Про організацію доступу до відомостей персонально-довідкового обліку єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України

Відповідно до Законів України «Про захист персональних даних», «Про інформацію», статей 25, 27 Закону України «Про Національну поліцію», підпункту 17 пункту 4 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878, з метою вдосконалення порядку доступу до відомостей персонально-довідкового обліку єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України та організації надання фізичним особам відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок доступу до відомостей персонально-довідкового обліку єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України;

2) Форму бланка довідки для надання фізичним особам відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України;

3) Технічний опис бланка довідки для надання фізичним особам відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України.

2. Запровадити з 01 лютого 2017 року надання фізичним особам довідок про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України (далі - Довідки), Департаментом інформатизації МВС, територіальними сервісними центрами МВС (Криклій В.А.).

3. Департаменту інформатизації МВС (далі - ДІ) забезпечити:

1) упровадження програмного забезпечення з централізованою технологією обробки запитів фізичних осіб за персонально-довідковим обліком єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України та виготовлення Довідок в електронному вигляді (у форматі PDF);

2) надання Головному сервісному центру МВС (далі - ГСЦ МВС) спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє надсилати запити та отримувати відомості з персонально-довідкового обліку єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України (далі - робочі місця віддаленого доступу);

3) ведення електронного реєстру запитів, отриманих з робочих місць віддаленого доступу, Довідок в електронному вигляді, скріплених спеціально призначеним для таких цілей електронним цифровим підписом ДІ, Довідок, які виготовлені, але не видані через неявку фізичних осіб, строк зберігання яких минув, та зіпсованих бланків;

4) упровадження сервісу з перевірки легітимності виданих Довідок на офіційному веб-сайті МВС.

4. ГСЦ МВС (Криклій В.А.) забезпечити:

1) установлення в територіальних сервісних центрах МВС робочих місць віддаленого доступу;

2) опрацювання запитів фізичних осіб щодо отримання Довідок, реєстрацію виданих Довідок, невиданих Довідок, строк зберігання яких минув, зіпсованих бланків Довідок виключно на робочих місцях з обслуговування фізичних осіб з використанням програмних засобів, наданих ДІ;

3) зберігання письмових запитів фізичних осіб та наданих разом з ними копій документів, Довідок, які виготовлені, але не видані через їх неявку, протягом 6 місяців з дати надходження запиту;

4) надсилання до ДІ не пізніше 15-го числа наступного місяця після закінчення півріччя актів про знищення довідок, які виготовлені, але не видані через неявку фізичних осіб, та зіпсованих бланків, з обов’язковим зазначенням в акті серії та номера знищених бланків довідок.

5. Департаменту державного майна та ресурсів (Шалієвська Л.І.) забезпечити підключення робочих місць віддаленого доступу до єдиної цифрової відомчої телекомунікаційної мережі МВС.

6. Унести зміни до Положення про територіальний сервісний центр МВС, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 29 грудня 2015 року № 1646, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28 січня 2016 року за № 156/28286, доповнивши розділ ІІ після абзацу дванадцятого новим абзацом тринадцятим такого змісту:

«видає довідки про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості, її зняття, погашення;».

У зв’язку з цим абзаци тринадцятий - тридцять третій вважати відповідно абзацами чотирнадцятим - тридцять четвертим.

7. Департаменту інформаційних технологій (Буржинський В.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Тахтая О.В.

ПОРЯДОК
доступу до відомостей персонально-довідкового обліку єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України

І. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає умови, підстави та процедуру надання відомостей з інформаційної підсистеми «Оперативно-довідкова картотека» єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України, що містить відомості стосовно осіб, яким повідомлено про підозру в учиненні кримінального правопорушення, та осіб, яких засуджено за вчинення кримінального правопорушення, права та обов'язки суб'єктів, що є учасниками зазначеної процедури.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

Довідка - документ, який містить відомості з персонально-довідкового обліку єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України та який залежно від обсягу запитуваної особою інформації може містити відомості про:

відсутність (наявність) судимості;

притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України;

персонально-довідковий облік - систематизований банк (база) даних інформаційної підсистеми «Оперативно-довідкова картотека» єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України стосовно осіб, яким повідомлено про підозру в учиненні кримінального правопорушення, та осіб, яких засуджено за вчинення кримінального правопорушення;

