Про затвердження Тимчасової інструкції з діловодства в органах прокуратури України

(Зі змінами, внесеними наказом
Генерального прокурора від 28.12.2019 № 366)

Відповідно до статті 9 Закону України «Про прокуратуру», постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», з метою належного забезпечення впровадження електронного документообігу в діяльність органів прокуратури та промислової експлуатації інформаційної системи «Система електронного документообігу органів прокуратури України» НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Тимчасову інструкцію з діловодства в органах прокуратури України, що додається (далі - Інструкція).

2. Положення Інструкції в частині використання кваліфікованого електронного підпису та кваліфікованої електронної печатки при роботі з документами в інформаційній системі «Система електронного документообігу органів прокуратури України» набувають чинності з дня видання відповідного організаційно-розпорядчого документа Офісу Генерального прокурора.

(До пункту внесено зміни відповідно до наказу Генерального прокурора від 28.12.2019 № 366)

3. Першим заступникам та заступникам Генерального прокурора, заступнику Генерального прокурора - керівнику Спеціалізованої антикорупційної прокуратури, керівникам регіональних та місцевих прокуратур, керівникам самостійних структурних підрозділів Офісу Генерального прокурора забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції.

(Пункт викладено у такій редакції відповідно до наказу Генерального прокурора від 28.12.2019 № 366)

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Генеральної прокуратури України від 24.02.2016 № 103 «Про затвердження Інструкції з діловодства в органах прокуратури України».

5. Контроль за дотриманням вимог наказу покласти на Генерального прокурора, перших заступників чи заступників Генерального прокурора згідно з розподілом обов’язків.

(Пункт викладено у такій редакції відповідно до наказу Генерального прокурора від 28.12.2019 № 366)

ТИМЧАСОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в органах прокуратури України

(Зі змінами, внесеними наказом Генерального прокурора від 28.12.2019 № 366)

ТЕРМІНИ,
які використовуються в Інструкції

1. Архівний документ - документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави.

2. Архівний підрозділ - структурний підрозділ, відповідальний за ведення архіву працівник прокуратури, що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

3. Архівний фонд - сукупність архівних документів, сформована на підставі зв'язку між документами і/або їх утворювачами.

4. Бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією і наявним місцем для фіксування змінної інформації.

5. Вирішення документа - виконання документа, перевірка за документом із подальшою доповіддю про результати виконання керівництву або списання до справи (наглядового провадження), надання відповіді заявнику.

6. Візуалізація - процес відтворення даних у наочній формі.

7. Діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами.

8. Документ - спеціально створений з метою збереження інформації матеріальний об'єкт, який містить зафіксовані за допомогою письмових знаків, звуку, зображення тощо відомості.

9. Документаційний (документальний) фонд - сукупність службових документів, що нагромадились або зібрані в процесі діяльності прокуратури, склад і процес формування яких визначається в її нормативних документах.

10. Документообіг - рух службових документів із моменту їх створення або одержання прокуратурою до завершення виконання або відправлення.

11. Електронна копія оригіналу паперового документа - візуальна репрезентація паперового документа в електронній формі внаслідок сканування (фотографування) такого документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою.

12. Електронна позначка часу - електронні дані, які пов'язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення їх наявності на цей момент.

13. Інформаційна система "Система електронного документообігу органів прокуратури України" - сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизованого виконання завдань із документального забезпечення прокуратури.

14. Кваліфікована електронна печатка - удосконалена електронна печатка, яка створюється з використанням засобу кваліфікованої електронної печатки і базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.

15. Кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

16. Кваліфікований сертифікат відкритого ключа - сертифікат відкритого ключа, який видається кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, засвідчувальним центром або центральним засвідчувальним органом і відповідає вимогам законодавства України про електронні довірчі послуги.

17. Копія документа - документ, який містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа, в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак.

18. Наглядове провадження - форма групування документів, що стосуються кримінального провадження, перевірки та листування за зверненнями, представництва інтересів держави в суді, перевірки законності прийняття процесуального рішення тощо.

19. Номенклатура справ - обов'язковий для кожної прокуратури систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

20. Організація роботи зі службовими документами - створення умов, що забезпечують рух, пошук, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності органів прокуратури.

21. Оригінал службового документа - примірник службового документа, що має всі обов'язкові реквізити, у т. ч. оригінал підпису посадової (службової) особи прокуратури, і першим набуває юридичної сили.

22. Підпис - реквізит службового документа, який надає документу юридичної сили та свідчить про відповідальність особи за його зміст.

23. Підписувач - фізична особа, яка створює електронний підпис.

24. Погоджувач - уповноважена особа, яка візує чи бере участь у погодженні проекту документа.

25. Реєстратор - працівник служби діловодства прокуратури (працівник, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі), уповноважений на реєстрацію вхідних і/або вихідних документів

26. Реквізит службового документа - інформація, зафіксована у документі для його ідентифікації, організації обліку та (або) надання йому юридичної сили.

