Про деякі питання зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 2998/5 від 26.09.2019}

Відповідно до пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою належної реалізації прав та інтересів громадян України у зв’язку із соціально-політичною ситуацією, що склалась у Донецькій та Луганській областях, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2013 року № 2804/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 року за № 2241/24773, що додаються.

{Пункт 2 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2998/5 від 26.09.2019}

3. Департаменту приватного права подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

ЗМІНИ
до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів

1. У розділі ІІ:

абзац перший пункту 1 викласти у такій редакції:

«1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.»;

у пункті 5:

в абзаці першому слова «у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві» замінити словами «у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві»;

в абзаці другому слова «у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Київській області» замінити словами «у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Київській області».

2. У розділі ІІІ:

в абзаці другому пункту 12 слова «Дата справи (тому, частини)» замінити словами «Крайні дати документів справи (тому, частини)»;

в абзаці першому пункту 13 слова «відповідного управління юстиції» замінити словами «Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)».

3. У розділі ІV:

в абзаці першому пункту 2 слова «Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)» замінити словами «головного територіального управління юстиції»;

пункт 8 викласти у такій редакції:

«8. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені для них в архівосховищі місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів справ та книг обліку надходжень і вибуття, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ (документів) (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (документів) (додаток 10).

У разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) вживаються заходи відповідно до пункту 15 глави 8 розділу VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).»;

у пункті 12 слова «підпункту 4.5.4 пункту 4.5 глави 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила роботи архівних підрозділів)» замінити словами «пункту 9 глави 2 розділу V та пункту 19 глави 8 розділу VIII Правил».

4. В абзаці другому пункту 2 розділу V слова «пункту 7.3 глави 7 Правил роботи архівних підрозділів» замінити словами «глави 6 розділу ХІ Правил».

5. У розділі VІ:

в абзаці четвертому пункту 3 слова «пункту 8.5 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів (зі змінами)» замінити словами «глави 5 розділу VІІІ Правил»;

в абзаці третьому пункту 5 слова «пункту 8.4 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів» замінити словами «глави 4 розділу VІІІ Правил»;

у пункті 6 слова «пунктом 8.6 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів» замінити словами «главою 6 розділу VІІІ Правил».

6. У тексті слова «відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції» у всіх відмінках і числах замінити словами «відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції» у відповідних відмінках і числах; слова «відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції» у всіх відмінках і числах замінити словами «відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції» у відповідних відмінках і числах.

7. У додатках:

1) додаток 2 після слів «актових записів цивільного стану (метричних записів).» доповнити новим реченням такого змісту: «Кількість аркушів документів _______________________________________»;
(цифрами і словами)

2) у додатку 3:

абзац перший викласти у такій редакції:

у тому числі: літерні номери __________________________;

пропущені номери ___________________________

+ аркушів внутрішнього опису ________________________.»;

літери «М.П.» виключити;

3) у додатку 5:

слово «Почато» замінити словом «Розпочато»;

слово «номер» замінити знаком «№»;

4) у додатку 11:

слово та знак «Опис №» замінити словом «Опис»;

слова «(назва опису)» замінити словами та знаком «(№ і назва опису)»;

слова «Номер справи» замінити знаком та словом «№ справи»;

слова «Крайні дати» замінити словами «Крайні дати документів справи».

8. Додатки 6-10, 12-14 викласти в новій редакції, що додаються.

ОПИС
справ постійного зберігання

АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ
наявності та стану справ постійного зберігання

АКТ
перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання

АКТ
приймання-передавання справ (документів) на постійне зберігання

АКТ
про невиправні пошкодження справ (документів)

АКТ
приймання-передавання справ постійного зберігання під час зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану

АКТ
про передачу книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та обліково-довідкового апарату до них

АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду