведений опис справ із кадрових питань (особового складу) складається за встановленою формою (додаток 51). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання, визначеному цією Інструкцією.

Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрового підрозділу, підрозділу бухгалтерського обліку та за номенклатурою справ прокуратури мають строк зберігання понад 10 років.

15.4.2. Заголовки справ опису з кадрових питань (особового складу) систематизуються за номінальною ознакою в такій послідовності:

- накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);

- облікові документи (списки працівників особового складу);

- книги (журнали) обліку наказів із кадрових питань (особового складу);

- картки з обліку особового складу;

- особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;

- контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);

- бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а у разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);

- нагородна документація;

- документи про нещасні випадки в прокуратурі (акти, протоколи, висновки, журнали);

- незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених громадян.

15.4.3. Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратур, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури. Порядок погодження таких описів визначено Правилами.

Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратури затверджуються керівником прокуратури.

15.4.4. Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратур, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК прокуратури. Порядок погодження таких описів визначено Правилами.

Описи справ із кадрових питань (особового складу) прокуратури затверджуються керівником прокуратури.

15.4.5 Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ із кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.

16. Забезпечення збереженості документів архіву

16.1. Вимоги до приміщень архіву

16.1.1. Приміщення архіву складаються зі:

- сховища для зберігання документів;

- службових кабінетів для працівників.

16.1.2. Сховище архіву повинно бути віддаленим від виробничих, складських та побутових приміщень, пов'язаних зі зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів, і не мати з ними спільних вентиляційних каналів.

У сховищі архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається лише за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів із них у сховище.

16.1.3. Двері приміщень архіву ізолюються металом, у неробочий час опечатуються. Ключі від приміщення архіву зберігаються у працівника архіву та в чергового по прокуратурі.

Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати і охоронна сигналізація.

16.1.4. У приміщеннях архіву прокладається схована електропроводка. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Освітлювальні прилади, світильники, електрощити та розподільні пристрої повинні бути закритого виконання. Розподільні електрощити, запобіжні пристрої та рубильники встановлюються тільки за межами архівосховищ. Усе електроустаткування забезпечується заземленням.

16.1.5. За пожежною безпекою приміщення архівів належать до категорії "В" і повинні розташовуватися в будівлях, ступінь вогнестійкості яких не нижчий, ніж другий.

16.1.6. Основним протипожежним устаткуванням архіву є автоматичні системи пожежогасіння та переносні вогнегасники новітніх конструкцій, що не справляють побічної руйнівної дії на документи. Вони встановлюються з розрахунку один на 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне приміщення.

Архівосховища та приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.

В архіві повинні бути:

- інструкція про заходи пожежної безпеки та список осіб, відповідальних за цю роботу;

- план евакуації документів і майна, який погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) прокуратури і затверджується її керівником.

16.1.7. Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17 - +19° C, відносна вологість - 50-55 %. У приміщеннях із нерегульованим кліматом рекомендується встановлювати кондиціонери, зволожувачі повітря.

16.1.8. Освітлення у сховищах може бути природним і штучним. Не допускається освітлення документів прямим сонячним світлом.

Захист справ від дії світла забезпечується: зберіганням документів у коробках, папках із клапанами, а також у шафах і на стелажах закритого типу; застосуванням на вікнах світлозахисного устаткування (жалюзі, щільні штори, захисні фільтри, фарбування скла тощо).

Як джерела штучного світла застосовуються лампи розжарювання та люмінесцентні лампи в закритих плафонах із гладенькою зовнішньою поверхнею.

Рівень освітлення в діапазоні видимого спектра не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги - 20-50 лк, на робочих столах - 100 лк.

16.1.9. Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у санітарні дні - вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок із документами.

16.1.10. У разі виявлення в приміщеннях плісняви, комах, гризунів проводиться дезінфекція, дезінсекція, дератизація уражених ділянок або приміщення в цілому.

16.2. Обладнання архіву

16.2.1. Архівосховища обладнуються стелажами, що розміщуються таким чином:

- ширина головного проходу між рядами стелажів - 120 см;

- ширина проходів між стелажами - 80 см;

- відстань стелажа від стіни - 50 см;

- відстань між полицями - 40 см;

- відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см;

- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 110 см.

Дерев'яні стелажі обов'язково обробляються вогнестійкими речовинами. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін, що мають віконні прорізи та опалювальні системи.

16.2.2. В архівах прокуратур, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути тільки в керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

16.3. Розміщення документів в архівосховищі

16.3.1. Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Документи ліквідованих структурних підрозділів або прокуратур зберігаються окремо.