27. Розгляд документів - вид службової діяльності працівників прокуратури щодо вирішення долі документа, вчинення резолюції, направлення для виконання до прокуратур нижчого рівня або за належністю в інші відомства тощо.

28. Сертифікат відкритого ключа - електронний документ, який засвідчує належність відкритого ключа фізичній або юридичній особі, підтверджує її ідентифікаційні дані та/або надає можливість здійснити автентифікацію веб-сайту.

29. Система електронної взаємодії органів виконавчої влади - державна телекомунікаційна система, призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису та/або електронної печатки, організації міжвідомчого моніторингу щодо стану виконання управлінських рішень у межах взаємодії органів виконавчої влади між собою та з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, а також інститутами громадянського суспільства.

30. Служба діловодства - структурний підрозділ у Генеральній прокуратурі України, регіональних прокуратурах, що забезпечує ведення діловодства (у місцевих прокуратурах - працівник, який забезпечує ведення діловодства).

31. Службовий документ - документ із необхідними реквізитами, який створено чи отримано органом прокуратури в процесі діяльності.

32. Службовий електронний документ - електронний документ із необхідними реквізитами, який створено чи отримано органом прокуратури в процесі діяльності із залученням інформаційної системи "Система електронного документообігу органів прокуратури України" чи інших засобів електронного зв'язку.

33. Справа - форма групування документів, які стосуються одного питання чи напряму діяльності і не долучаються до наглядового провадження.

34. Створювач електронної печатки - юридична особа, яка створює електронну печатку.

35. Факсограма (факс, телефакс) - передана каналами телекомунікативного зв'язку та одержана на папері копія документа.

КНИГА
обліку документів, які надійшли факсимільним зв'язком
до ___________________________
(найменування прокуратури)

Формат А4

КНИГА
обліку документів, які відправлені факсимільним зв'язком
______________________________
(найменування прокуратури)

Формат А4

КАРТКА
обліку руху наглядового провадження

__________
(номер)
____________________________
(прізвище)
__________________
(область)

(лицевий бік)

(зворотний бік)

Формат 100 × 150 мм

ПЕРЕЛІК
вхідних документів, що не підлягають реєстрації в органах прокуратури

1. Кореспонденція, адресована не органу прокуратури, до якого надійшла.

2. Бухгалтерські документи та документи статистичної звітності, які надійшли без супровідного листа.

3. Навчальні плани та програми, що стосуються діяльності інших установ.

4. Друковані видання (довідники, книги, журнали, газети).

5. Рекламні повідомлення, плакати.

6. Вирізки із окремих газет, публікації Інтернет-сайтів.

7. Вітальні листи, листівки.

ЖУРНАЛ
обліку звернень громадян, що надійшли на телефон "гарячої лінії"
____________________________
назва прокуратури

Формат А3

КНИГА
обліку кримінальних проваджень та матеріалів
_________________________

Формат А4

КНИГА
обліку кримінальних проваджень і матеріалів, що надсилаються до прокуратур та інших відомств

Формат А4

КНИГА
обліку кримінальних проваджень та матеріалів, які надійшли у зв'язку з реалізацією прокурором повноважень, передбачених Кримінальним процесуальним кодексом України
__________________________
(структурний підрозділ)

Формат А3

КНИГА
обліку кримінальних проваджень, направлених для затвердження обвинувального акта

Формат А3

КНИГА
обліку запитів на інформацію, які надійшли до прокуратури

Формат А4

КНИГА
обліку усних та письмових повідомлень про конфлікт інтересів

Формат А3

СПИСОК
розподілених між структурними підрозділами прокуратури номерів для книг обліку наглядових проваджень
на ____ рік

Формат А4

КНИГА
обліку документів, які відправлені електронною поштою
_____________________________
(найменування прокуратури)

Формат А4

КНИГА
обліку документів, взятих на контроль

Формат А4

ОПИС

СПИСОК
згрупованих рекомендованих відправлень, що пересилаються в межах України

СПИСОК
згрупованих міжнародних поштових відправлень

СПИСОК
згрупованих простих відправлень, що пересилаються в межах України

ВІДОМІСТЬ ДО СПИСКУ
на просту письмову кореспонденцію, оплачену з використанням відбитків державного знака маркувальної машини

РЕЄСТР
переданих документів

КНИГА
обліку документів, відправлених кур'єром

Формат А4

СХЕМА РОЗМІЩЕННЯ РЕКВІЗИТІВ
(для комп'ютерного набору)

{Додаток}

{Додаток}

{Додаток}

{Додаток}

НАКАЗ

АРКУШ ВІЗУВАННЯ

до проекту ________________________________________
__________________________________________________
(назва документа)

КНИГА
обліку наказів
___________________________________________________
(назва прокуратури)

Формат А4

СПИСОК
розсилання документа № ________
___________________________________________________
(найменування прокуратури, структурного підрозділу)