Вимога - письмове звернення про надання відомостей з персонально-довідкового обліку, що подається державними органами, які здійснюють правоохоронні функції та мають повноваження на отримання таких відомостей (додаток 1);

користувачі робочого місця віддаленого доступу (далі - Користувачі) - посадові особи Департаменту інформатизації МВС (далі - ДІ), Департаменту інформаційно-аналітичної підтримки Національної поліції України та його територіальних підрозділів (далі - підрозділи інформаційної підтримки НПУ), Департаменту кримінального аналізу Національної поліції України та його територіальних підрозділів (далі - підрозділи кримінального аналізу НПУ), що проводять перевірки за персонально-довідковим обліком, територіальних сервісних центрів МВС (далі - ТСЦ МВС), що формують та надсилають запити щодо перевірки фізичних осіб за персонально-довідковим обліком;

робоче місце віддаленого доступу - спеціалізоване програмне забезпечення, що дозволяє надсилати запити та отримувати відомості з персонально-довідкового обліку;

установчі дані - інформація про прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи, дату та місце її народження, що дозволяє ідентифікувати її в персонально-довідковому обліку.

3. Правовими підставами надання відомостей з персонально-довідкового обліку є Конституція України, Кримінальний кодекс України, Кримінальний процесуальний кодекс України, Закони України «Про Національну поліцію», «Про оперативно-розшукову діяльність», «Про запобігання корупції», «Про інформацію», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації», «Про електронний цифровий підпис», «Про електронні документи та електронний документообіг», Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878, Положення про Національну поліцію, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 877, постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 889 «Про утворення територіальних органів з надання сервісних послуг Міністерства внутрішніх справ».

4. Надання інформації з персонально-довідкового обліку здійснюється на запити державних органів або за запитами фізичних осіб, що оформлені з дотриманням вимог законодавства, у письмовій або електронній формі.

5. Спеціальні програмні засоби ведення інформаційної підсистеми «Оперативно-довідкова картотека», яка входить до єдиної інформаційної системи Міністерства внутрішніх справ України, забезпечують автоматичне внесення до системних журналів даних щодо запитів до персонально-довідкового обліку, зокрема щодо ініціатора запиту, його змісту, дати та часу виконання, виконавця, реквізитів та змісту відповіді.

6. Право на запит та отримання відомостей з персонально-довідкового обліку мають:

1) державні органи, які здійснюють правоохоронні функції;

2) суди всіх рівнів;

3) органи державної влади та їх територіальні органи, органи місцевого самоврядування у зв’язку зі здійсненням ними повноважень, визначених законодавством;

4) фізичні особи.

ІІ. Отримання відомостей з персонально-довідкового обліку за зверненнями державних органів, які здійснюють правоохоронні функції

1. Перевірка осіб за персонально-довідковим обліком проводиться за Вимогою.

2. Підставою перевірки осіб є проведення слідчих (розшукових) дій та негласних слідчих (розшукових) дій у межах досудового розслідування та проведення оперативно-розшукових заходів за оперативно-розшуковими справами в порядку, визначеному кримінальним процесуальним законодавством та законодавством про оперативно-розшукову діяльність.

3. У Вимозі зазначається:

підстава перевірки (із зазначенням номера кримінального провадження або оперативно-розшукової справи);

установчі дані особи, яка перевіряється;

прізвище, ініціали та посада ініціатора звернення;

найменування та місцезнаходження органу ініціатора звернення.

Вимога реєструється відповідно до встановлених законодавством правил діловодства.

Вимога формується окремо на кожну особу, яка перевіряється за персонально-довідковим обліком.

Установчі дані вносяться українською та російською мовами. Прізвище, ім'я та по батькові вживаються в називному відмінку.

Вимога підписується керівниками департаментів, управлінь апаратів головних управлінь, керівниками управлінь, відділів та їх заступниками, начальниками (керівниками) територіальних, міських управлінь (відділів, відділень) уповноважених правоохоронних органів та їх заступниками відповідно до розподілу функціональних обов’язків, начальниками (керівниками) органів, в органах прокуратури всіх рівнів - прокурорами, їх заступниками та слідчими.