16.3.2. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках із картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок.

16.3.3. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду, опису, крайні дати та номери справ, уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.

16.3.4. Забороняється зберігати архівні справи на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.

16.3.5. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.

16.4. Порядок видавання справ з архівосховища

16.4.1. Справи з архівосховища видаються для користування працівникам прокуратури - фондоутворювача, науковцям, а також у тимчасове користування іншим прокуратурам.

16.4.2. Кожне переміщення документів за межі архівосховища потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. За межі будівлі прокуратури документи вивозяться тільки в упакованому вигляді на закритому автотранспорті. Під час транспортування документи вміщуються у валізи або упаковуються в пачки. При цьому використовується цупкий папір, шпагат, під який підкладаються картонні прокладки.

16.5. Перевіряння наявності та стану справ

16.5.1. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання.

16.5.2. Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) здійснюється один раз на 10 років.

16.5.3. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться у разі:

- переміщення документів в інше сховище;

- ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;

- зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів);

- реорганізації або ліквідації прокуратури.

Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

16.5.4. Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3-5 осіб, призначеною керівником прокуратури.

Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів із підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.

Фізичний стан документів справ оцінюється шляхом їх візуального перегляду.

16.5.5. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ у тимчасове користування.

16.5.6. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ, у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис архівного фонду. Після завершення перевіряння в кожному описі після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевірки та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

16.5.7. Якщо під час перевіряння в описі виявлено літерні, пропущені, повторні, вільні номери справ, не зазначені в підсумковому записі, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

16.5.8. Якщо перевірянням виявлено нестачу справ, то організовується їх пошук. Для цього необхідно:

- вивчити всі облікові документи архіву, у тому числі про видавання справ з архівосховища;

- організувати пошук невиявлених справ у структурних підрозділах, де вони були сформовані;

- перевірити в архівосховищі справи структурних підрозділів або інших фондів, розташованих поруч, тому що справи можуть бути неправильно підкладені;

- вивчити документи справи фонду, у першу чергу акти про вилучення документів до знищення, про передавання документів до інших прокуратур, на постійне зберігання, а також акти й аркуші попередніх перевірянь наявності та стану справ.

Пошук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

16.5.9. Справи, знайдені під час пошуку, уміщуються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути:

- акти про вилучення їх до знищення (додаток 40);

- акти про непоправні пошкодження справи;

- акти передавання справ іншим прокуратурам та на постійне зберігання (додаток 52).

16.5.10. Якщо пошук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи.

17. Видача документів у тимчасове користування за межі архіву

17.1. Одержання з архіву прокуратури наглядових проваджень (справ) здійснюється працівником, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі, на підставі відповідного замовлення (додаток 53) і реєструється в книзі обліку наглядових проваджень (справ), що видаються у структурні підрозділи прокуратури (додаток 54).

17.2. Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця.

Після закінчення встановленого строку за потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.

17.3. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передача їх у постійне користування іншим установам забороняється.

17.4. В окремих випадках відповідно до письмової постанови судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника прокуратури здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів.

Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 55), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

18. Облік, використання, зберігання бланків, печаток і штампів

18.1. Порядок виготовлення бланків, їх облік, використання і зберігання

18.1.1. В органах прокуратури використовуються бланки суворої звітності, які виготовляються типографським способом, та звичайні бланки, виготовлені в органах прокуратури за допомогою комп'ютерної техніки.

Усі бланки повинні виготовлятися згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

18.1.2. До бланків суворої звітності належать кольорові бланки, що містять зображення Державного Герба України, повне найменування та юридичну адресу прокуратури (далі - гербові бланки), бланки посвідчень про відрядження.

18.1.3. На бланках суворої звітності типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а в разі необхідності - серії цих номерів за видами бланків.

18.1.4. Кольорові гербові бланки можуть використовуватись для листування з органами державної влади та управління, народними депутатами України, правоохоронними органами тощо.

Для листування із закордонними кореспондентами, дипломатичними установами і компетентними органами іноземних держав, а також представництвами міжнародних організацій виготовляються бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною із зображенням Державного Герба України, зазначенням повного найменування та адреси прокуратури.

Некольорові бланки, які містять зображення Державного Герба України та повне найменування прокуратури, використовуються для відомчого листування в органах прокуратури, оформлення організаційно-розпорядчих та процесуальних документів, листування з установами, підприємствами, організаціями та заявниками.

18.1.5. Бланки, у яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не дозволяється.

18.1.6. Виготовлення та облік бланків суворої звітності покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (прокуратурам нижчого рівня).