Формат А4

ЗАМОВЛЕННЯ

КНИГА
обліку замовлень на тиражування службових документів

Формат А4

КНИГА
обліку документів, які передані для перекладу

Формат А4

КНИГА
обліку документів, які надійшли для перекладу

Формат А3

ДОРУЧЕННЯ НА ПЕРЕКЛАД

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Формат 500 × 310 мм

Формат 500 × 310 мм

АКТ
про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах

АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ

ОПИС

ОПИС
справ постійного зберігання

ОПИС

ОПИС
справ тривалого (понад 10 років) зберігання

ОПИС
справ з кадрових питань (особового складу)

АКТ
приймання-передавання документів в архів іншої установи

ЗАМОВЛЕННЯ
на одержання архівних матеріалів

КНИГА
обліку наглядових проваджень (справ), що видаються у тимчасове користування структурним підрозділам

Формат А4

АКТ
про вилучення справ (документів)

КНИГА
обліку бланків

Формат А4

Формат А4

ОРІЄНТОВНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою прокуратури у разі їх створення в електронній формі

1. Оригінали підписаних керівниками прокуратури та їх заступниками організаційно-розпорядчих та інших документів, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей; виданих спільно з іншими органами та установами актів нормативного характеру; договори, посвідчення, доручення.

2. Запити про міжнародне співробітництво і долучені до них документи; складені прокурором документи для забезпечення виконання запиту про міжнародну правову допомогу (ст. ст. 548, 558 Кримінального процесуального кодексу України).

3. Листи (вимоги) у слідчі ізолятори про конвоювання затриманих та арештованих з ізоляторів тимчасового тримання та слідчих ізоляторів до слідчих у приміщення прокуратури для виконання слідчих дій; видачу їх у слідчі кімнати в межах слідчих ізоляторів; дозволи захисників на побачення із арештованими, родичів та інших громадян на зустріч із підслідними, взятими під варту.

4. Довідки органів прокуратури України про реабілітацію, визнання потерпілим(-и) від політичних репресій.

5. Банківські та інші фінансові документи.

6. Посвідчення про нагородження відзнаками Генерального прокурора.

7. Запити про видачу осіб, правову допомогу у кримінальних провадженнях, здійснення кримінального переслідування, а також долучені до них копії (витяги) інших матеріалів, які направляються до іноземних держав.

8. Матеріали, які надсилаються до Міністерства закордонних справ України для оформлення виїзду працівників органів прокуратури за кордон у службові відрядження.

9. Доручення працівникам прокуратури про право здійснення фінансово-господарських операцій, представництво інтересів прокуратури у судах за позовами до прокуратури.

10. Характеристики на працівників прокуратури, які надаються в інші відомства.

11. Акти приймання-передачі справ, документів і майна прокуратури.

12. Акти приймання-передавання документів на державне зберігання.

13. Описи справ постійного, тривалого строків зберігання та з кадрових питань (особового складу).

14. Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

15. Протоколи засідань експертної комісії прокуратури.

16. Банківські доручення, заяви на здавання валюти, картки зі зразками підписів і печаток, довідки про розмір заробітної плати.

17. Приписи на виконання завдання (для засвідчення підпису керівника прокуратури).

В інших необхідних випадках гербова печатка проставляється на документах за рішенням Генерального прокурора, його першого заступника чи заступника, керівників регіональних, місцевих прокуратур, що здійснюють процесуальне керівництво досудовим розслідуванням.

ОРІЄНТОВНИЙ ПЕРЕЛІК
печаток і штампів, які використовуються в органах прокуратури України

1. Велика гербова печатка з відображенням Державного герба України.

2. Печатка "Для пакетів".

3. Печатка "Для копій".

4. Печатка режимно-секретного органу (режимно-секретного підрозділу) прокуратури.

5. Штамп режимно-секретного органу (режимно-секретного підрозділу) прокуратури.

6. Штамп "З особистого прийому".

7. Штампи "Контроль", "Особливий контроль".

8. Штамп "Службове".

9. Штамп "Зі скриньки".

10. Штамп "З приймальні громадян".

11. Штамп реєстрації вхідної кореспонденції.

12. Штамп реєстрації вихідної кореспонденції.

13. Штамп "З електронної пошти".

14. Штамп кутовий із зазначенням повної адреси прокуратури.

ЖУРНАЛ
обліку печаток і штампів

ЗВЕДЕННЯ
про обіг документів в Департаменті (управлінні, відділі)__________
за ____________ 20__ р.

Формат А4

ЗВЕДЕННЯ
про обіг документів в Департаменті (управлінні, відділі)__________
за ____________ 20___ р.

Формат А4

ЗВЕДЕННЯ
про обіг документів
в _______________________________________
(назва прокуратури)
за _________________________ 20___ р.
(місяць, півріччя, рік)

Формат А

{Текст зі змінами станом на 28.12.2019 взято з сайту Офісу Генерального прокурора http://www.gp.gov.ua}