Вимога, заповнена з порушенням умов, визначених у цьому пункті, повертається ініціатору звернення без виконання із зазначенням причини повернення.

4. Вимоги подаються до підрозділів інформаційної підтримки НПУ або підрозділів кримінального аналізу НПУ. Засекречування їх здійснюється у випадках, коли це викликано службовою необхідністю, з дотриманням вимог законодавства про захист інформації.

5. У підрозділах інформаційної підтримки НПУ або підрозділах кримінального аналізу НПУ Вимоги вносяться з робочих місць віддаленого доступу до електронної форми запиту для надсилання на перевірку за персонально-довідковим обліком.

6. Надання відомостей з персонально-довідкового обліку на електронний запит здійснюється ДІ у строк до 10 робочих днів, за винятком виконання Вимог щодо осіб, стосовно яких вирішується питання про обрання запобіжного заходу - тримання під вартою, що виконуються протягом доби.

7. Результати перевірки за персонально-довідковим обліком за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення надсилаються Користувачам, які їх друкують на звороті Вимоги, підписують та надсилають ініціатору запиту.

У разі якщо інформація, яка надається у відповідь на запит, не вміщується на бланку Вимоги, її продовження друкується на стандартному аркуші паперу формату А4 або А5.

III. Отримання відомостей з персонально-довідкового обліку за зверненнями судів усіх рівнів

1. Підставою проведення перевірки осіб за персонально-довідковим обліком з наданням відомостей про це на звернення судів є судовий розгляд справ у порядку кримінального або цивільного судочинства.

2. Звернення суду подається у вигляді Вимоги, заповненої відповідно до пункту 3 розділу ІІ цього Порядку, та підписується головою суду, його заступниками або суддею, у провадженні якого перебуває справа у порядку кримінального або цивільного судочинства.

3. Звернення судів подаються до підрозділів інформаційної підтримки НПУ або ДІ, де з робочого місця віддаленого доступу вносяться до електронної форми запиту для надіслання на перевірку за персонально-довідковим обліком.

4. Надання відомостей з персонально-довідкового обліку на електронний запит здійснюється ДІ у строк до 10 робочих днів.

5. Результати перевірки за персонально-довідковим обліком за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення надсилаються Користувачам, які їх друкують, у порядку, визначеному в пункті 7 розділу ІІ цього Порядку, та надсилають ініціатору запиту.

IV. Отримання відомостей з персонально-довідкового обліку за запитами органів державної влади та їх територіальних органів, органів місцевого самоврядування, установ та організацій, у зв’язку зі здійсненням ними повноважень, визначених законодавством

1. Звернення органів державної влади, органів місцевого самоврядування, установ та організацій, у зв’язку зі здійсненням ними повноважень, визначених законодавством, щодо отримання інформації про наявність чи відсутність в особи судимості та/або притягнення її до кримінальної відповідальності виконуються ДІ, підрозділами інформаційної підтримки НПУ або підрозділами кримінального аналізу НПУ.

2. Надання відомостей з персонально-довідкового обліку або вмотивованої відмови в їх наданні здійснюється протягом 30 календарних днів, якщо інше не передбачено законодавством.

3. Організація надання інформації з персонально-довідкового обліку в електронному вигляді визначається ДІ.

V. Отримання відомостей з персонально-довідкового обліку за зверненнями фізичних осіб

1. Фізична особа, яка досягла 14-річного віку (далі - Заявник), має право на отримання з персонально-довідкового обліку відомостей про себе.

2. Відомості з персонально-довідкового обліку надаються Заявнику у формі Довідки з дотриманням вимог законодавства про звернення громадян та захист персональних даних на підставі запиту на отримання довідки про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України, що подається за формою, наведеною в додатку 2 до цього Порядку.

3. Запит подається в письмовій або електронній формі.

4. Запит у письмовій формі подається особисто Заявником або уповноваженою ним у встановленому порядку особою (далі - Представник) до ДІ або ТСЦ МВС, незалежно від реєстрації місця проживання Заявника.

Заявник під час подання запиту особисто пред’являє посадовій особі ДІ або ТСЦ МВС документ, що посвідчує його особу, та надає його копію.