18.1.7. Керівники структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, а також керівники місцевих прокуратур визначають осіб, відповідальних за отримання та видачу бланків працівникам прокуратури.

18.1.8. Бланки суворої звітності підлягають обов'язковому обліку у відповідних книгах (додаток 56) централізовано та у структурних підрозділах, зберігаються у сейфах або металевих шафах, які належно зачиняються та охороняються.

18.1.9. Видача гербових бланків, посвідчень на відрядження здійснюється під розписку в зазначених вище книгах обліку.

18.1.10. Книги обліку бланків нумеруються, прошиваються і опечатуються та включаються до номенклатури справ.

18.1.11. Знищення зіпсованих бланків суворої звітності здійснюється комісією у складі щонайменше 3 осіб (як правило, керівник підрозділу та працівник, який забезпечує ведення діловодства), за актами, з відміткою у книзі обліку бланків.

Акт на знищення складається в довільній формі з відміткою усіх номерів зіпсованих бланків та способу їх знищення (подрібнення або спалення).

18.1.12. Контроль за використанням, зберіганням, обліком та списанням бланків суворої звітності покладається на керівників структурних підрозділів.

18.1.13. Перевірки наявності бланків суворої звітності, стану їх використання, зберігання та обґрунтованості списання проводиться не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника прокуратури. Результати перевірки відображаються у книзі обліку після останнього запису.

18.2. Облік, використання, зберігання печаток і штампів

18.2.1. Службові, процесуальні, фінансово-господарські та інші документи, складені в органах прокуратури, копії цих документів, а також вхідні та вихідні документи посвідчуються чи засвідчуються печатками або штампами.

18.2.2. Види документів, які засвідчуються або посвідчуються печатками чи штампами, а також види печаток і штампів, що використовуються при цьому, визначаються наказом керівника прокуратури або його заступника на підставі нормативно-правових актів.

18.2.3. В органах прокуратури використовуються печатки із зображенням Державного Герба України та повного найменування прокуратури відповідного рівня (далі - гербові печатки), інші печатки і штампи.

18.2.4. Перелік документів, які посвідчуються гербовою печаткою в органах прокуратури України, наведено у додатку 57 Інструкції.

18.2.5. Копії документів, які в оригіналі посвідчені гербовою печаткою, засвідчуються винятково гербовою печаткою прокуратури відповідного рівня.

Копії інших документів у Генеральній прокуратурі України засвідчуються печатками "Для копій" тих структурних підрозділів, які їх склали, а у регіональних і місцевих прокуратурах - печатками служби діловодства.

18.2.6. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ, відбиток штампа - на вільній від реквізитів та інших написів частині документа.

18.2.7. Орієнтовний перелік печаток і штампів, які рекомендовано до використання у діяльності органів прокуратури України, визначено у додатку 58.

18.2.8. Виготовлення, облік видачі та списання печаток і штампів покладається на підрозділи матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, які здійснюють їх видачу структурним підрозділам (прокуратурам нижчого рівня).

18.2.9. Печатки та штампи підлягають обов'язковому обліку в підрозділах, що їх використовують. Такий облік ведеться у відповідних книгах обліку (додаток 59) з обов'язковим зазначенням контрольного відбитка печатки (штампа).

18.2.10. Великі гербові печатки зберігаються та використовуються підрозділом забезпечення охорони державної таємниці Генеральної прокуратури України, режимно-секретними підрозділами регіональних прокуратур, керівниками місцевих прокуратур.

18.2.11. У прокуратурах, підрозділи яких розташовані у різних адміністративних будівлях, з метою посвідчення процесуальних та інших документів також можуть використовуватися номерні гербові печатки (з цифрами "2", "3", "4" та ін.).

Порядок використання (зберігання) номерної гербової печатки та перелік документів, що посвідчуються нею, регламентується наказом керівника прокуратури.

Забороняється проставляти номерні гербові печатки на оригіналах підписаних керівниками прокуратур та їх заступниками організаційно-розпорядчих документів та інших документів, що засвідчують права громадян і юридичних осіб; дорученнях, платіжних та інших документах, які мають фінансові наслідки; документах, що утворюються у ході міжнародного співробітництва; характеристиках працівників прокуратури, що надаються в інші відомства; документах (акти, у тому числі приймання-передачі, описи тощо), які стосуються ведення діловодства.

Зберігання та використання номерних гербових печаток покладається на працівників, які мають допуск та доступ до державної таємниці.

18.2.12. Малі гербові печатки для посвідчень про нагородження відзнаками Генерального прокурора України зберігаються та використовуються кадровими підрозділами.

18.2.13. Негербові печатки і штампи використовуються самостійними структурними підрозділами Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, місцевими прокуратурами для засвідчення факту реєстрації вхідних і вихідних документів, посвідчення копій документів, інших відміток довідкового характеру.

Порядок їх використання регламентується наказами керівництва Генеральної прокуратури України, регіональних і місцевих прокуратур.

18.2.14. У разі зміни найменування прокуратури чи структурного підрозділу чинні печатки або штампи із зображенням їх назви підлягають знищенню. Нові печатки і штампи із зображенням назви прокуратури чи структурного підрозділу виготовляються та використовуються в роботі на підставі наказу керівництва відповідної прокуратури.

18.2.15. Керівники самостійних структурних підрозділів Генеральної прокуратури України та регіональних прокуратур, а також керівники місцевих прокуратур визначають осіб, відповідальних за отримання і правильне використання печаток і штампів.

18.2.16. Працівники, які отримали печатки і штампи для виконання покладених на них службових обов'язків, несуть персональну відповідальність за їх збереження та правильність використання.

18.2.17. Тимчасова передача печаток і штампів іншим працівникам здійснюється лише за письмовою згодою керівника самостійного структурного підрозділу Генеральної прокуратури України або регіональної прокуратури, а також керівника місцевої прокуратури.

18.2.18. У неробочий час гербова, інші печатки і штампи зберігаються виключно в сейфах відповідальних працівників або у спеціально відведених для цього приміщеннях служби діловодства, які належно зачиняються та охороняються.

18.2.19. Відповідальність за додержання порядку зберігання та використання великої гербової печатки покладається на начальника підрозділу забезпечення охорони державної таємниці Генеральної прокуратури України, начальників режимно-секретних підрозділів регіональних прокуратур та керівників місцевих прокуратур; номерних гербових печаток, інших печаток і штампів - на керівників самостійних структурних підрозділів Генеральної прокуратури України, регіональних прокуратур та керівників місцевих прокуратур.

18.2.20. Перевірка наявності печаток і штампів, стану дотримання режиму їх зберігання та використання, обґрунтованості знищення проводиться не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника прокуратури. Результати перевірки відображаються у книзі обліку після останнього запису.

18.2.21. Про факти втрати печаток або штампів негайно інформується керівництво Генеральної прокуратури України, регіональних та місцевих прокуратур.

18.2.22. За фактами втрати печаток і штампів проводиться службове розслідування (перевірка), яке (яка) призначається керівником прокуратури.

18.2.23. Печатки і штампи прокуратури знищуються на підставі акта комісії у складі не менше 3 осіб, яка визначається відповідним наказом керівництва прокуратури. Акт подається на затвердження Генеральному прокурору України, керівнику регіональної прокуратури або їх заступникам згідно з розподілом обов'язків. Запис про знищення вчиняється у книзі обліку печаток і штампів.

19. Облік документообігу

19.1. Під обсягом документообігу слід розуміти загальну кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів у кожному структурному підрозділі та загалом у прокуратурі. Відповідний облік обов'язково ведеться у прокуратурах усіх рівнів.

Доцільно вести такий облік щомісяця з метою узагальнення відомостей щодо кількості опрацьованих документів, навантаження на кожного працівника окремо.

Ця інформація накопичується і узагальнюється прокуратурою та використовується для вивчення тенденцій стану діловодства, відповідного прогнозування, підготовки до перевірок та надання практичної допомоги, методичної роботи, своєчасного вирішення питань кадрового забезпечення діловодних процесів.

19.2. Облік документів ведеться щоденно працівниками, які відповідають за ведення діловодства у структурних підрозділах, під час первинної обробки та відправлення документів (додаток 60).

На початку місяця дані про кількість документів за минулий місяць підсумовуються у кожному структурному підрозділі та до сьомого числа подаються керівнику служби діловодства для зведення за встановленою формою (додаток 61).

19.3. Результати обліку обігу документів щорічно узагальнюються службою діловодства і використовуються для вжиття заходів щодо вдосконалення організації роботи з документами.

19.4. Службою діловодства складається узагальнене зведення про обіг документів прокуратури в цілому за місяць, півріччя та рік (додаток 62).

19.5. Під час обліку звернень, справ, що надсилаються в органи прокуратури та інші відомства, супровідний лист та додані до нього документи (справи) вважаються одним документом.

Звернення, вирішення якого належить до компетенції кількох структурних підрозділів, обліковується в тому підрозділі, який є відповідальним виконавцем, довідка співвиконавця обліковується у графі "Внутрішні".