Перелік документів, що посвідчують особу, визначений у статті 13 Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус».

Запит друкується або заповнюється письмово від руки розбірливими літерами без виправлень.

За необхідності замовлення декількох примірників Довідки на запиті вказується їх кількість, яка не може перевищувати трьох одиниць.

5. Інформація про Заявника, вказана в запиті про отримання відомостей з персонально-довідкового обліку, та додатково подані ним копії документів обробляються виключно з метою підготовки та надання йому Довідки.

6. Користувач, що приймає запит, перевіряє повноту і якість його заповнення, відповідність персональних даних, указаних у запиті, даним документа, що посвідчує особу, та з робочого місця віддаленого доступу вносить до електронної форми для перевірки за персонально-довідковим обліком.

7. Запит в електронній формі подається за умови ідентифікації Заявника з використанням електронного цифрового підпису чи іншого альтернативного засобу ідентифікації особи, що відповідає вимогам законодавства України, через офіційний веб-сайт МВС та офіційні веб-сайти територіальних органів з надання сервісних послуг МВС.

8. У разі якщо під час роботи із запитом посадовими особами ТСЦ МВС установлено, що Заявник, який звернувся за Довідкою, перебуває в розшуку, - інформується найближчий територіальний орган Національної поліції. У випадку виявлення даної інформації посадовими особами ДІ - інформується безпосередньо Департамент карного розшуку Національної поліції України.

Інформування здійснюється телефоном, факсом або іншим доступним способом з подальшим письмовим повідомленням.

9. Сформована в електронній формі Довідка завіряється спеціально призначеним для таких цілей електронним цифровим підписом ДІ та надсилається до робочого місця віддаленого доступу, з якого надійшов запит.

10. Посадова особа ДІ або ТСЦ МВС на робочому місці віддаленого доступу роздруковує Довідку та заповнює серію і номер використаного бланка.

У разі якщо інформація, яка надається у відповідь на запит, містить дві сторінки, друга сторінка друкується на зворотному боці бланку.

У разі якщо інформація, яка надається у відповідь на запит, містить більше двох сторінок, третя і наступні сторінки друкуються на стандартному аркуші паперу формату А4 або А5.

11. Довідки, надруковані за допомогою інших програмних засобів, є недійсними.

12. Роздрукована Довідка підписується заступником керівника ДІ відповідно до розподілу функціональних обов’язків (або особою, яка виконує його обов’язки), керівником ТСЦ МВС (або особою, яка виконує його обов’язки), скріплюється печаткою цього органу та видається Заявнику.

У разі, якщо Довідка містить декілька сторінок, на всіх сторінках проставляється печатка, а остання сторінка Довідки засвідчується заступником керівника ДІ відповідно до розподілу функціональних обов’язків (або особою, яка виконує його обов’язки), керівником ТСЦ МВС (або особою, яка виконує його обов’язки) та видається Заявнику.

13. На вимогу Заявника Довідка, скріплена спеціально призначеним для таких цілей електронним цифровим підписом ДІ, може надаватися на вказану ним електронну адресу в електронній формі з дотриманням вимог законодавства про захист інформації.

14. У разі незгоди з відомостями, що надані в Довідці, Заявник може надати до ДІ офіційні документи (вирок суду, довідку з місць позбавлення волі тощо) для внесення відповідних змін до персонально-довідкового обліку.

15. Для уточнення наявної в ДІ інформації або установчих даних Заявника, що вказані в запиті, можливе проведення додаткових перевірок за територіальними персонально-довідковими картотеками Національної поліції України або уточнення інформації, наданої в запиті, у посадової особи ТСЦ МВС.

16. Легітимність Довідки може бути перевірена через офіційний веб-сайт МВС.

17. Заявникові відмовляється в наданні відомостей з персонально-довідкового обліку в разі, якщо:

запит подано особою, яку неможливо ідентифікувати або яка не підтвердила повноваження щодо його подання, або установчі дані в запиті зазначені не в повному обсязі чи некоректно;

у запиті не вказано мету отримання відомостей;

у запиті не вказано вид запитуваної інформації (відомості про відсутність (наявність) судимості, притягнення до кримінальної відповідальності або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України);

відомості про фізичну особу, зазначені в запиті в електронній формі, не відповідають реквізитам підписувача, що зазначені в посиленому сертифікаті відкритого ключа електронного цифрового підпису.

Про відмову в наданні відомостей з персонально-довідкового обліку Заявник повідомляється в письмовому вигляді або на його вимогу в електронному із зазначенням причини відмови та роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

У випадку, коли під час опрацювання запиту встановлено, що фізична особа, щодо якої здійснюється запит, перебуває в розшуку, відомості про її розшук зазначаються в Довідці незалежно від форми запитуваної довідки.

18. Надання Довідки здійснюється безоплатно в строк до 30 календарних днів з дня надходження запиту.

Строк вмотивованої відмови в наданні Довідки не може перевищувати 10 робочих днів з дня надходження запиту.

19. Довідка видається станом на дату здійснення перевірки фізичної особи за персонально-довідковим обліком.

20. Фізична особа також має право отримати інформацію про те, чи обробляються її персональні дані в персонально-довідковому обліку, а також отримувати зміст таких персональних даних за умови дотримання вимог Закону України «Про захист персональних даних».

ВИМОГА

ЗАПИТ
на отримання довідки про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України

ФОРМА

БЛАНК
довідки для надання фізичним особам відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України

ТЕХНІЧНИЙ ОПИС
бланка довідки для надання фізичним особам відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України

1. Для виготовлення бланків довідок для надання фізичним особам відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінально-процесуальним законодавством України (далі - Довідка), використовується папір формату А5 щільністю 120 г/кв.м.

2. Фонові зображення бланка Довідки наносяться на лицьовий бік та складаються з:

фонового зображення блакитного кольору у вигляді сітки по всьому полю бланка;

малого Державного Герба України розміром 36 x 52 мм, розташованого по центру бланка і нанесеного фарбою блакитного кольору;

рамки, нанесеної фарбою золотистого кольору по периметру;

малого Державного Герба України розміром 16 x 22 мм, розташованого на відстані 2 мм від верхнього краю рамки по центру і нанесеного фарбою золотистого кольору;

горизонтальних та вертикальних ліній довжиною 27 мм, що нанесені фарбою золотистого кольору на відстані 2 мм від рамки по кутах;

графічного зображення емблеми Міністерства внутрішніх справ України у лівому та правому нижніх кутах, виконаного способом офсетного друку;

лінії позитивного мікротексту у вигляді коду держави «UA» англійською мовою, нанесеної фарбою золотистого кольору на відстані 27 мм від верхнього краю рамки;

горизонтальної лінії, нанесеної фарбою золотистого кольору на відстані 30 мм від бокових країв рамки та 10 мм від нижнього краю рамки;

ліній мікротексту в позитивному зображенні «МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ» українською мовою, нанесених фарбою золотистого кольору на відстані 2, 3 та 8 мм від горизонтальної лінії.

3. Бланк Довідки виготовляється друкарським способом та містить текстову інформацію, надруковану фарбою чорного кольору, а саме:

нумерацію бланка, що складається із серії з трьох літер та номера із семи цифр, які надруковано у верхній частині бланка Довідки на відстані 7 мм від верхнього краю рамки (розмір блоку 20 х 3 мм). Під серією та номером на відстані 3 мм надруковано слово «МІНІСТЕРСТВО» (розмір блоку 28 х 3 мм), під ним - слова «ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ» (розмір блоку 55 х 3 мм).

З правого боку у верхній частині довідки на відстані 8 мм від верхнього краю рамки та 5 мм від правого краю рамки великими літерами надруковано слово «ДОВІДКА» (розмір блоку 37 х 9 мм).

4. Бланк Довідки містить графічні елементи, виконані захисними фарбами, які під дією джерела ультрафіолетового опромінення набувають червоного свічення:

«МВС» українською мовою під мікротекстом у вигляді коду держави «UA» англійською мовою;

«МВС» українською мовою на відстані 6 мм від правого краю рамки та 60 мм від нижнього краю рамки.

код держави «UA» англійською мовою над зображенням емблеми Міністерства внутрішніх справ України на відстані 9 мм з лівого боку.