19.6. Облік наказів, листів та інших документів, що направлені для виконання у прокуратури нижчого рівня чи структурні підрозділи прокуратури, ведеться у графі "Вихідні" тим підрозділом, який є відповідальним виконавцем. Облік таких документів здійснюється за формою 1/27, де в чисельнику зазначається кількість, а в знаменнику - тираж.

20. Примірний перелік службових обов'язків працівників служби діловодства

20.1. Керівник служби діловодства:

- здійснює загальне керівництво роботою служби діловодства, розподіляє функціональні обов'язки між працівниками;

- організовує роботу та контроль за виконанням вимог Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, Регламенту прокуратури, наказів керівництва прокуратури, що стосуються питань діловодства;

- здійснює перевірки стану організації діловодства у структурних підрозділах, регіональних прокуратурах (прокуратурах нижчого рівня) та надає їм практичну допомогу;

- проводить стажування керівників відповідних підрозділів та державних службовців місцевих прокуратур, які забезпечують ведення діловодства;

- організовує проведення аналітичної та методичної роботи з питань діловодства;

- вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства належними умовами праці, необхідними матеріально-технічними засобами;

- контролює стан дотримання трудової та виконавської дисципліни працівниками служби діловодства;

- виконує інші обов'язки за дорученням керівника прокуратури в межах завдань, що покладаються на службу діловодства.

20.2. Працівник, який забезпечує приймання та реєстрацію вхідної кореспонденції:

- приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє наявність документів, сортує, реєструє, проставляє штамп і передає за призначенням;

- передає документи, що потребують перекладу, до відповідного підрозділу;

- перевіряє за обліками наявність попереднього листування, виписує довідки;

- надає довідки щодо реєстрації вхідної кореспонденції.

20.3. Працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі:

- приймає кореспонденцію і реєструє її у відповідній книзі обліку;

- вчасно передає документи керівнику підрозділу та прокурорам на розгляд і виконання;

- заводить і формує за вказівкою керівника або прокурора наглядові провадження і справи;

- оформляє вихідні документи і передає на відправлення до відповідного підрозділу;

- стежить за строками виконання контрольних документів і заздалегідь інформує керівника підрозділу про затримку їх виконання;

- веде облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів, щомісяця готує зведення про документообіг;

- спільно з керівником підрозділу складає номенклатуру справ;

- виконує доручення керівника й прокурорів підрозділу в межах їх компетенції (друкування документів, тиражування та відправка, підбір наглядових проваджень тощо).

20.4. Працівник, який забезпечує відправлення вихідної кореспонденції:

- приймає вихідну кореспонденцію, перевіряє правильність оформлення документів і наявність додатків;

- повертає неналежно оформлені документи до структурного підрозділу;

- перевіряє адресу, пакує, маркує конверти, бандеролі, посилки;

- веде книги обліку та реєстри;

- здійснює доставку кореспонденції у межах населеного пункту.

20.5. Працівник, який забезпечує редагування документів:

- здійснює консультативно-дорадчі функції (з питань граматики, стилістики тощо), пов'язані з підготовкою службових документів;

- редагує тексти службових документів за підписом керівництва прокуратури;

- забезпечує облік та належне редагування документів.

20.6. Працівник, який забезпечує друкування документів:

- друкує документи (у тому числі таємні та з грифом обмеження доступу "Для службового користування") з рукописних і друкованих примірників;

- забезпечує облік та належне друкування документів.

- 20.7. Працівник приймальні керівника прокуратури:

- веде облік документів, які надходять керівнику для розгляду;

- надає документи на доповідь керівнику і передає їх із його резолюцією за призначенням;

- у разі відсутності керівника веде запис телефонних повідомлень із подальшою доповіддю.

20.8. Працівник, який забезпечує тиражування документів:

- здійснює тиражування службових документів на підставі замовлень структурних підрозділів;

- веде облік тиражованих документів.

20.9. Працівник, який забезпечує роботу архіву:

- приймає, зберігає справи та наглядові провадження;

- видає документи для тимчасового користування і стежить за їх своєчасним поверненням;

- забезпечує зберігання документаційного фонду, створеного в результаті діяльності прокуратури, та передає архівні документи для державного зберігання до ЦДАВО України (обласного державного архіву) у встановленому порядку;

- вживає заходів щодо упорядкування документаційного фонду в приміщеннях архіву;

- складає акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

- перевіряє стан архівної справи у структурних підрозділах та регіональних прокуратурах (прокуратурах нижчого рівня), надає їм практичну допомогу і консультації у роботі з оформлення документів, які підлягають передачі до архіву;

- забезпечує дотримання правил пожежної безпеки у приміщеннях архіву.